Lieu du stage : siège de Solidarités International, Clichy- la-Garenne (92110)

QUE FAISONS NOUS …

Mission : SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 30 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles – interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

DESCRIPTIF DU POSTE

Principaux objectifs du stage :

• Comprendre le fonctionnement du siège d’une ONG humanitaire et les liens entre le siège et le terrain.
• Connaitre les différents programmes et les domaines d’expertise de Solidarités International.
• Découvrir la supervision, à l’échelle du siège, de la logistique d’une mission humanitaire.
• Maîtriser les procédures logistiques internes de Solidarités International et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire.
• Assurer le lien et la circulation de l’information entre le siège et le terrain.
• Participer aux activités transverses du Desk Moyen Orient et du Département Logistique.

Principales tâches :

Sous la supervision du Logisticien du Desk et en collaboration avec le Responsable Achat Terrain, l’assistant(e) support logistique :

Achat

• Archive les dossiers d’achats envoyés au siège par le terrain.
• Assure le suivi du traitement des dossiers d’achats par le pôle logistique du Desk.
• Examine les dossiers d’achats (bon de commande internes et externes, cotations, analyse de cotations, contrat, etc.) pour vérifier leur adéquation avec les procédures internes de Solidarités International.
• Vérifie l’adéquation entre le parc et les demandes d’achats d’équipements durable.
• Assure le processus de validation des dossiers d’achats par le siège, en se basant sur la matrice des signataires.
• Assure l’archivage, la première relecture et le processus de validation des dérogations.
• Assure le suivi des mises à jour des Tableaux de Passation de Marché.

Logistique

• Archive le Pack Logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.) et vérifie que les documents attendus s’y trouvent.
• Assure le suivi des contrats de locations immobilières.
• Assure le suivi des factures de télécommunication.
• Assure la mise à jour mensuelle des documents de suivi logistique.
• Participe à l’harmonisation de la documentation interne (tutoriels, mémos, mise à jour, traduction, …).
• Participe aux réunions Skype avec les coordinateurs logistiques des missions.
• Participe aux réunions du Département Logistique.
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, rapprochement des données logistiques avec les données financières etc.).

Support au Desk

• Assure la mise à jour les organigrammes des missions.
• Prépare les badges SI pour les expatriés partant en mission.
• Envoie le « Pack Expat » aux expatriés partant en mission.
• Assure, en collaboration avec l’assistant Programmes du Desk, la mise à jour du « Pack Expat ».
• Prépare et participe aux réunions Desk. (Réservations de salles, mise en place appel à distance…)

Support au siège

• Participe à l’organisation des évènements internes au siège.

Apports du stage :

• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
• Découvrir les différents métiers de Solidarités International au siège et sur le terrain.
• Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission.
• Connaître le fonctionnement logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant que logisticien sur le terrain.
• Apprendre à gérer une charge importante de travail.

CONTEXTE

Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est indispensable.

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.

SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation/son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur. Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.

VOTRE PROFIL

• Niveau Bac + 2/3 avec une composante en gestion et/ou logistique (Master, Ecoles de Commerce, Bioforce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire.
• Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, bonne connaissance d’Excel.
• Bonne maîtrise de l’anglais.
• Autonomie et rigueur.
• Capacité de travail en équipe.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• 6 mois
• Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %

COMMENT POSTULER

Vous reconnaissez-vous dans cette description ?

Adressez votre candidature (CV + lettre de motivation) par mail à Audrey DUCRUET avant le 15/12/2019 :  assist.support.pink@solidarites.org. La prise de poste est prévue le 27/12/2019

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées. 

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org