Sous la Supervision de la Directrice Pays d’ACF au Mali , Il/Elle Coordonne une équipe multidisciplinaire dans le cadre d’activités intégrées pour la lutte contre l’insécurité alimentaire et la malnutrition dans la région de Gao.
Le Chef de Base est responsable du bon déroulement de toutes les activités en place sur sa base et doit en avoir une vision complète. Il fait partie intégrante de l’équipe de Coordination.
Il travaille en étroite collaboration avec les spécialistes techniques sur place et sous l’autorité du Directeur Pays d’ACF au Mali.
Principales responsabilités
Objectif 1: Coordonne la mise en œuvre de la stratégie pays d’ACF dans sa zone d’intervention
Le Chef de Base est responsable de:
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour de la stratégie pays en fournissant des informations en provenance du terrain
- Assurer la mise en œuvre sur le terrain de la partie de la stratégie pays dont il est responsable en collaboration avec le Directeur Pays et les Chefs de Projets conformément aux initiatives figurant dans le CMI ou Balance Score card.
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle propose de nouvelles interventions et les discute avec son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.
- Tâche 2 : Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes d’ACF.
Objectif 2: Coordonne l’ensemble de la mise en œuvre des programmes sur le terrain
Le Chef de Base est responsable de:
- Coordonner et contrôler la mise en œuvre des projets planifiés
- L’utilisation optimale des ressources (financières, humaines et logistiques) sur sa base
- Coordonner sur le terrain l’élaboration de nouveaux projets en collaboration avec les référents de départements support (admin/log/RH) et les chefs de projets.
- Superviser les activités des services support au niveau du terrain, en collaboration avec les référents de département support
- Garantir la synergie entre les équipes techniques et support au niveau du terrain
- Assurer une analyse transversale entre les départements programme et support, sur base des outils ACF (FMT, APR, PAP) afin d’assurer le bon déroulement des activités dans le délai et budget donnée
- Garantir l’application des recommandations issues des audits internes/visites des responsables de département sur le terrain/ évaluations terrain
- Participer activement aux audits et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations.
- de la mise en œuvre des actions issues du processus « DOIT »
- coordonner la collecte des données et l’analyse du contexte
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…) et rend compte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.
- Tâche 2 : Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.
- Tâche 3 : Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
- Tâche 4 : Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.
- Tâche 5 : Il/Elle planifie les activités et veille au respect du calendrier d’activités.
- Tâche 6 : Il/Elle assure l’approvisionnement de la base (support et programme) et adresse les besoins au Coord. LOG et Coord. ADMIN de la mission chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
- Tache 7 : il/Elle coordonne les reunions transversales et mensuels avec les Chef de Projets et les departements support afin de faire une analyse transversale sur base des outils ACF, permettant les ajustements necessaires selon le besoin, ainsi l’anticipation des besoins.
- Tache 8 : il/elle veille à la mise en place d’un plan de d’archivage et de justification technique de chaque contrat mis en œuvre dans sa base.
Objectif 3: Manage les équipes dans sa zone d’intervention
Le Chef de Base est responsable de:
- Superviser et manager les membres de l’équipe sous sa responsabilité directe
- Surveiller le climat social dans sa zone d’intervention et alerter le Directeur Pays et le responsable du département RH en cas de difficultés ou de revendications sociales.
- La gestion globale des besoins en formation au niveau de sa zone d’intervention
- Inciter au respect de la charte et à la lutte contre les fraudes et les abus de pouvoir et alerter le Directeur Pays en cas de fraude ou d’abus de pouvoir.
- s’assurer que chaque staff de sa base dispose d’un plan de travail et des objectifs bien en phase avec sa fonction et sa JD
- s’assurer qu’un plan de congé est élaboré et suivi pour tout le staff de sa base.
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliqués et compris.
- Tâche 2 : Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, organisation de formations…).
- Tâche 3 : Il/Elle est le garant de l’image d’ACF dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.
Objectif 4: Faciliter de bonnes relations avec les équipes de coordination
Le Chef de Base est responsable de:
- Tenir les équipes de coordination informées de la réalisation des programmes
- Solliciter pro activement les équipes de coordination pour toute question qui pourrait remettre en cause les programmes, les financements; ou la sécurité des équipes et des équipements
- S’assurer que les équipes terrain expriment clairement des demandes de soutien aux équipes de coordination en vue de maximiser l’efficacité opérationnelle et l’impact des programmes
- De manière générale, jouer un rôle de facilitateur entre le « terrain » et la « coordination »
- Piloter le suivi des recommandations issues des départements techniques et support
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…) et rend compte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.
- Tâche 2 : En cas de retard important dans la mise en œuvre du/des projet/s, il/elle informe immédiatement son/sa supérieur/e hiérarchique et propose des solutions pour y remédier.
Objectif 5: Représente ACF et assure les relations avec les partenaires, autorités, les agences des Nations Unies et les ONG dans sa zone d’intervention
Le Chef de Base est responsable de:
- Coordonner et superviser l’ensemble des partenariats dans sa zone d’intervention
- Participer aux activités de coordination humanitaires dans sa zone d’intervention en alternance avec le directeur pays
- Si nécessaire, mettre en œuvre au niveau local la stratégie et les activités de plaidoyer définies pour la mission
- D’assurer la bonne communication et transparence de notre travail et nos procédures auprès les acteurs locaux, tout en respectant et promouvant les principes de Chartre d’ACF.
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations soient entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance d’ACF.
- Tâche 2 : En cas de visite Bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.
- Tache 3 : etablir un reseaux des contacts dans tous les zones d’interventions, en permettant la connaissance de notre travail dans la zone, ainsi le traitement des questions selon les principes de la chartre d’ACF.
Objectif 6: Assure le reporting et la communication
Le Chef de Base est responsable de:
- Coordonner les activités de reporting des Chefs de Projets sur le terrain dans le respect des exigences des bailleurs et du siège (type et qualité des informations) en collaboration avec la coordination technique, le Grant Developper et les DPA Opérations et Programmes.
- Coordonner la mise en place d’un système de capitalisation des programmes pour fournir des évidences afin de mener des activités de plaidoyer
- La mise en œuvre de bonnes pratiques de communication au niveau de sa zone d’intervention
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s technique/s sur sa base).
- Tâche 2 : Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).
- Tâche 3 : Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).
- Tâche 4 : Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
Mission 7: Manage la sûreté et la sécurité de la base
Le Chef de Base est responsable de:
- d’actualiser les LSOP ainsi que le plan sécu de la base selon le calendrier établi avec la direction Pays
- Suivre quotidiennement l’évolution de l’environnement sécuritaire (networking, collecte et analyse d’informations…)
- ‘Re-Valider quotidiennement les déplacements terrain en lien avec les autorités et autres acteurs
- Entretenir un réseau efficace avec les acteurs locaux sur les questions de contexte et de sécurité, collecter et analyser les informations pour établir l’analyse de contexte et l’analyse de risque.
- Ecrire le Plan Local de Sécurité avec le support du Log Base et le transmettre au Coordinateur du Département Logistique
- Briefer les équipes ACF sur le contexte et la sécurité
- Garantir le respect des règles de sécurité
- Gérer tout incident de sécurité et en en rendre compte au Directeur Pays
- Donner le bon exemple au staff
- Commanditer des analyses de risques en relations aux opérations et aux programmes à la demande du DPA Opérations, Référent sécu ou DP
- Participe à toute les réunions INSO et sécu organisées dans sa zone d’intervention.
Exemples de tâches:
- Tâche 1 : Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est connu et compris de chacun (expatrié et nationaux).
- Tâche 2 : Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.
- Tâche 3 : Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée sur SIRO.