SI recrute 01 Coordinateur administratif et financier adjoint
Date de prise de fonction souhaitée :1er mai 2020
Durée de la mission : 1 an
Localisation : Goma avec déplacements en base en cas de besoin
QUE FAISONS NOUS…
Solidarités International intervient en RDC depuis 2007 dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens d’existence, de l’eau hygiène et assainissement, de la construction/ réhabilitation d’abris et dans la distribution d’articles ménagers essentiels. Ces projets répondent aux besoins humanitaires des populations déplacées et hôtes sur le Tanganyika, l’Ituri, et les Kivus.
Nos programmes couvrent la réponse d’urgence (via notamment le mécanisme du RRMP), mais aussi des activités plus durables (réhabilitation de réseau d’eau, production locale de chlore, DRR…) et illustrent la stratégie choisie par la mission, à savoir le maintien d’une capacité forte de réponse d’urgence (notamment aux déplacements de populations) tout en développant des solutions durables aux problématiques qui affectent la population du pays, et la lutte contre les maladies à caractère épidémique (choléra, Ebola).
La mission
La mission est composée d’une coordination basée à Goma, d‘un bureau de représentation à Kinshasa, 1 base opérationnelle de Goma, de 2 bases : Grand Nord Kivu avec une Base à Béni (avec une sous base à Butembo) et en Ituriavec une Base à Bunia et plusieurs sous-bases opérationnelles sur le territoire.
Le volume financier de la mission pour 2019 s’élève à environ 15 millions d’euros, avec un portefeuille programmatique d’une vingtaine de projets différents. Solidarités International est engagé dans plusieurs consortiums avec d’autres ONGs Internationales, certains en tant que lead, et entend poursuivre les réponses conjointes entreprises avec ses partenaires.
Les équipes sont composées de 25 expatriés et environ 200 employés nationaux.
DESCRIPTIF DU POSTE
Le Coordinateur Administratif et Financier Adjoint (CAF Adjoint) assiste le Coordinateur Administratif et Financier (CAF) dans la gestion financière de la mission.
En collaboration avec le Coordinateur Administratif et Financier, il est en charge de l’application et du suivi des procédures de gestion administrative et financière sur les différentes bases de la mission.
En lien avec le Coordinateur Administratif et Financier, il accompagne et forme les équipes administratives.
En collaboration avec le Coordinateur Administratif et Financier, il contribue au suivi et à l’analyse de la situation financière de la mission et aux projections financières
Il remplace le Coordinateur Administratif et Financier pendant son absence.
Gestion financière et budgétaire :
- Vérifie les documents de suivis budgétaires et les outils spécifiques aux départements logistique et programme (LFU et OFU) préparés par l’Assistant CAF, avant diffusion aux responsables concernés (administrateurs, logisticiens, responsables programmes) puis chaque mois lors des mises à jour des suivis budgétaires
- Participe au lancement des nouveaux projets en collaboration avec les autres départements (présentation des outils de suivi financière, appui à l’ouverture de sous bases, validation financière des recrutements, etc.)
- Après réception des suivis budgétaires mis à jour en partie comptable, accompagne mensuellement les responsables budgétaires sur la vérification de l’exécution des prévisions établies (comparatif prévisionnel versus comptabilité)
- Accompagne mensuellement les responsables budgétaires sur la mise à jour de la partie prévisionnelle des suivis budgétaires, fournit une analyse écrite de l’exécution globale de chaque budget, identifie les problématiques éventuelles et propose des solutions / arbitrages pour soumission au CAF avec les documents de suivis budgétaires consolidés
- S’assure de la compréhension et du respect des règles financières bailleurs par les responsables budgétaires ;
- En collaboration avec les administrateurs, assure le suivi de l’exécution des MoU dans le cadre des partenariats administratifs ou opérationnels locaux
- Contribue à l’élaboration des propositions de projets
- Contribue à la préparation et à l’accompagnement des audits externes et internes organisés sur la mission.
Comptabilité:
- Contribue mensuellement à la vérification analytique de la comptabilité (lors de la mise à jour des suivis budgétaires) et communique au Chef Comptable / Assistant CAF les demandes de corrections, le cas échéant
- Effectue des contrôles aléatoires des pièces et des documents comptables au bureau de coordination et lors de ses visites sur les bases, consigne par écrits les erreurs récurrentes et formule des recommandations
Gestion administrative :
- Supervise et contrôle la mise en place et la compréhension des règles et procédures administratives et financières :
- S’assure que les équipes administratives respectent le calendrier administratif relatif à la mise à jour des suivis budgétaires
- Assure l’archivage physique et informatique de ses documents de travail et correspondances ;
- S’assure de l’application sur les bases des procédures d’archivage physique et informatique
- S’assure de l’avancement de l’archivage comptable lors de ses visites sur les bases ;
- En collaboration avec le CAF, assure l’élaboration des MoU ou contrats dans le cadre des partenariats locaux et des consortia.
Gestion des fonds :
- S’assure de la mise en place sur les bases opérationnelles des procédures de paiement
- S’assure de la sécurisation des fonds sur les bases opérationnelles et, le cas échéant, propose au CAF et aux Coordinateurs Terrains des améliorations quant aux procédures de gestion des fonds sur la mission
Gestion d’équipe :
- Accompagne et forme les Administrateurs ;
- Se déplace régulièrement sur les bases pour assurer contrôle et renforcement des capacités auprès des équipes administratives et financières et auprès des partenaires locaux, le cas échéant ;
- En collaboration avec l’équipe de coordination financière, contribue à l’élaboration de modules de formation et participe à l’animation de sessions de formation au bureau de coordination ou sur les bases opérationnelles ;
- Assure, le cas échéant, l’intérim des administrateurs sur les bases en cas d’absence.
Assure l’intérim du Coordinateur Administratif et Financier :
- Manage l’équipe de la coordination financière ;
- Contribue à l’élaboration de la stratégie de la mission et assure sa mise en œuvre sur les aspects financiers, dans le respect des engagements de Solidarités International ;
- Est garant de la production du reporting interne et externe ;
- Est garant du respect par tous des procédures Solidarités International et des procédures bailleurs ;
- Assure la gestion et la sécurité des flux de trésorerie sur la mission ;
- Gère la communication interne et externe du département administratif et financier de la mission.
Enjeux et défis spécifiques :
La mission RDC possède un volume financier significatif, et la multiplicité des contrats de financements et le nombre de bailleurs différent sont un challenge en terme de suivi, de reporting et de redevabilité bailleur.
Ces sources de financements de la mission impliquent un pilotage financier fin, à moyen et à long terme, afin de pouvoir s’adapter à un environnement bailleurs et des besoins opérationnels en évolution constante.
La structuration actuelle de la mission requière une forte implication des postes en coordination en appui, soutient et contrôle des équipes présentes sur nos bases opérationnelles.
Priorités pour les 2-3 premiers mois :
Améliorer la qualité des packs comptables ainsi que les délais de traitement à la coordination pour envoi au siège ; fournir l’appui nécessaire à la CAF pour le respect des échéances bailleurs (rapports/propales) ; améliorer et garder un suivi des paiements bailleur constant ; contrôle des pièces comptables des bases.
VOTRE PROFIL
Compétences/expériences spécifiques requises :
- Première expérience dans le secteur humanitaire
- Excel ++
- SAGA ++
- Capacités d’analyse financière
- Connaissance des règles bailleurs
- Connaissances comptables (à partie simple)
- Pédagogie
Qualités :
- Diplomatie, rigueur, calme
- Dynamisme, proactivité
- Résistance au stress
- Fortes capacités de communication écrite et verbale
Langue :
Excellente maîtrise du français écrit et oral est nécessaire.
SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES
Poste salarié : 2420 euros par mois (inclut 10% de congés payés versés mensuellement).
Per Diemmensuel de 500 USD.
SI prend également en charge les frais d’hébergement en guesthouse, ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission.
Couverture sociale: L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
Break : En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois avec une allocation de 850 USD. Sur la base d’une mission de 1 an, breaks de 7 jours ouvrés à 3, 6 et 9 mois de mission (avec une participation de 850 USD versée par Solidarités). A ces temps de break, il faut ajouter l’octroi d’1 jour de repos supplémentaire par mois travaillé.
Conditions de vie :
La vie à Goma est relativement agréable. Nombreux commerces, restaurants, salles de sport et proximité du lac. La vie sociale y est assez dense avec bon nombre d’ONG sur place.
Solidarités INTERNATIONAL suivant les recommandations de l’OMS, la vaccination contre la maladie à virus Ebola et la prise d’une prophylaxie antipaludique est indispensable pour être déployé sur Zone.
COMMENT POSTULER
Vous reconnaissez-vous dans cette description ? Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation en français via ce lien : https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?id=PI0FK026203F3VBQB6G8N8NW6&nPostingTargetID=51069. Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
Pour en savoir plus sur Solidarités International: www.solidarites.org
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