Assistante administrative – Loi visant à éliminer les maladies tropicales négligées – Ouest / Sénégal

? Dakar, Sénégal

Résumé du poste:
Fournit un soutien administratif général à la loi pour éliminer les MTN financée par l’USAID | Programme occidental destiné à aider les pays d’endémie à contrôler et / ou éliminer les maladies tropicales négligées par des interventions de santé publique éprouvées et rentables visant à traiter et à mesurer l’impact du traitement contre sept maladies tropicales négligées: la filariose lymphatique, le trachome, l’onchocercose, la schistosomiase trois vers intestinaux appelés helminthes transmis par le sol.
Sous la supervision de la loi visant à éliminer les MTN | Spécialiste des ressources humaines du Sénégal occidental, l’adjointe administrative aura les responsabilités suivantes:

Responsabilités:
• Fonctions de réceptionniste et services connexes, y compris répondre au téléphone.
• Travailler avec le personnel technique et de soutien pour assurer des processus administratifs flexibles.
• Organiser tous les besoins de transport du projet pour les ateliers, les réunions et les visites de sites.
• Maintenir la bibliothèque de projet, en créant de nouveaux fichiers si nécessaire et en veillant à ce que les documents soient classés régulièrement.
• Aidez l’équipe senior à écrire et à taper la correspondance courante.
• Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau.
• Gérer la communication, y compris le téléphone, le fax et le courrier électronique.
• Aider à préparer les programmes pour les visiteurs, y compris les réservations d’hôtel, les transferts aéroport, la billetterie, etc.
• Aide à organiser les horaires de voyage et la logistique associée, ainsi que les demandes de remboursement du personnel.
• Maintenir l’environnement de bureau et les fournitures de papeterie avec les registres appropriés.
• Assurer la liaison avec les unités appropriées pour la réparation, la fourniture et la maintenance des installations de bureau.
• En collaboration avec le responsable des achats, aidez-nous à remplir les formulaires d’approvisionnement – demandes d’approvisionnement, commandes d’achat.
• Analyse simple des offres.
• Démontrer une diligence raisonnable avec les fournisseurs.
• Participer au traitement des demandes financières – demandes de paiement, demandes d’avances de voyage, etc.
• Aide à remplir les rapports de dépenses.
• Autres tâches assignées.

Supervision donnée / reçue:
• Rapports au spécialiste des ressources humaines.

Éducation:
• Diplôme universitaire de trois ans au moins, de préférence en administration des affaires.

Expérience:
• 0-3 ans d’expérience en support administratif.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser et de gérer plusieurs tâches.
• Procédures de réception standard, technique de prise de notes, capacité à écrire et à taper rapidement.
• Bonnes capacités d’écriture, y compris la grammaire et l’orthographe.
• Capacité à synthétiser et à résumer verbalement et par écrit.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles. Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion.
• Maîtrise des produits Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Une bonne maîtrise de l’anglais est requise.

Exigences physiques typiques:
• Environnement de bureau typique.
• Capacité de s’asseoir et de rester debout pendant de longues périodes.
• Capacité de soulever de 5 à 50 lb

Technologie à utiliser:
• Ordinateur personnel, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), courrier électronique, téléphone, imprimante, calculatrice, copieur, téléphones portables, PDA et autres appareils de poche.

Exigences de voyage:
Moins de 10%.

Doit avoir la permission légale de travailler au Sénégal. Les candidatures féminines sont encouragées.

Clause de non-responsabilité: notez que la bande de rémunération apparaissant dans la description de travail est associée aux emplois affectés à la structure de rémunération des États-Unis et aux employés rémunérés à la paie aux États-Unis.
• La bande de rémunération de tous les employés locaux du pays s’aligne sur la structure de rémunération en fonction du pays.

Cette description de travail résume les tâches principales du travail. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches précises qui peuvent être confiées à ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser et réviser ce document à tout moment.