Secours Islamique France (SIF) recrute 01 Logisticien

Secours Islamique France (SIF) recrute 01 Logisticien

Le Secours Islamique France (SIF) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1991, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. 

Le SIF intervient dans plus de 15 pays à travers le monde pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 25 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre.
Créée en 2008, la Mission Sénégal a acquis une connaissance approfondie du contexte local et de la compréhension des besoins locaux. 

Responsabilités/Missions 

Sous l’autorité du Coordinateur logistique, le Log Officer assure : 

• la supervision du personnel du département logistique du bureau de Dakar et de l’ensemble des autres bases de la mission du SIF au Sénégal.
• la gestion des achats, des stocks et du parc mobilier/ immobilier ainsi que la supervision des travaux et le reporting associé à ces activités.
• la bonne application des procédures d’achat, de gestion de matériels et de sécurité sur l’ensemble de la mission Sénégal.
  Il est l’interlocuteur privilégié du coordinateur logistique pour toute question concernant la logistique de la mission SIF au Sénégal.

Plus spécifiquement, il est en charge de :

Achats et approvisionnements

Mise en œuvre des achats : 

• Suit la chaîne des achats et planifie selon les priorités données par le coordinateur logistique
• Gère les achats liés au fonctionnement des bureaux, de la guest et des véhicules
• Avec la liste des articles à acheter, se renseigne sur les possibilités d’achats locaux, recherche les
  fournisseurs et amène les cotations si demandé par le coordinateur logistique. Lorsqu’une cotation est demandée, sollicite les prix aux fournisseurs locaux (si disponibilité) avec toutes les informations correspondants aux procédures d’achat du Secours Islamique France
• En cas de non-disponibilité sur le marché local, informe le coordinateur logistique et propose des alternatives, des articles de substitution
• Trouve le meilleur rapport prix-qualité et recommande les meilleurs achats
  Demande immédiatement les factures ou reçus pour tout achat
• Vérifie que les reçus / factures sont correctement remplis
• S’assure de la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat
• Délivre les marchandises au stock ou à leur destinataire, après vérification de la qualité et de la
  quantité. Il est seul responsable de la qualité des marchandises qu’il achète
• Assure l’archivage des dossiers d’achat
• Met à jour le document « Suivi des DVI »
• Gère et suit les procédures d’appels d’offres quand elles sont nécessaires
• En relation avec le service administratif et le Coordinateur logistique, suit les dossiers d’exonération
  TVA/ Douane
• Fait un résumé quotidien de ce qu’il reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose problème ou
  retard. Pendant toute la procédure, tient au courant le coordinateur logistique des problèmes rencontrés, des choix faits et du progrès de son travail  

• Demande immédiatement les factures ou reçus pour tout achat
• Vérifie que les reçus / factures sont correctement remplis
• S’assure de la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat
• Délivre les marchandises au stock ou à leur destinataire, après vérification de la qualité et de la
  quantité. Il est seul responsable de la qualité des marchandises qu’il achète
• Assure l’archivage des dossiers d’achat
• Met à jour le document « Suivi des DVI »
• Gère et suit les procédures d’appels d’offres quand elles sont nécessaires
• En relation avec le service administratif et le Coordinateur logistique, suit les dossiers d’exonération
  TVA/ Douane
• Fait un résumé quotidien de ce qu’il reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose problème ou
  retard. Pendant toute la procédure, tient au courant le coordinateur logistique des problèmes rencontrés, des choix faits et du progrès de son travail

Relation avec les fournisseurs : 

• Négocie les prix et les conditions de vente (délais, S.A.V., garanties, pénalités de retard etc.)
• Définit les termes des contrats et met en place les procédures propres à chaque fournisseur
  (conditions de livraison, mode de règlement)
• Gère et met à jour chaque semaine la base de données des fournisseurs et des prix

Gestion des Stocks :

• Organise et supervise l’inventaire mensuel du stock équipement (EDP)
• Veille à la bonne utilisation, entretien ou réparation des matériels du stock
• Tient à jour les fiches de stock selon les procédures du SIF
• Assure le bon rangement et la propreté des stocks
• Elabore des « requests » pour l’approvisionnement des stocks sous sa responsabilité et les fait signer
  au coordinateur logistique
• Respecte les procédures de gestion des stocks

Logistique et transport 

Transports & gestion du parc automobile : 

• Organise le planning des mouvements véhicules de la semaine en fonction des besoins des personnels supports et programmes
• Effectue le suivi de la consommation de carburant (avec les chauffeurs) et organise les pleins des véhicules
• S’assure de la maintenance et de la réparation des véhicules
• S’assure de la conformité et de la disponibilité des documents des véhicules (assurances, cartes
  grises, permis des chauffeurs) et du bon remplissage des logbook

Gestion du matériel d’immobilisation

• Assure la réception du matériel d’immobilisation, son suivi régulier, la maintenance et les réparations
• Gère les entrées (codes LOG) et sorties du fichier
• Assure les mises à jour mensuelles des immobilisations

Gestion et suivi du parc informatique :

• Gère l’installation de nouveaux matériels 
• S’assure de l’installation de nouveaux matériels, de la mise à jour des programmes (Windows, antivirus) et de l’entretien régulier des machines par le prestataire informatique
• Organise les back up réguliers
• Gère les demandes et incidents internes et les relaye au siège ou au prestataire informatique pour
  résolutions des problèmes

Communication et Energie 

• Assure le suivi de la maintenance du groupe électrogène

Gestion des locaux et supervision des travaux : 

• S’assure de la conformité des assurances habitation
• S’assure que toutes les infrastructures sont en bon état et avec l’assistant log, détecte ce qui est à
  améliorer ou à réparer au niveau plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité, mobilier, etc.
• Est responsable du suivi des chantiers. Il rend compte tous les soirs au coordinateur logistique de
  l’avancement des chantiers et des problèmes rencontrés et solutions apportées
• Avise le coordinateur logistique et attend son autorisation avant le démarrage de toute construction
  ou modification

Supervision et gestion du personnel : 

• Est responsable de la supervision directe du personnel du département logistique (assistant log, chauffeurs, gardiens et manutentionnaires) et du bon fonctionnement du département logistique
• Est responsable de la bonne réalisation des différentes activités logistiques
• Réalise l’évaluation annuelle du personnel logistique
• Assiste le coordinateur logistique dans ses tâches logistiques quotidiennes
• Centralise les informations en cas de problème logistique ou concernant le staff logistique, et en
  réfère au coordinateur logistique
• Assure l’interface entre le personnel logistique et le coordinateur logistique
• S’assure que les employés logistiques respectent les horaires et signale toute irrégularité (absence ou
  retard) au coordinateur logistique
• Gère l’embauche et le suivi des journaliers le cas échéant, avec l’accord du coordinateur logistique.
  Tenir à jour la feuille de présence des journaliers et la remettre au coordinateur logistique à la fin de
  la semaine
• Participe aux réunions logistiques
• Participe au processus de recrutement des équipes logistiques sur la mission (assistant log,
  chauffeurs et gardiens)
• Met à jour le planning chauffeurs et gardiens et informe le coordinateur logistique et
  l’Administration cas de modification du planning
• Organise des sessions de renforcement des capacités des équipes log à Dakar et sur les bases
• Prévoit plusieurs fois par an ou selon les besoins des déplacements sur les bases SIF
• En tant que superviseur, il est responsable des activités et du comportement du personnel sous sa
  responsabilité. Il est donc tenu de contrôler rigoureusement le travail effectué au sein du département logistique, de proposer et d’apporter si elles sont validées des solutions aux problèmes rencontrés, et de tenir sa hiérarchie informée des évènements survenant au sein du département logistique
• Est responsable du bien-être professionnel de ses collaborateurs. Sa position hiérarchique ne lui confère pas d’autres droits sur son équipe que ceux précédemment cités. Tout abus d’autorité sera considéré comme une faute grave et sanctionnée conformément au règlement intérieur

Sécurité 

• Assure une veille sécuritaire au niveau du pays et transmet au coordinateur logistique toutes les informations liées à la sécurité au Sénégal
• Soutient le coordinateur logistique dans la mise en œuvre des moyens de Sécurité pour les équipes et les locaux
• S’assure de la conformité des équipements de sécurité au niveau des bases (serrures, portes et fenêtres, extincteurs,…) et de la guest
• S’assure que les chauffeurs et les gardiens maîtrisent les procédures de sécurité en cas d’incident/accident et les règles d’utilisation des véhicules

Reporting 

• Met à jour chaque semaine les annexes du rapport logistique
• Consolide et envoie au coordinateur logistique chaque début de mois le rapport logistique et ses annexes. 

Qualifications et expérience

Formation : BAC+3 à BAC+4 gestion logistique de préférence Formation en transport et/ou logistique exigée 

Expérience Professionnelle : 

• Formation ou expérience en logistique
• 3 à 4 ans d’expérience minimum à un poste similaire
• Expérience justifiant une maîtrise des activités liées à la logistique, au transport de biens et de personnes et aux achats
• Expérience dans la mise en œuvre des procédures d’achat (cotations, appels d’offres, passations de marchés)
• Expérience en management d’équipe
• Connaissances en gestion de stock
• Connaissances en gestion de parc automobile et mécanique auto
• Connaissances dans la distribution
• Connaissances en gestion sécuritaire
• Expérience du milieu humanitaire appréciée
• Connaissances en plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité…

Langue 

• Français : lu, parlé, écrit indispensable Wolof : parlé indispensable
• Autres langues : est un plus
  

Informatique 

Très bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Word et Excel.

Connaissances en petite maintenance préventive et curative informatique souhaitée

Aptitudes particulières :

• Le permis de conduire obligatoire (conduite de véhicule)
• Excellentes qualités de planification, d’organisation, de reporting
• Très bon relationnel et esprit d’équipe
• Rigueur, honnêteté, fiabilité et diplomatie
• Autonomie (savoir résoudre des problèmes et proposer des solutions)
• Flexibilité, mobilité
• Endurance, aptitudes à travailler sous pression, bonne condition physique Connaissance du terrain force de négociation, force de proposition

Candidature

Cette offre correspond à votre profil, vous souhaitez postuler ? 

Veuillez envoyer votre CV + lettre de motivation + diplômes + contact de deux référents par mail conjointement à l’adresse suivante : ass.adminrh.sn@secours-islamique.org

Date limite de dépôt des candidatures : le vendredi 22 mai 2020 à 13h00 Date de prise de service : le lundi 15 juin 2020 

Lieu d’affectation : Le poste est basé à Dakar mais demande des déplacements à Kaffrine et à Koumpentoum 

Nature du contrat : Contrat à durée déterminer (CDD) 

Aucune candidature ne répondant aux critères de sélection énumérés ne sera étudiée. 

Seuls les candidats retenus seront contactés. 

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