ACF recrute 01 Chargé des Services Généraux
Mission : Sous la supervision du Responsable Services Généraux, vous aurez pour mission d’assurer l’organisation des activités du service et apporter une expertise technique sur les activités liées à l’environnement de travail tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes. Plus précisément, vous serez en charge de :
Assurer la gestion des locaux et coordonner l’ensemble des prestataires extérieurs intervenant sur le site
- Assurer la maintenance des bâtiments (lancement des travaux, suivi des chantiers) et superviser la gestion quotidienne des équipes prestataires.
- Participer à la rédaction et à la mise à jour des cahiers de procédures des prestations de services
- Assurer le suivi et l’amélioration des prestations afin de garantir le niveau de service défini dans les contrats
- Etre l’interlocuteur référent avec les prestataires pour le suivi des interventions et des passages systématiques et contractuels
Coordonner et superviser le support quotidien aux utilisateurs
- Recueillir et centraliser les demandes d’intervention
- Contrôler la résolution des demandes d’intervention
- Assurer la communication auprès des utilisateurs (travaux en cours et à venir, rappels de sécurité, formations sécurité,..)
- Rédiger et mettre à jour les procédures et guides d’utilisation à destination des collaborateurs du siège
- Assurer et améliorer les formations de session d’intégration des nouveaux collaborateurs
Assurer le suivi des travaux et aménagements des espaces de travail
- Transmettre les directives définies par le Responsable de Service
- Etre force de proposition lors de la définition des projets de travaux et d’aménagements
- Coordonner et superviser les travaux et aménagements des espaces de travail
- Assurer la disponibilité de ressources nécessaires (humaines et matérielles)
- Etre l’interlocuteur référent avec les intervenants et les collaborateurs du siège
Gérer les achats (fournitures, mobiliers et matériels) pour le siège
- Effectuer les demandes de devis aux fournisseurs et l’analyse du marché en concordance avec les seuils et procédures d’achats (dans un souci d’optimisation des prix)
- Participer au suivi des contrats (définition du besoin, sélection, mise en œuvre, suivi, renouvellement…) avec le Service Achats
- Rédiger les cahiers des clauses techniques particulières
- Rédiger le tableau comparatif des offres pour soumission au responsable
- Assurer les commandes Agresso et fournisseurs
- Assurer le suivi, la réception et le contrôle des marchandises
- Assurer la constitution et la clôture du dossier d’achat en vue du traitement par la comptabilité et dans le respect des règles bailleurs
- Assurer la validation des factures des achats et/ou travaux réalisés
Gérer les parcs de téléphonie, copieurs, audiovisuel, etc…
- Assurer un support technique aux utilisateurs (téléphonie, matériels d’impressions, audiovisuel, visioconférence)
- S’assurer de la maintenance et du réassort des équipements
- Garantir tous les contrôles réglementaires et périodiques des équipements
- Gérer les stocks de matériels et consommables
Assurer l’application des procédures de sureté et sécurité au siège d’ACF
- Programmer et superviser l’organisation des formations à la sécurité (SST, évacuation et incendie): coordonner les disponibilités des stagiaires, envoyer les inscriptions aux organismes de formation, assurer le suivi des présences
- S’assurer des contrôles et maintenance réglementaires des équipements (Système détection incendie, systèmes et moyens d’extinction et signalétique de sécurité)
- Administrer le système de sureté (Contrôle d’accès, vidéosurveillance et détection intrusion)
- Etre l’interlocuteur avec la société de télésurveillance en back up du Responsable des Services Généraux
Contribuer au fonctionnement et à l’amélioration du service (
- Assurer un reporting qualitatif et quantitatif des activités du service au responsable
- Effectuer le reporting de son activité et gérer les tableaux de bord :
création et tenue de tableaux de bords des consommations de papier, des consommations de téléphonie etc. ..
- Contribuer au respect, au maintien et à l’amélioration des processus
- Etudier et mettre en œuvre des solutions matérielles et fonctionnelles permettant d’améliorer l’activité du service et les conditions de travail des collaborateurs
- Intervenir sur d’autres missions en fonction des besoins et des nécessités de continuité de service. Ex. accueil téléphonique, traitement du courrier, manutention, réception de livraisons, déménagement
Profil recherché : Titulaire d’une formation supérieure en logistique, immobilier, (Cycles universitaires liés aux métiers du bâtiment, de l’immobilier ou des services généraux) ou équivalent, vous avez une expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur un poste similaire. Autonome, organisé, dynamique et rigoureux, vous avez un sens avéré de la communication et du service. Vous avez également un bon relationnel et une grande capacité à gérer les priorités. Vous avez l’habitude de travailler en mode projet et vous avez déjà géré des prestataires.
Anglais professionnel.
Statut : Agent de maitrise – CDI – Temps plein
Conditions Salariales : De 31 à 38 K€ bruts annuels sur 13 mois selon expérience, 21 jours de RTT, 20 jours de télétravail par an (dans le cadre de la politique de télétravail d’ACF, après accord managérial), titres restaurant à 8€ (prise en charge à 60% par ACF), complémentaire santé (prise en charge à 80% par ACF), remboursement 50 % transport en commun.
Prise de poste : au plus tard le 8 juillet 2019
Conditions particulières et aptitudes : Station assise prolongée, expression orale, travail sur écran, contacts téléphoniques.
ACF est engagé dans une politique d’emploi en faveur des travailleurs handicapés. |