TERMES DES REFERENCES CAISSIER /FLAT OFFICER
Poste : Caissier nationalDépartement : Finance
Responsable Hiérarchique : Responsable Finance et Administration Senior
Lieu,Dakar, avec potentiels déplacements sur les bases ACTED Senegal
Le caissier est responsable de la caisse et est garant du respect des procédures financières.
Il travaille sous la supervision directe du Responsable Finance et Administration Senior.
1. TACHES ET RESPONSABILITES
A. Respect des procédures
– S’assurer du respect des procédures ACTED, notamment les procédures logistiques.
– Organiser les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) :
o Réceptionner les documents.
o Apposer le tampon « payé » sur chaque facture payée.
o En cas de réallocation, modifier les documents pour qu’ils soient conformes.
o Respecter les procédures d’archivages mis en place (classement et photocopie des documents)
– Appuyer la mise à jour des classeurs Finances
o Toutes les dépenses ne respectant pas la procédure ACTED sont non éligibles pour les bailleurs (non éligibles = non payées)
o Une fois par jour :
faire une revue de la documentation de la journée
Effectuer les corrections nécessaires pour la validité des documents
Se référer à son responsable afin d’avoir des clarifications sur les procédures à suivre.
à chaque classement, vérifier que les autres documents du classeur sont complets,
si besoin, contacter la logistique pour récupérer de la documentation manquante.
– Mettre à jour les classeurs FLAT
Collecter la documentation nécessaire auprès de tous les départements (Chefs de projet, logisticien, …) et des Partenaires ;
Classification et archivage ;
Mise à jour des dossiers FLAT (Saisie de données).
Bureau de Coordination ACTED Sénégal
En cas d’audit, collecter les documents demandés.
B. Tenue de la caisse
– Tenir à jour le livre de caisse de manière quotidienne et effectuer les décaissements et encaissements.
– Sous la supervision du responsable hiérarchique, effectuer le suivi des avances du personnel sur une base hebdomadaire.
– Réaliser un contrôle hebdomadaire entre le solde du livre de caisse et l’argent physique. Formaliser le résultat du contrôle et le communiquer au Responsable financier.
– Effectuer une mise à jour hebdomadaire du CFU/DFU avec le département logistique pour transmission au Responsable Financier.
– Transmettre au Responsable Financier les informations nécessaires au contrôle mensuel entre le solde du livre de caisse, le solde SAGA et l’argent physique.
– Tenue de la comptabilité en format Excel.
2. SECURITE ET SANCTIONS
Le non-respect de cette description de poste, des procédures ou du protocole peut entraîner des sanctions telles que définies dans le règlement interne.
3. COMPETENCES REQUISES
Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité.
Formation informatique, Word, Excel etc.
Sens de l’organisation et de l’initiative.
Flexibilité.
Bonne humeur
Impartialité, objectivité et confidentialité
Connaissances techniques désirables
Aptitude de travailler de façon indépendante
4. EXIGENCES PROFESIONNELLES
Diplôme Universitaire en comptabilité ou en gestion financière ou équivalent.
Avoir au moins deux ans d’expérience professionnelle au poste de Caissier ou de comptable dans une ONG internationale ou dans une entreprise privée.
Bonne maîtrise du français écrit et parlé.
Très bonne connaissance de l’informatique Word et Excel. La maîtrise du logiciel SAGA est un atout.
5. FAUTES LOURDES (Sanctions conformes au Règlement d’Ordre Intérieur) Bureau de Coordination ACTED Sénégal
Vols
Détournements des biens ACTED
Non-respect des taches citées ci-dessus
Utilisation du nom d’ACTED sans accord préalable de son responsable direct
Alcool, drogue et sommeil pendant les horaires de travail
Surfacturation
ACTED est une organisation non gouvernementale Française engagée dans des programmes d’urgence et de développement. Tous les employé(e)s doivent être disponibles et flexibles à tout moment afin de répondre aux éventuelles urgences.