SWEDD recrute 01 Responsable Administratif et Financier

I- Contexte et justification

Le Gouvernement du Bénin a obtenu un financement de la Banque Mondiale pour la mise en œuvre du Projet d’Autonomisation des Femmes et le Dividende Démographique au Sahel (SWEDD). Ce Projet comprend trois (3) composantes : Autonomisation des femmes et des filles à travers le renforcement de leurs capacités économiques et l’appui à l’amélioration du maintien de la jeune fille dans le cursus scolaire ; Renforcement de l’accès des populations aux Services de la Santé Maternelle, Infantile, Reproductive et de la Nutrition (SRMIN) ; Développement des capacités d’analyse et de plaidoyer sur le dividende démographique au niveau national. Le projet trouve son ancrage dans le pilier3 du Programme d’Action du Gouvernement et qui vise l’amélioration des conditions de vie des populations d’ici à 2021. La gestion et la supervision du projet sont confiées à la Direction Générale des Politiques de Développement du Ministère du Plan et du Développement. Le suivi du Projet est effectué sous la supervision générale d’un Comité National de Pilotage (CNP) qui comprend un sous-comité Technique (CT) chargé de la supervision technique et composé de points focaux des ministères sectoriels directement impliqués dans la mise en œuvre du projet.  Pour faciliter la coordination et la mise en œuvre du projet, la Direction Générale des Politiques de Développement (DGPD) met en place une Unité de Coordination du Projet dénommée UGP-SWEDD qui aura la charge de gérer les activités opérationnelles des différentes composantes du projet en liaison avec les bénéficiaires. Cette UGP-SWEDD sera composée de personnels recrutés à savoir : un Coordonnateur de projet, deux Chargés de programme, un Spécialiste en Suivi- Evaluation, un Responsable Administratif et Financier, un Spécialiste de Passation des Marchés, un Assistant Administratif, deux chauffeurs. Les Candidatures féminines sont fortement encouragées. Les présents termes de référence sont élaborés pour définir les profils, mandats et aptitudes personnelles du Responsable de l’Administration et des Finances (RAF) de l’UGP/SWEDD Bénin. Il sera assisté d’un comptable.

 II- Missions et attributions du RAF

2-1 Description du poste

Sous l’autorité du Coordonnateur National, le RAF a pour mission principale de prendre en charge la gestion administrative et financière du Projet. L’objectif général de sa mission consiste à planifier, contrôler et évaluer les activités du projet au plan de la gestion administrative, financière et comptable, A ce titre, il travaille en étroite collaboration avec le comptable et tous les autres acteurs impliqués dans l’exécution du projet.

De façon spécifique, le RAF est appelé à :

– Gérer les ressources financières, humaines et matérielles ;

– Fournir les états financiers et budgétaires ;

– Garantir l’exactitude et la régularité des opérations comptables dans le respect des normes reconnues en la matière et ; – Assurer le reporting financier auprès des bailleurs ;

– Suivre les tableaux de bord de gestion administrative et financière du projet.

2.2 Responsabilités et Tâches

 Le RAF accomplira les tâches spécifiques ci-après :

– Coordonner toute l’activité administrative, financière et comptable (finance, comptabilité, juridique et fiscal, système d’information et organisation) ;

–  Établir le plan de financement annuel (PTBA et budget de trésorerie) ;

–  Veiller au respect du calendrier d’établissement des budgets et des reporting ;

– Programmer en collaboration avec les autres acteurs concernés, les dépenses de fonctionnement ;

– Finaliser le budget annuel de fonctionnement ;  – Garantir la bonne utilisation des fonds mis à la disposition du Projet ;

– Cosigner les titres de paiement en liaison avec la coordination du Projet ;

– Superviser l’élaboration des tableaux de bord quotidien, hebdomadaire et mensuel de gestion administrative et financière du Projet ;

–  Assurer l’exécution du Plan de Passation des Marchés pour les activités relevant de sa responsabilité ;

– Suivre la préparation des documents et le rythme des décaissements auprès des bailleurs et en rendre compte à la Coordination du Projet ;

– Assister la coordination dans les négociations avec les PTF ;

– Assurer le reporting financier auprès des bailleurs (Rapport Intérimaire Financier, …) ;

– Vérifier les états financiers annuels à auditer ;

– Veiller au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.) ;

–  Collaborer avec l’unité de Passation des marchés, de l’audit interne et les cabinets retenus pour les audits externes du projet ;

– Assurer la mise en œuvre des recommandations relatives à la gestion administrative et financière consécutives aux missions d’audit interne, externe, de supervision des bailleurs et de divers consultants ;

–  Garantir la bonne utilisation des moyens humains et matériels du projet ;

– S’assurer de la bonne tenue des dossiers du personnel ;

–  Contrôler le suivi des absences, maladies et congés et s’assurer du respect de la réglementation sociale et du règlement interne ;  – Veiller à la signature et à la bonne exécution des contrats de travail ;

– S’assurer de la réalisation des évaluations annuelles du personnel et de la mise en œuvre des recommandations issues de ces évaluations ;

– Veiller à l’établissement de l’ensemble des déclarations fiscales, sociales ou à caractère économique demandées au projet ;

2. 3   Qualifications et compétences requises

 – être titulaire d’un diplôme universitaire (Bac+5) ou équivalent (MSTCF, DESCF/DSCG, DESS…) en comptabilité, sciences de gestion ou toute autre discipline équivalente d’une institution connue ;

– avoir au moins cinq (5) ans d’expérience en gestion administrative et financière dans une entreprise privée, dans les projets de développement, ou autre expérience professionnelle jugée équivalente (en cabinet d’audit et d’expertise comptable) dont au moins 3 ans à un poste de responsabilité (Directeur comptable, Directeur Administratif et Financier, Contrôleur de Gestion, Auditeur Manager…) ;

– la connaissance des règles et procédures de la Banque mondiale (comptabilité, budget, procédures de décaissements, passation des marchés etc.) serait un atout ;

– avoir des compétences d’apprentissage, innovation et une forte curiosité ;

– avoir une bonne aptitude d’analyse et de synthèse ;

– avoir une bonne connaissance des logiciels comptables de préférence ceux utilisés dans la gestion des projets de développement ;

– avoir de l’expérience et de la capacité à travailler en équipe et en réseau ;

– avoir le sens de la rigueur, de l’organisation ;

– avoir l’aptitude à l’anticipation et à la ténacité;

– avoir une parfaite maîtrise du français (écrit et parlé) et une bonne capacité de communication (orale et écrite) en anglais.

2.4 Rapports

 Dans l’exercice de ses fonctions, Le RAF établira les rapports d’activités trimestrielles et annuelles de son unité de manière à ce que l’intégration successive de tous les rapports permette l’élaboration des rapports trimestriels et annuels pour l’ensemble des activités du Projet. Ce rapport du Comptable-Financier fera le point sur les réalisations du trimestre et présentera les principales questions soulevées et les solutions apportées en même temps que les forces et faiblesses des actions menées. Il présentera également les prévisions pour le trimestre suivant. Ledit rapport est dû quinze (15) jours après la fin du trimestre concerné.

2.5 Critères de performance

Ces résultats seront évalués suivant les critères de performance ci-après :

–  Respect des obligations de transmission des rapports de suivi financier (45 jours après la fin de chaque trimestre) et les rapports d’audit (30 Juin N+1) ;

– Qualité jugée satisfaisante des comptes annuels présentés à audits ;

–  Opinions favorables exprimées par l’auditeur externe sur les comptes annuels ;

– Nombre de DRF/DPD rejetées ou partiellement remboursées par l’IDA ;

– Délais de paiement des factures et notes d’honoraires des consultants ;

– Délais de mise en œuvre des recommandations des auditeurs internes et externes ainsi que celles des missions de supervision de l’IDA. Ces critères peuvent se traduire dans les faits comme suit :

– Transmission de 4 rapports financiers intérimaires par an (45 jours après la fin de chaque trimestre)

-Transmission des rapports d’audits annuels (au plus tard 30 Juin de chaque année) ;

– Opinions favorables exprimées par l’auditeur externe sur les comptes annuels ;

– Qualité des Demande de Remboursement de Fonds/Demande de Paiement Direct (DRF/DPD) produites et remboursées par l’IDA ;

Respect des délais de paiement des factures et notes d’honoraires des consultants contenus dans les manuels des procédures ;  Respect des délais de mise en œuvre des recommandations des auditeurs et des missions de l’IDA.

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 III- Durée du contrat

 La durée du contrat est de deux (02) ans, renouvelable sur la base d’une évaluation de performances du RAF jugée satisfaisante par la Coordination du Projet et les bailleurs de fonds..

IV- Lieu de travail

Le poste est basé à Cotonou.

 V- Conflit d’Intérêt et procédures de recrutement

 Le candidat doit être exempt de tout risque de conflits d’intérêt, c’est-à-dire ne pas être propriétaire ou être partie prenante dans les Conseils d’Administration ou les organes de direction de firmes, bureaux d’études, entreprises, sociétés, susceptibles d’être intéressées par les appels d’offres et les consultations qui résulteront des contrats financés par le projet.

Le candidat sera sélectionné en accord avec les procédures définies dans le règlement de passation des marchés pour les emprunteurs sollicitant le financement de Projet d’investissement pour la Passation des Marchés de fournitures, de travaux, de services autres que les services de consultants de juillet 2016, révisées en novembre 2017 et en août 2018.

Les fonctionnaires ou les représentants du gouvernement peuvent faire acte de candidature suivant les conditions exigées par les textes.