AFD recrute 01 Secretaire assistant
Agence Française de Développement (AFD)
Paris,France
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
SECRETAIRE ASSISTANT.E H/F
Paris, France | req2588
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
La Direction Juridique de Proparco (DJU)
Quel sera votre rôle ?
Vous serez chargé.e de :
A/ Assurer la gestion administrative de certaines tâches relevant du secrétariat juridique :
Apporter un appui à la gestion des pouvoirs permanents, temporaires et délégations de signature
Réaliser des démarches de légalisation, certification de documents et apostille
Apporter un appui à la gestion administrative des instances de PROPARCO et FISEA
Classer et participer à l’alimentation de la documentation juridique du service
B/ Réaliser les missions de secrétariat pour le responsable du Département et les membres de l’équipe :
Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…)
Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable Tenir à jour le planning des absences
Rédiger des courriers/notes/CR
Mettre en forme des supports de réunions, séminaires
Assurer l’accueil téléphonique et physique de la division ou du département
Tenir à jour une documentation, le classement des dossiers
Tenir à jour les tableaux de suivi des projets/des activités des membres de l’équipe
Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, etc.)
C/ Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe :
Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….
Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…
Qui recherchons-nous ?
1. Compétences recherchées :
Vous avez 3 à 5 ans d’expérience comme secrétaire/assistante à l’AFD ou, auparavant, dans une entreprise ou un cabinet d’avocats, dans un environnement international
2. Qualités humaines / relationnelles :
Goût du travail en équipe, capacité relationnelle, dynamisme et sens de l’initiative
Méthode, organisation et rigueur
Réactivité, capacité à gérer les priorités et à échanger efficacement avec des interlocuteurs internes et externes
Qualités rédactionnelles en français et en anglais
Pro-activité et autonomie
3. Connaissances mises en oeuvre :
Techniques de classement et d’archivage (papier et informatique)
Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook) et des outils de recherche internet (Google) ainsi que des outils utiles en matière de communication (Indesign et Photoshop)
Maîtrise des systèmes d’information internes (notamment, l’application juridique (SIOP) et ROME).
4. Langues :
vous avez un très bon niveau d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
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