IFRC recrute 01 Assistant Corporate Service (Admin/Welcome, Finance, RH)
The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC)
Dakar, Sénégal
Assistant Corporate Service (Admin/Welcome, Finance, RH)
Jobnumber: S02358
Contract Type: Employee
Closing date: 10-Nov-2022
Posting Start Date: 27-Oct-2022
Location: SENEGAL
Duty Station: Sahel Country Cluster, Dakar
Duty Station Status: N/A
Duration: 12 MONTHS
Accompanied Status: N/A
Grade: National Staff
Organizational Context
La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et de réduire les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la paix et de la dignité humaines dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
Job Purpose
L’assistant Corporate Service apportera un appui aux départements ADMIN, FINANCE & RH
Job Duties and Responsibilities
Appui Finance :
Digitalization of Invoices (A/P) & Payment Request (PR): être en mesure d’assister avec le déploiement du nouveau outils dans le bureau, en facilitant l’utilisation des factures numériques et procéder avec tous les autres paiements possibles via la plateforme Apple.
En charge de la réception, enregistrement, l’organisation et contrôle partiel des dossiers achemines à la Finance ; demande de paiements des prestataires et staff, demande de transferts des sociétés nationales (SN) ou tout autre demande de validation finance etc…
Etre en mesure de bien saisir les demandes de paiements bancaires déjà approuvées / validées dans un journal de banque(brouillard) et capable de bien gérer efficacement une petite caisse en gardant le journal de caisse à jour en faisant des décomptes journaliers, selon les procédures de la FICR.
Faire les saisies comptables dans un Journal Excel (Coda-XL) pour enregistrement dans le système compta tous les journaux ; factures (SPI), paiements bancaires et caisses (PBN, POF) et les avances opérationnelles du staff et SN (WAD, WANS) conformément aux procédures de là FICR.
S’assurer une bonne liaison entre les fournisseurs/demandeur et la Finance. S’assurer de bien coordonner avec la flotte tous les aspects courriers des Services Supports entre la FICR, les fournisseurs et nos partenaires.
S’assurer de faire un bon suivi quant aux documents de clôture mensuel, en les révisant avant de les acheminer a l’Archiviste pour archivage et acheminer au bureau régional.
Job Duties and Responsibilities (continued)
Appui Administratif & RH
Assister a la gestion quotidienne de l’Administration du Bureau et des Appartements ; suivie des travaux et reparation nécessaire a effectuer sur l’ensemble des bâtiments occupes par FICR.
Assurer le suivi des factures d’eau et d’électricité, internet, loyer etc … sont acheminées a temps et les soumettre pour enregistrement et paiement.
Être en mesure d’aider a la gestion des équipements, matériels bureaux et stationnaires du bureau ; distributions sur demande, leur remplacements et établir les réquisitions nécessaires pour approvisionnements selon l’etat de besoin.
Gérer efficacement et mettre a jour le stock du bureau, en évitant rupture de stock, tout en vérifiant leur conditions et s’assurer de mettre en place les documents de réceptions (GRN) pour matériels achetés et s’assurer aussi que les entrées/sorties de matériels sont bien classées.
Faire le classement de tous les documents administratifs, enregistrer et traiter les courriers destinés à l’Administration.
Faire le suivi de tous contrats de prestations des services pour la FICR, s’assurer de bien suivre le statut des contrats d’assurance tous risques des domiciles et du bureau.
En support à l’administration, assurer le suivi du traitement des réclamations des fournisseurs ou tiers. Support au RH dans le cadre du suivi CNSS (assurer le calcul et la déclaration des cotisations du personnel sous contrat FICR).
Apte a donner un appui administratif a d’autres départements et/ou partenaires de la FICR – délocalisés dans d’autres bureaux (Dakar ou ailleurs).
Education
Requis
Niveau d’études universitaire dans les domaines de finance, comptabilité, science économique et/ou administration
Preféré
Être en possession d’un diplôme en gestion ou en administration est un atout majeur
Experience
Requis
Au moins 1 an cumulé ou non d’expérience dans la gestion et tenue des archives, la comptabilité et la tenue des dossiers
Expérience en matière de de comptabilité, d’interface comptable et de journaux comptables
Des aptitudes en utilisation de logiciels financiers et Excel
Expérience avec les équipements ITC, équipement de bureau, photocopieur industriel, scanner HD
Preféré
Expérience dans une Organisation Non gouvernementale à caractère humanitaire et international
Expérience en organisation logistique de déplacement et soutien administratif
Bonne connaissance du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
Knowledge, Skills and Languages
Requis
Haut degré d’intégrité, de discrétion et de conduite personnelle
Excellentes compétences en communication interpersonnelle et écrite
Capacité à établir des priorités, à respecter les délais et à travailler sous pression
Haut niveau d’attention aux détails
Maitrise des outils informations (Tableur et Traitement de textes)
Maitrise du français
Preféré
Connaissance de l’anglais au niveau professionnel un atout
Competencies, Values and CommentsPOSTULER