TechnoServe recrute 01 Responsable en Passation des Marchés
TechnoServe
Cotonou, Bénin
Détails de l’emploi
Description de poste
Titre du poste: Responsable en Passation des Marchés
Département: Operations
Lieu: Cotonou
Superviseur: Directeur de l’Administration et des Finances
Grade: 8
Résumé du travail:Le/la Responsable en Passation des Marchés est chargé de la planification, la gestion et la mise en œuvre des procédures et processus d’acquisition de biens, de travaux et de services pour les besoins de TechnoServe dans l’ensemble. Il/elle assurera la gestion des activités connexes en concertation avec les Chefs de projet respectifs ou leur adjoint, le Directeur de l’Administration et des Finances, le Directeur Pays ou l’Adjoint au Directeur Pays dépendant de la source du financement et conformément aux dispositions du Code d’Appel d’Offres de TechnoServe, aux procédures du Manuel de Passation des Marchés de TechnoServe et aux directives des agences de financement en matière de passation des marchés.
Fonctions et responsabilités principales:Assurer la préparation et le suivi de l’approbation des plans de passation de marchés, tant pour les opérations du Bureau Pays que pour les projets de TechnoServe financés par les bailleurs de fonds.
Mettre à jour périodiquement les plans d’approvisionnement approuvés.Planifier, développer et gérer tous les aspects de passation de marchés et aspects contractuels des biens, travaux, services de conseil et autres services pour le compte de TechnoServeConseiller les services demandeurs et les entités bénéficiaires sur la gamme complète des questions relatives au processus de passation des marchés, en leur apportant du soutien et des orientations à toutes les étapes du cycle de passation des marchés.Préparer ou réviser les dossiers d’appel d’offres et les demandes de propositions.Assurer/superviser la préparation et la diffusion des appels d’offres, et gérer/coordonner tous les aspects du processus d’évaluation des offres/propositions en consultation avec les Chefs de projet respectifs ou leur adjoint, le Directeur de l’Administration et des Finances, le Directeur Pays ou l’Adjoint au Directeur Pays dépendant de la source du financement.Établir et maintenir un programme de travail et un calendrier pour les contrats en cours et ceux nouvellement planifiés.Elaborer et tenir à jour un programme et un calendrier de travail pour les contrats en cours et les contrats nouvellement programmés.Participer au processus de négociations avec les Chefs de projet respectifs ou leur adjoint, le Directeur de l’Administration et des Finances, le Directeur Pays ou l’Adjoint au Directeur Pays dépendant de la source du financement, préparer les commandes d’approvisionnement et obtenir l’approbation des responsables autorisés.Effectuer des études de marché pour suivre l’évolution du marché, faire des recherches et des analyses se basant sur des données statistiques et des revues de marché portant sur la situation mondiale des produits de base, les modes de production et la disponibilité des biens et des services.Identifier de nouvelles technologies et de nouveaux produits/services, évaluer et recommander des sources potentielles d’approvisionnement et participer à l’intégration des résultats de l’enquête du marché dans le plan de passation des marchés.Veiller au respect des accords contractuels, recommander des amendements et avenants aux contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.Conserver une documentation complète et systématique des archives et des opérations de passation des marchés effectuées au jour le jour.Tenir un registre des fournisseurs locaux et le mettre à jour périodiquement.Préparer un éventail de documents, contrats, communications, directives, instructions, etc., relatifs aux opérations de passation des marchés.Orienter, et superviser éventuellement, les employés subalternes/nouveaux employés.Assurer la traçabilité des commandes et déterminer les causes de tout retard.Répondre à toute question ou toute demande d’éclaircissement formulée par les fournisseurs, et résoudre les problèmes.Apparier les bons de commandes avec les bons de livraisons pour vérifier la concordance de l’information qu’ils renferment.Notifier les fournisseurs lorsque leurs factures n’ont pas été reçues, et vérifier que les factures concordent avec les bons de commandes.Superviser le système de contrôle des stocks, assurer la tenue de la fiche de stocks et passer des commandes lorsque les articles en magasin sont insuffisants.Agir à titre de point focal de TechnoServe auprès des bailleurs de fonds pour toutes questions liées au processus de passation des marchés.Participer aux missions de surveillance et d’audit/examen des processus de passation des mâchés.Préparer des rapports de passation des mâchésOrganiser périodiquement des formations pour l’amélioration des capacités du personnel de TechnoServe.
Qualifications de base:Titulaire d’un diplôme d’études universitaires supérieures (Maîtrise ou équivalent) en gestion d’entreprise, en administration publique, en commerce, en ingénierie, en droit ou dans tout autre domaine connexe. Une certification professionnelle en passation des marchés serait souhaitable
Avoir au moins cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de passation des marchés avec au moins trois années d’expérience pratique en matière d’acquisition et de passation des marchés au niveau internationalConnaissance éprouvée des enjeux et défis liés aux marchés publics et aux projets de développement financés par les bailleurs de fondsBonne connaissance des procédures de passation de marchés des institutions financières internationales (USAID, EU, la Banque Mondiale, USAD, etc. ).Bonne connaissance des outils informatiques, expérience notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableursExcellente aptitude en communications orales et écrites avec une capacité avérée de transmettre l’information de façon claire et conciseCapacité à coordonner des efforts interdépartementaux afin d’atteindre des objectifs communs en temps utileCompétences organisationnelles avérées avec une véritable aptitude à prioriser la charge de travail et à gérer simultanément de multiples tâches avec un souci du détailFaire preuve d’un grand sens d’intégrité, d’objectivité et de confidentialitéLangues requises (peuvent être exclues si elles ne sont pas nécessaires):
Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, oral) , français( écrit, oral)
Connaissances, compétences et capacités:Devoir de réserve et discrétion
Sens de l’accueil physique et dynamisme ; réactivitéAptitude au travail d’équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier et un environnement multiculturel.
Les candidats (es) qualifiés (es) et intéressés (es) peuvent soumettre directement leur candidature comportant : 1. une lettre de motivation 2. un curriculum vitae détaillé 3. Les copies des diplômes, des certificats et attestations de travail.
En raison du nombre important de candidatures attendues, seuls les candidats présélectionnés ou répondant aux qualifications minimales requises seront considérées pour l’étape suivante du processus de recrutement seront contactés.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 31 octobre 2020 à 18h00.
TechnoServe s’engage à créer un environnement favorisant la diversité et est fier d’être un employeur offrant à tous les mêmes opportunités.POSTULER