Recrutements au Sénégal

Action contre la faim recrute 01 Responsable Administratif Finance et Ressources Humaines

Action contre la faim recrute 01 Responsable Administratif Finance et Ressources Humaines

Date de prise de poste : 01 Février 2022.

Objectif général du poste

Assurer la gestion comptable, financière et Ressources humaines de la Mission dans le respect des procédures définies pour la mission et du cadre de gestion ACF.

Principales responsabilités

Objectif 1:

  • Assurer la disponibilité de fonds nécessaires à la mise en œuvre de programmes de la Mission :
  • Assister le Coordo Admin dans la gestion de transferts de siège Mission
  • Assister le Coordo Admin dans la gestion de transferts de fonds bailleur locaux
  • Assurer l’approvisionnement des fonds sur les différentes bases et veiller au respect du planning de décaissement prévu
  • Veiller au respect de la procédure en place et proposer d’améliorations
  • Superviser la gestion de la trésorerie en Capitale (comptage physique périodique de la caisse et du coffre) Validation des documents comptables mensuels sur la capitale (rapprochement bancaire)
  • Etre le point focal de la gestion de relations avec les différentes banques de la Missions .

Objectif 2:

  • Assurer la consolidation des données comptables mensuelle :

Activités à mener :

  • Superviser Enregistrement comptable sur les différents livres et importation en Agresso, en assurant la cohérence entre codes comptables, codes de projets, lignes budgétaires et intitulés et entre autres pièces et livres de caisse, comptages physiques et soldes ; allocation comptable selon la FMT
  • Consolider les données de la COMPTA DOC.
  • Traitement des comptabilités base et importation dans le logiciel comptable
  • Assurer la périodification des dépenses.
  • Contrôler l’éligibilité des factures ; vérifier la présentation des pièces comptables (qualité et éligibilité, classement) ;
  • Assurer le correct archivage de la documentation financière de la Mission
  • Respecter les deadlines pour soumission de la clôture comptable.

Objectif 3 :

  • Assurer le bon suivi des engagements et justification de dépenses :
  • Vérifier les autorisations d’achat des dossiers en Capitale ;
  • Appuyer les chefs de projet dans la gestion budgétaire de contrat bailleurs (capitale) ;
  • Suivi financier de dossiers d’achat capitale et les relations avec les fournisseurs ;
  • Travailler en collaboration avec les autres départements afin d’assurer la fiabilité des données financières et l’amélioration de processus inter département
  • Superviser le travail du point focal des archives au sein du service financier et assurer le suivi de recommandations et nonconformité relevés dans la justification de dépenses.

Objectif 4:

  • Gestion financière des partenaires locaux
  • Assister le Coordo Admin dans la gestion financière des partenaires locaux
  • Suivi de formations partenaires à l’aide des administrateurs de base
  • Réception et validation des demandes de fonds des partenaires
  • Supervision du processus de réception et vérification du reporting et de la qualité des pièces comptables des partenaires.

Objectif 5 :

  • Superviser les recrutements et les formations en ligne
  • En lien avec les équipes programmes, contribue à l’identification des besoins en recrutement
  • Coordonne et valide l’établissement de la description de poste
  • Publie les annonces, reçoit et analyse des candidatures
  • Convoque les candidats pour les tests et entretiens
  • Assure la gestion administrative des nouveaux recrutés (établissement du contrat, enregistrement auprès du Ministère..) Superviser le suivi (renouvellement, amendement…) et les fins de contrats de travail des salariés nationaux et suivre les fins de contrats des expatriés.
  • Promouvoir la politique PSEA, et la politique contre le harcèlement au travail, en veillant à la validation des modules par tout nouveau recruté dès la 1ère semaine

Objectif 6 :

  • Superviser l’administration du personnel et de la paie

Activités à mener

  • Contrôler la tenue des dossiers du personnel et l’archivage des documents selon les règles ACF et bailleurs, en étroite collaboration avec le Gestionnaire RH siège afin d’assurer que l’info manquante soit identifiée et demandée.
  • Superviser la collecte et le suivi des éléments variables de paie (suivi des temps, avances sur salaire, primes, déductions pour avantages etc.) pour les nationaux et les expatriés et la production de la paie nationale.
  • Assurer le suivi des visas, des permis de travail, les déclarations des expatriés auprès des autorités locales et s’assurer du paiement des taxes éventuelles.
  • Contrôler les déclarations sociales liées à la paie nationale et s’assurer du paiement dans les délais des taxes et impôts aux organismes concernés.
  • Apporter du soutien aux Admin bases dans la mise en œuvre des outils et procédures administration du personnel et paie.
  • Produire le reporting mensuel et ad hoc des données demandées par le siège, les autorités et par les bailleurs.
  • Mettre en place le planning d’induction de toute nouvelle recrue et garantir son respect par les différents départements ;
  • de s’assurer que tous les salariés bénéficient annuellement d’entretien(s) d’évaluation formalisé(s) de qualité selon le calendrier prévu.

Objectif 7 :

  • Encadrer et accompagner l’équipe Ressources Humaine du département et être responsable fonctionnel des Admin bases sur les aspects RH
  • Maintenir les relations avec les autorités locales dans le champ des Ressources Humaines (Inspection du travail, IPRES, Caisse de Sécurité Sociale).
  • Identifier les risques légaux, sociaux et financiers liés à la politique RH nationale (provisions des indemnités de fin de contrat, requalification des licenciements, procédures judiciaires en cours…) et produire les alertes nécessaires, en lien avec l’avocat.
  • Définir les besoins de l’équipe Ressources Humaines.
  • Participer au recrutement de ses équipes.
  • Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels. Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe.
  • Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail.
  • Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe.
  • Apporter un support technique aux équipes.
  • Créer, organiser et animer des formations.
  • Gérer les difficultés d’équipe.
  • Respecter les règles de sécurité spécifiques du plan de sécurité de la mission et de la base, veiller à ce que le personnel à sa charge respecte le plan et assurer les tâches de gestion de la sécurité qui peuvent être ajoutées aux protocoles.
  • Communiquer aux responsables de sécurité du lieu de travail toute information en lien avec la sécurité ou avec le nonrespect du plan de sécurité.
  • La liste cidessus peut ne pas être exhaustive, compte tenu de l’évolution des besoins.

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

  • Niveau d’études/diplôme spécifique/ Niveau Maîtrise ou expérience équivalente en administration finance et RH

Connaissances spécifiques /techniques souhaitées

  • Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté, Maîtrise des outils bureautiques
  • Connaissance informatique

Qualités organisationnelles

  • Suivi budgétaire
  • Recrutement et sélection Management d’équipes / gestion des conflits
  • Gestion de paie
  • Législation du travail

Expérience préalable nécessaire

  • Expérience professionnelle de 5 ans dans le secteur de l’administration finance et ressources humaines

Habilitées demandées

  • Bonne gestion de stress
  • Très bon relationnel et capacité à travailler en équipe
  • Sens de la Diplomatie
  • Sens de la confidentialité
  • Respecter les principes ACF à tout moment
  • Défendre les intérêts d’ACF
  • Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs

Langues

  • Français courant. Anglais, Wolof et Pular souhaitables

Mobilité demandée

Poste basé à Dakar avec déplacements sur le terrain

Action contre la faim s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et / ou l’inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.

Date limite : 30 Janvier 2022.Postuler

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