Termes de Référence pour le recrutement d’un (e) assistant (e) de direction
FEVRIER 2019
Contexte
L’Association Sénégalaise pour le Bien – Être Familial (ASBEF) est une organisation non gouvernementale sénégalaise créée en 1968 par des volontaires femmes et hommes soucieux de la protection et de l’amélioration de la santé maternelle et infantile, ainsi que du bien-être de la famille dans les milieux les plus défavorisés de la société sénégalaise. Reconnue par les pouvoirs publics en 1975, l’ASBEF a été aussi admise la même année à la Fédération Internationale pour la Planification Familiale (IPPF) basée à Londres.L’ASBEF, accréditée deux fois en 2010 et 2014, est membre à part entière de l’IPPF. Avec un réseau mondial de 170 Associations Membres (AM), l’IPPF est la 2èmeplus grande organisation mondiale de volontaires et le premier prestataire et promoteur non gouvernemental mondial de santé et de droits en matière de sexualité et de reproduction.
Titre du poste : Assistant (e) de direction
Lieu d’intervention : Dakar
Type de contrat : CDD d’une durée initiale de 03 mois renouvelable en fonction de l’évaluation des performances individuelles et de la disponibilité des ressources financières.
Responsabilités et taches
Rattaché (e) à la direction exécutive, elle /il intervient sur le suivi de l’ensemble des affaires courantes et sera chargé (e)e :
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- Assurer le suivi du planning et reporting de l’ensemble des activités de la direction ;
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- Organiser les rendez-vous des membres de la Direction et filtrer les appels et les accueils physiques ;
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- Concevoir et rédiger des courriers, procès-verbaux, compte rendus, notes techniques, rapports, etc. ;
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- Traiter et transmettre les décisions et les notes de service ;
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- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers,…) ;
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- Gérer la logistique pour l’organisation des missions, réunions, ateliers (ordres de mission, réservation de billets d’avion, hébergement, préparation de supports de communication…)
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- Participer aux réunions de coordination ;
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- Appuyer à la préparation des appels d’offres ;
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- Participer à la dynamique de groupe en relation avec le personnel ;
- Contribuer à l’amélioration de la communication interne et externe (image de la structure vis-à-vis de ses partenaires).
Profil :
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- Niveau bac + 2/3en assistanat de direction, gestion de projets, communication, anglais
- Expérience de 3 ans au moins dans un poste similaire,
Compétences/ Aptitudes:
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- Maîtrise de l’outil informatique, notamment les logiciels de bureautique,
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- Techniques de prise de notes,
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- Sens de la communication,
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- Esprit de synthèse et d’analyse,
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- Sens de l’organisation et rigueur,
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- Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail,
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- Discrétion, tact, diplomatie,
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- Bonne expression écrite et orale,
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- Bonne connaissance des milieux sanitaires et associatifs,
- Agé (e) de 32 ans au plus au 31 janvier 2019.
Dossier de candidature:
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- Un Curriculum Vitae actualisé (avec 3 références) ;
- Les copies des diplômes et attestations légalisées ;
Les dossiers de candidature devront être envoyés à l’adresse ….. au plus tard Lundi 25 Février 2019 à 12h. Mettre le titre du poste dans l’objet du mail. Tout dossier incomplet, soumis en retard ou ne répondant pas aux critères de sélection ne sera pas traité. Seuls les candidat(e)s short-listé(e)s seront contacté(e)s.