United Purpose recrute 01 Assistant Financier et Logistique
DESCRIPTIF DE POSTE
Titre du Poste: Assistant(e) Financier et Logistique–AFLog
Objectif du poste: Responsable Projet (RP) dans la gestion financière et logistique du bureau de Faranah.
Supérieur hiérarchique: Responsable Administratif, Financier RH (Coordination) suivi du Responsable de Projet.
AFLog supervise : Agent sécurité, Femme ménage et Chauffeur.
Collaborateur Directe : Responsable Administratif Financier et RH, Coordination Programme
Type de contrat: Contrat à durée déterminée de 7 mois, renouvelable selon les possibilités financières et la satisfaction de l’employeur.
Lieu d’affectation : Commune Urbaine de Faranah
Projet : Fit For Schooll – Ffs
Financement : Coopération AlleGIZ
DESCRIPTION DES TACHES
Dans le cadre du projet de Fit For School – Ffs financé par la Coopération Allemande GIZ, travaillant sous la responsabilité directe du Responsable de Projet et de la Coordination en collaboration avec l’équipe de United Purpose basées à Faranah et à Conakry, les partenaires stratégiques ainsi que les groupes cibles, l’Assistant Finance et Logistique est responsable des principales tâches suivantes :
1. Finance
1.1. Suivre étroitement le cash utilisé mis à la disposition pour le déroulement des activités sur le terrain.
1.2. Vérifier les factures des activités sur terrain, en particulier la conformité aux règles financières d’United Purpose et du bailleur.
1.3. Soumettre les factures au Responsable du Projet pour vérification et validation.
1.4. Archiver et classer tous les documents financiers, logistiques, administratif et ressources humaines de manière systématique.
1.5. Enregistrer les factures validées dans les rapports financiers hebdomadaire et mensuel.
1.6. Scanner et archiver les justificatifs du projet.
1.7. Participer à la préparation de l’audit financier du projet.
2.1. Responsable d’entretien des motos et la gestion du carburant des motos, en particulier faire le remplissage du fichier de gestion du carburant et analyser ce fichier pour s’assurer que la consommation est cohérente.
2.2. Recevoir des équipements achetés ou envoyés du bureau de Conakry en utilisant les fichiers de gestion du stock.
2.3. Assurer la gestion du stock des matériels, fournitures et équipement du bureau.
2.4. Faire le rapport mensuel du stock sous la supervision du Responsable du Projet.
2.5. Faire les achats selon la demande et sous la supervision du RP, en conformité avec les règles d’achat de l’ONG.
2.6. Assurer l’entretien du bureau sur demande du RP et Accompagner les facilitateurs pour la logistique sur le terrain
2.7. Responsable des entretiens, réparations et maintenances de tous les équipements de bureau Faranah.
2.8. Mise à jour permanente du fichier d’inventaire des matériels et équipement.
3. Contribution au suivi-évaluation du projet
3.1. Suivre les activités de terrain afin de vérifier la cohérence entre activité et la modalité de dépense
3.2. Identifier les problèmes dans la gestion des dépenses et proposer des solutions pour améliorer le système
4 . Autres tâches
3.1. Participer aux réunions d’équipe projet hebdomadaires et des acteurs en lien avec le projet selon les besoins
3.2. Participer aux rencontres de Direction Pays et de Coordination de United Purpose
3.3. Exécuter à la demande de son supérieur hiérarchique toutes autre tâches relative au poste.
3.4. Appuyer les autres bureaux de UP en cas de nécessité et selon les compétences correspondantes.
ÉLEMENTS CLES DE SUCCES DU POSTE
• Réalisation des tâches conformément au plan d’opération et aux délais requis
• Conformation étroite aux règles de travail de UP y compris la discipline de travail au bureau et sur terrain, et procédures financières
• Proposer des idées et des initiatives pendant la mise en œuvre du travail afin d’en améliorer l’efficacité
• Bonne capacité de travail, y compris sous pression
• Excellente relation de travail avec les autres membres de l’équipe UP ainsi qu’avec les partenaires et les autres acteurs de terrain dans la zone de Faranah.
QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUIS
1. Diplôme d’études supérieures en finances, comptabilité, logistique ou tout autre diplôme jugé équivalent.
2. Langue Française écrite, lu, parlé, langue Malinké et Anglaise est un atout.
3. Excellente capacité de travail sur Excel et Sage100.
4. Bonne connaissance de l’outil informatique en particulier Microsoft Word, Outlook et Powerpoint.
5. Intégrité et sens élevé des responsabilités
6. Discipliné et attentif au travail en détail
7. Collaboratif, constructif, ouvert à apprendre, honnête et rigoureux
CRITERES ESSENTIELS
1. Minimum trois (3) ans d’expérience dans le travail comptable et la gestion financière
2. Minimum deux (2) ans d’expérience dans la gestion logistique
3. Bonne aptitude à la formation et à l’instruction du personnel sur la mise en œuvre des règles financières
4. Bonne connaissance et bonne expérience sur le suivi et la vérification des dépenses de terrain.
5. Bonne connaissance de l’audit financier et immobilisation.
CRITERES DESIRABLES/ATOUTS
1. Expérience pratique de la zone du projet
2. Parler anglais serai un atout.
3. Parler malinké serai un atout.
4. SOUMISSION DE CANDIDATURE
5. La soumission de candidature devrait comprendre :
6. Lettre de motivation ;
7. Curriculum Vitae ;
8. Diplômes, Certificats et attestations ;
9. 2 photos identité ;
10. Copie identité/Passeport
11. 3 référentiels professionnels
Ces documents doivent être envoyés avec l’intitulé « CANDIDATURE ASSISTANT LOGFIN » au plus tard le 24mars 2019 à 00H00 par mail à l’adresse: upguinea.recruitment@united-purpose.org