FHI 360 recrute 01 Chargé des Achats/Procurement Officer

FHI 360 recrute 01 Chargé des Achats/Procurement Officer

Family Health International (FHI 360)

Cotonou, Bénin

TITRE : Chargé des Achats/Procurement Officer

PROGRAMME/BUREAU : FHI360 EAWA- Benin

SUPERVISEUR : Directeur des Opérations/Operations Manager

Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.

Dans le cadre la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa (#EAWA » au Bénin, FHI 360 recherche actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Chargé des Achats/Procurement Officer. 

DESCRIPTION GLOBALE 

Le chargé des achats est responsable de la surveillance de la conformité de l’accord #EAWA et des sous-récipiendaires, protocoles d’entente non financiers et divers outils contractuels pour la passation de marchés de services professionnels et de biens pour le projet. Il / elle offre une formation et des directives sur la gestion des achats, suivant les procédures de l’USAID. 

Le poste de Chargé des Achats/Procurement Officer est basé à Cotonou, Bénin (statut de personnel local). 

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Sous la supervision du Directeur des Opérations/Operations Manager, le Chargé des Achats aura à effectuer les taches ci-après :

Approvisionnement :

• Élaborer, mettre en œuvre et surveiller le plan d’approvisionnement

• Diriger le processus des achats à bonne date à s’assurant que les informations nécessaires pour répondre aux besoins sont disponibles (chercher information/pousser pour respecter les délais de soumissions etc)

• En collaboration avec le Directeur des Operations, aider au processus de budgétisation annuel / aux prévisions en rapport avec le processus d’achat de matériel et de fournitures

• Mettre en place la mercuriale des prix et actualiser la base de données des fournisseurs suivant les politiques de FHI360.

• Etre redevable pour le processus d’approvisionnement – de la qualité des demandes d’achat validés jusqu’à la qualité et au délai des demandes de paiements soumis aux finances

• Négocier les prix, les calendriers de livraison avec les fournisseurs pour les achats, y compris les véhicules, les ordinateurs et autres articles liés à la technologie et autres équipements de programme.

Livraison, paiements et créances :

• Assurer l’archivage électronique systématique de chaque étape du processus d’achat jusqu’à la preuve de paiement

• Coordonner avec le personnel des opérations et du programme afin de faciliter l’expédition du matériel et des programmes

• Préparer les factures, accompagnées des pièces justificatives, pour la revue du Directeur des opérations, du directeur des finances et de l’administration et le chef du projet.

Gestion de l’inventaire :

• Gérer le développement et la maintenance des stocks, assurer la couverture des stocks et des actifs du projet

• Participer aux rapprochements mensuels des inventaires aux fins de l’examen du Gestionnaire des opérations, du Directeur des finances et de l’administration, et de l’approbation du chef de projet

• Gérer le processus de suivi des inventaires au niveau des partenaires

• Gérer les enregistrements de base de données pour tous les actifs

• Superviser l’Assistant IT et logistique en ayant des objectifs clairs, fournissant des formations/orientations et un support de manière régulière. 

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES

•       Avoir au moins un Bac+4 en gestion logistique, administration des affaires, , ou disciplines assimilées accompagné obligatoirement de preuve d’une certification universitaire en passation des marchés ou avoir au moins une licence en passation des marchés spécifiquement

• Avoir de solides compétences analytiques et une attention au détail sont indispensables

• Avoir une expérience minimale de sept (7)  ans dans le domaine des achats et approvisionnement et / ou des marchés publics dont spécifiquement cinq (05) ans dans la gestion des achats avec les organisations internationales

• Avoir une bonne maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word, sharepoint) ; l’expérience de base de données serait un atout

• Avoir une expérience avérée en matière de formation et / ou d’orientation formelle sur les instruments et procédures de passation des marchés et en gestion des contrats 

• Familiarité avec les conditions de financement des agences de financement, en particulier les subventions de l’USAID

• Avoir une maitrise des différents outils et mécanismes de contractualisation/achat et leurs applications

• Avoir une expérience de supervision

• Avoir une expérience de travail dans une ONG Internationale est un atout

• Avoir la capacité à gérer plusieurs tâches et demandes, à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis; l’exactitude et l’attention au détail dans l’exécution des tâches sont d’une importance cruciale

• Avoir de solides compétences en communication verbale et écrite axée sur le service clientèle, avec une capacité à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures et de langues diverses.

SUPERVISION

Le Chargé des Achats/Procurement Officer sera supervisé par le Directeur des Opérations basé à Cotonou et aura un lien fonctionnel de supervision avec le Directeur administratif et financier régional, basé à Lomé, pour les questions liées aux opérations et aux finances.

Cette description de poste résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ce travail. 

EQUITE EN EMPLOI

FHI 360 souscrit au principe d’équité en emploi et ne s’engage pas dans des pratiques discriminatoires fondées sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état matrimonial, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’information génétique ou tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi applicable.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH, sont fortement encouragés à postuler pour ce poste.

DOSSIERS DE CANDIDATURE

Il n’y a aucun coût pour postuler, et FHI 360 ne demandera ni n’acceptera jamais de l’argent pour une demande d’emploi. 

FHI 360 offre une rémunération compétitive.  

Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature à l’adresse suivante : benin.resourceshumaines@fhi360.org 

Le dossier de candidature doit être composé exclusivement de :

• Un CV de 4 pages au plus signé

• Une lettre de motivation de 2 pages au plus signée

• Une copie du diplôme.  

Pour assurer considération, le sujet du courriel devra être en format « Procurement Officer_NOM Prénom »

La date limite de dépôt des candidatures est le 26 janvier 2024 à 17h (GMT +1).  

NB : Ce poste est ouvert à tous les candidats intéressés de nationalité béninoise ou de toute autre nationalité ayant une autorisation de travail au Benin. 

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés