Une société de Conseils et de Gestion de Projets recrute 01 Office Coordinator
Une société de Conseils et de Gestion de Projets basé au Bénin, recherche dans le cadre du développement de ses activités, un(e) Office Coordinator qui jouera un rôle central dans ses opérations. La société accompagne les acteurs du public et du privé qui œuvrent dans le secteur de l’énergie en Afrique. Elle apporte des capacités de gestion de projet, de conseil et d’assistance technique à ses clients. L’entreprise intervient dans toute l’Afrique de l’Ouest en particuliers au Bénin, Burkina Faso et Côte d’Ivoire.
Poste
L’Office Coordinator s’assurera du bon fonctionnement de l’entreprise en centralisant la coordination administrative et en assurant la productivité de l’organisation. Ses missions s’articuleront aussi bien autour de thématiques liées à l’administratif, la comptabilité, aux ressources humaines, au domaine commercial et aux services généraux (logistique, approvisionnement, communications, etc.). L’Office Coordinator relèvera du Directeur Général.
Principales missions :
Gestion Administrative
Coordination générale
o Coordination avec les partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, prestataires)
o Suivi et reporting des affaires (rapport de suivi) o Interactions régulières avec la Direction
o Suivi administratif des projets et missions de conseil en coordination avec les Project managers et la Direction
Communications
o Prise en charge des contacts téléphoniques entrants
o Gestion de l’agenda / organisation de réunions / des déplacements
o Relais de l’information dans l’entreprise : traitement du courrier entrant et sortant, gestion des mailings internes o Participation à la maintenance des outils de collaboration de l’entreprise (Skype, Dropbox, etc.)
o Préparation et mise à jour des formats standards de la documentation de l’entreprise (compte rendu, facture, CV, etc.)
o Classement et archivage des documents électroniques et papiers
Approvisionnement et logistique o Gestion des commandes et de l’approvisionnement des fournitures consommables en coordination avec la Direction o Gestion des aspects locatifs (Bail, maintenance, mobilier, divers aménagements)
o Gestion des contrats fournisseurs en veillant aux respects des objectifs (coûts, délais et qualité) en coordination avec la Direction
o Gestion des déplacements des équipes (réservation vols, hôtels, voitures, etc.)
o Gestion du parc Informatique
Gestion RH
Participation au processus de Recrutement (rédaction et lancement des offres d’emploi, réception et tri des candidatures, préparation des entretiens et participation, mise en place des contrats), prise en compte des congés en coordination avec la Direction
Gestion de la Paie avec le cabinet comptable si applicable (édition des salaires par chèque, espèces ou préparation des ordres de virement, transmission des bulletins de paie)
Job description- OFFICE COORDINATOR
Gestion commerciale
Communication externe (mise à jour du site internet, gestion des brochures commerciales…) en coordination avec la Direction
Edition des factures et transmissions aux clients
Tenue d’un état de paiement et gestion de l’aspect encaissement en coordination avec la comptabilité et la Direction
Implication dans les démarches de prospection
Participation à la veille commerciale, et à la préparation des offres de services et autres présentation commerciale
Gestion comptable et financière
Tenue de la caisse (tenue du brouillard de caisse et des pièces de caisse, arrêtés mensuels)
Suivi des comptes bancaires avec les gestionnaires de comptes
Participation à la rédaction de budget prévisionnel (annuel/semestriel) sur tous les aspects (RH, Charges, Revenus, Investissements) en coordination avec la Direction
Gestion de la trésorerie mensuelle (Encaissements-Décaissements-Position en banque)
Gestion des factures entrantes et sortantes et suivi de la comptabilisation des opérations courantes (encaissements & décaissements) en coordination avec le cabinet comptable
Gestion des relations avec les administrations fiscales (suivi / contrôles) en coordination avec le cabinet Comptable
Compétences requises
Diplôme de second cycle dans une école de management, de commerce ou de communication
Minimum 6 mois à 1 an d’expérience à un poste de comptable, de commercial, de logistique, d’assistance de direction ou d’assistant RH
Capacité de communication orale et écrite en français
Maitrise de l’anglais orale et écrit sera un atout
Forte capacité à apprendre et à innover
Prise d’initiatives, forte autonomie et rigueur dans le travail
Capacité à travailler en équipe virtuelle
Professionnalisme, Polyvalence et efficacité
Bonne capacité de rédaction
Grand sens de la confidentialité
Esprit d’équipe et capacité à organiser, encadrer et fédérer
Capacités relationnelles Capacité de travail et à gérer plusieurs tâches
Disponibilité a effectué des voyages, principalement en Afrique de l’Ouest
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels tels que Microsoft Word, Power Point et Excel.
Bonnes connaissances comptables seront un atout
Connaissances dans le domaine du conseil, de l’industrie ou de l’énergie seront un atout
Le Poste est basé à Cotonou au Bénin avec des possibilités de voyages, principalement en Afrique de l’Ouest.
Les candidatures composées d’un CV détaillé et d’une lettre de motivation sont recevables uniquement par mail à l’adresse : rhpower.africa@gmail.com avec en Objet : « Candidature au Poste de Office Coordinator Votre Nom » .
Date limite de soumission : 31 Mars 2019 à 18h00