African Union recrute 01 Assistant Administratif (AfCDC)

African Union

Addis Ababa, Ethiopie

Assistant Administratif (AfCDC)

Lieu: Addis Ababa, Ethiopia

Organisation: African Union

Valeurs de l’UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier

• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité

• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances

Informations sur l’organisation

Rend compte à: Coordinateur de projet

Direction/Département/Organe: CDC Afrique

Nombre de rapports directs: 0

Nombre de rapports indirects: 0

Grade du poste: GSA5

Nombre de postes: 1

Type de contract: Fixed Term

Lieu: Addis-Abeba (Éthiopie)

Objectif du poste

Créée en tant qu’organisation continentale panafricaine unique en son genre, l’Union africaine est chargée de conduire le processus d’intégration rapide et de développement durable de l’Afrique par la promotion de l’unité, de la solidarité, de la cohésion et de la coopération entre les peuples et les États africains, ainsi que par l’établissement d’un nouveau partenariat avec les autres régions du monde. Son siège est situé à Addis-Abeba, capitale de l’Éthiopie.

Le Centre africain de contrôle et de prévention des maladies (CDC Afrique) a été officiellement établi à Addis-Abeba (Éthiopie) en 2017, en tant qu’institution technique spécialisée de l’Union africaine. Il s’agit de la première agence de santé publique à l’échelle du continent africain. Le CDC Afrique aspire à une Afrique plus sûre, plus saine, plus intégrée et plus forte, où les États membres peuvent répondre efficacement aux épidémies de maladies infectieuses et à d’autres menaces de santé publique. La mission de cet organe est de renforcer les capacités des institutions et des systèmes de santé publique africains à détecter rapidement et efficacement les épidémies et autres menaces sanitaires et à y répondre par le biais d’un réseau intégré de programmes de surveillance, de laboratoires, de contrôle et de prévention des maladies, de préparation et de réponse et de recherche à l’échelle du continent. Pour accomplir sa mission, le CDC Afrique travaille dans toutes les régions géographiques du continent africain et a mis en place des divisions techniques axées sur cinq domaines prioritaires, à savoir la surveillance et les renseignements sur les maladies, les systèmes et réseaux de laboratoires, le contrôle et la prévention des maladies, la préparation et la réponse, ainsi que les instituts et la recherche en santé publique.

L’Assistant administratif a pour mission de réaliser une diversité de tâches administratives et de secrétariat visant à appuyer les activités courantes de notre organisation. Le candidat idéal doit posséder d’excellentes aptitudes en communication, être capable de prioriser et de gérer plusieurs tâches, et faire preuve d’une grande attention aux détails.

Principales fonctions

Organisation et coordination :

• Entretenir et mettre à jour des fichiers et des bases de données ;

• Planifier et coordonner des réunions et des rendez-vous ;

• Surveiller l’approvisionnement et commander les fournitures de bureau nécessaires ;

• Assurer la gestion efficace du courrier entrant et sortant ainsi que des colis.

Communication et correspondance :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les transmettre vers les personnes concernées ;

• Rédiger et diffuser la correspondance, les rapports ainsi que tout autre document.

Assistance et soutien :

• Assister les visiteurs et les clients ;

• Aider à la préparation de présentations et d’autres documents ;

• Effectuer d’autres tâches administratives et de secrétariat, selon les besoins.

Responsabilités spécifiques

• Assurer la fourniture quotidienne d’un soutien administratif dans les domaines généraux et spécialisés ;

• Planifier des rendez-vous, des réunions et des voyages qui peuvent nécessiter la coordination des arrangements de plusieurs participants ;

• Créer, mettre à jour et tenir les fichiers et dossiers de manière organisée, y compris un système de suivi, de contrôle et de hiérarchisation des tâches ;

• Assurer la confidentialité des informations et des dossiers de gestion ;

• Préparer des correspondances, des résumés analytiques, des rapports, des documents d’information, des présentations PowerPoint et d’autres documents, selon les besoins ;

• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes, en établissant et entretenant des relations avec les individus et les groupes intéressés par le travail de l’organisation, tels que les clients, les fournisseurs, les entrepreneurs et les collègues ;

• Faire le suivi des conclusions et décisions issues des réunions et correspondances et assurer le suivi de leur mise en œuvre ;

• Préparer et participer à diverses réunions et rédiger des comptes-rendus et des notes ;

• Assurer la gestion de la correspondance quotidienne en hiérarchisant les appels et courriels et en y apportant une réponse adéquate ;

• Assurer la coordination des arrangements logistiques, incluant la gestion des formalités de visas, des réservations de vols et d’hôtels, de la planification de réunions ainsi que de la mise en place du transport et de tout autre support logistique nécessaire ;

• Assurer la préparation exhaustive des documents de voyage pour le personnel avant leur départ ;

• Prépare les demandes de remboursement de frais de déplacement pour les cadres et les responsables et d’autres employés au besoin.

Préparer les demandes de remboursement des frais de déplacement pour les membres de la direction, les cadres et autres employés, selon les besoins ;

• Assurer l’approvisionnement et la commande de matériel et fourniture de bureau, selon les besoins ;

• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par ses superviseurs ;

• Contribuer à la gestion générale du Bureau.

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être au moins titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion de bureau ou gestion, avec une expérience professionnelle pertinente de trois (3) ans.

• OU

• Il doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) en gestion d’entreprise, secrétariat, gestion de bureau ou dans un domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente de deux (2) ans.

• Expérience professionnelle dans le travail administratif et/ou secrétariat.

• Une solide expérience dans l’administration de bureau est obligatoire.

Compétences requises

• Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral ;

• Compétences en priorisation et résolution de problèmes ;

• Compétences en organisation et planification ;

• Capacité à porter une attention particulière aux détails ;

• Capacité à offrir un service client de qualité ;

• Excellentes compétences dans la gestion du temps ;

• Faire preuve de proactivité et capacité à prendre des initiatives ;

• La maîtrise d’une des langues de travail de l’UA est requise (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili, ou portugais). La maîtrise de l’anglais et la connaissance d’une langue supplémentaire seraient un avantage supplémentaire.’’’’

Compétences en leadership

..Flexibilité

..Sensibilisation aux risques et respect des règles

Compétences de base

Esprit d’équipe et collaboration;

Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles

.Orientation d’apprentissage

Communication claire

Compétences fonctionnelles

Dépannage :

Connaissance du travail et partage de l’information ….

Axé sur les tâches

Sensibilisation au perfectionnement continu

ÉGALITÉ DE CHANCES :

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat pour une période de 1 an, dont les trois premiers mois sont considérés comme une période probatoire. Le contrat est reconduit sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des fonds.

RÉMUNÉRATION :

Le salaire correspondant à cette fonction (GSA5 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 55,174.63 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux de la Commission, et de 22,656.97 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 21 Juillet 2023 à 23:59 GMT+3.

-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés.

-Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu’un diplôme de niveau Bac+2, une Licence, un Master ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d’expertise, seront examinés.

-Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils : Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, Égypte Guinée équatoriale, Erythrée, Eswatini Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Maroc, Namibie, Niger, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe Seychelles, Somalie, Tunisie,

Requisition ID: 1871POSTULER