PUI recrute 01 Coordinateur/trice Terrain Adjoint·e – Responsable des Services Support à Mopti

Date d’arrivée: Avril 2021

Durée de la mission: 6 mois 

Lieu: Région de Mopti, Mali

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

Découvrez nos valeurs et notre histoire. 

Situation et besoins humanitaires: 

Le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle : politique, sécuritaire et humanitaire. Le conflit de 2012 n’a fait qu’aggraver la situation sanitaire des populations et plus particulièrement les régions au Nord du pays. Le conflit armé a affecté la capacité fonctionnelle des structures de santé dans les régions du Nord, a provoqué le départ des personnels des services techniques de l’Etat, la déstructuration des systèmes traditionnels de moyens d’existence. Depuis l’Accord pour la Paix et la Réconciliation au Mali, signé en juin 2015 à Bamako, une paix précaire s’est installée, secouée par des conflits intercommunautaires ou la concurrence pour le contrôle des trafics dans la zone sahélienne du Mali. Les besoins humanitaires, du fait de l’insécurité qui perdure, et des chocs qui traversent le pays, d’année en année depuis 2012 (sécheresse/inondations, pic de paludisme, rougeoles), sont toujours importants, dans un contexte publique de sortie de crise qui entraine une diminution des fonds humanitaires.

Les projets sont mis en œuvre via un système de gestion à distance partielle, avec une présence permanente d’expatriés et des équipes nationales sur les bases opérationnelles et des visites ponctuelles de certains membres de la coordination.

Nous recherchons un·e Coordinateur/trice Terrain Adjoint·e – Responsable des Services Support à Mopti

Objectif global :

Le Coordinateur terrain adjoint Support est chargé de superviser la qualité et l’efficacité des services support au niveau des trois bases de la région de Mopti (Sévaré, Bandiagara, Bankass). En coordination avec les Coordinateur admin finance et Coordinateur Logistique et sous la responsabilité direct de Coordinateur Terrain Mopti, il assurera :

• La mise en œuvre de la stratégie logistique conformément aux recommandations de la Coordination logistique et aux procédures et outils PUI afin de fournir un accompagnement optimal du programme.
• L’application de toutes les procédures et politiques administratives et financières de PUI au niveau du terrain, afin de fournir un soutien optimal au programme.
• L’élaboration d’un plan de tutorat, d’accompagnement et de renforcement des capacités afin d’améliorer les compétences des équipes logistiques et administratives et financières nationales de la région de Mopti.

Responsabilités :

• SUPERVISION DES SERVICES SUPPORT: Il / elle assure la supervision de toutes les fonctions de support des bases de la région de Mopti (Logistique, Administration, Finances, Ressources Humaines) dans la mise en œuvre des grandes échéances mensuelles et s’assure de la coordination des services entre eux.
• SUIVI LOGISTIQUE: Il / elle s’assure que les procédures logistiques PUI sont appliquées mettant en œuvre une chaîne d’approvisionnement efficace et efficiente. Il / Elle garantit que les procédures et les outils logistiques de PUI sont en place et respectés. Il/Elle réalise une planification et une supervision des activités logistiques pour la mise en œuvre des projets.
• SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER: Il / elle s’assure que les procédures administratives et financières en vigueur suivent les normes et formats PUI, et sont conformes aux règles et règlements des bailleurs de fonds; et veille au respect des procédures pertinentes, avec le soutien technique de la coordination nationale. De plus, il / elle aide à superviser tous les aspects liés aux finances et à la gestion des flux de trésorerie dans les bases, y compris les éléments budgétaires et comptables.
• RESSOURCES HUMAINES: Il / Elle supervise en coordination avec le Coordinateur Terrain et l’adjoint Coordinateur RH les activités sur site liées à la gestion administrative et des ressources humaines, s’assure du respect des procédures et des outils de gestion RH dans les bases conformément à la réglementation du droit du travail au Mali et les politiques RH de PUI.
• COORDINATION: Il / elle compile, centralise et rend compte en coordination avec l’Administrateur de base au Coordinateur Terrain et à l’équipe de coordination administrative toutes les questions financières, administratives, juridiques et de ressources humaines. En outre, assure la consolidation, en coordination avec le logisticien base, de toutes les informations logistiques pour les partager avec Coordinateur Terrain et au niveau de la coordination.
• RENFORCEMENT DES CAPACITÉS: Il assure un support technique aux équipes Admin / Fin / RH / LOG de la base. Il dispense régulièrement des formations techniques et des conseils techniques sur leur gestion quotidienne afin d’augmenter les capacités des équipes.

Principales Activités :

SUPERVISION DES DÉPARTEMENTS SUPPORT:

• Il / Elle s’assure du bon fonctionnement de chaque service support de la base; Logistique, administration, finances, ressources humaines
• Il / Elle coordonne les tâches de chaque service support pour assurer leur efficience
• Il / Elle recherche de manière proactive des synergies et des améliorations pour les départements sous sa responsabilité pour augmenter la qualité de l’appui aux départements programmes, en les proposant au Coordinateur Terrain le cas échéant
• Il / Elle apporte un support technique à la base en matière d’outils administratifs, financiers, ressources humaines, et logistiques. Il / Elle développe des outils pour améliorer / réaliser les services administratifs et logistiques de la base. Il / Elle participe à l’analyse en équipe (ainsi qu’à la gestion technique, administrative et logistique) et est chargé de détecter les anomalies et de proposer des ajustements au coordinateur terrain et au département programme.

SUIVI LOGISTIQUE:

• Il / Elle travaille en collaboration avec les Logisticiens de bases pour garantir le respect des procédures d’achat, de l’achat direct à l’appel d’offres international et supervise le processus d’achat
• En coordination avec les Logisticiens base, il coordonne et vérifie la complétude des dossiers d’achat avant les validations capitale
• Il / Elle assure les canaux de communication avec la direction des programmes pour compléter un plan d’approvisionnement pour chaque projet, qui doit également être mené par le responsable logistique et en étroite collaboration avec la direction des programmes.
• Il organise la planification des activités logistiques en lien avec le programme et s’assure de leur correcte exécution
• Il / Elle soutient le logisticien base dans la supervision et la planification de l’expédition et de la livraison des matériaux jusqu’à leur destination finale
• Il / Elle s’assure de la collecte des packs logs et réalise des spots checks réguliers pour en vérifier la conformité
• Il / Elle supervise et forme les logisticiens base à la gestion et au suivi des stocks, selon les procédures et outils du PUI. Il / Elle soutient Logisticien base pour s’assurer que les stockages sont adaptés aux besoins de la base et que les marchandises sont stockées de manière appropriée en termes d’emplacement, de disposition et de salubrité
• Il/Elle s’assure que tous les bâtiments sont conformes aux règles minimum de sécurité pour accueillir tous les staffs et visiteurs
• Il/Elle s’assure de la bonne gestion des équipements en accord avec les procédures de PUI et des guidelines bailleurs

SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER:

• Il / Elle assure en coordination avec l’Administrateur base la mise en place et la bonne utilisation des outils et procédures de gestion financière, comptable et budgétaire de la base: suivi budgétaire, projections budgétaires, prévisions de trésorerie, gestion de trésorerie et sécurité en espèces
• En collaboration avec l’administrateur base et le coordinateur terrain, il s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur le site. Il / Elle s’assure du respect des procédures d’engagements de dépenses et participe au processus d’approbation des bons de commande
• Il / Elle s’assure que les procédures administratives PUI (finances, suivi du personnel…) sont en place et contrôlées.
• Il / Elle participe – avec la logistique, les responsables de programme et les responsables techniques – à l’analyse du suivi budgétaire de chaque projet et supervise l’élaboration des prévisions de dépenses.
• Il / Elle supervise la mise en œuvre efficace des suivis budgétaires, des suivis financiers et de la gestion de la trésorerie.

RESSOURCES HUMAINES:

• Il / Elle soutient l’Administrateur Base en proposant de nouvelles descriptions de poste au Coordinateur terrain.
• Il / Elle assure une communication fluide entre la base et l’équipe de coordination pour promouvoir la mise en œuvre de la stratégie RH de PUI au Mali afin d’encourager et de soutenir le développement interne et professionnel du personnel local.

COORDINATION:

• Il / Elle aide le Coordinateur terrain à établir des canaux de communication appropriés avec tous les départements et l’équipe de coordination.
• Il / Elle assure une circulation efficace des informations du terrain vers l’équipe de coordination. Il / Elle assure la liaison avec les partenaires au niveau du terrain sur les approches techniques développées.
• Sous la direction du coordinateur de terrain, il / elle participe aux groupes de travail et il / elle participe en tant que membre actif aux réunions de coordination.

RENFORCEMENT DES CAPACITÉS:

• Il / Elle soutient activement et techniquement les logisticiens et administrateurs de la base avec la coordination
• Il / Elle assure un support technique à l’équipe Admin / Fin / RH de la base. Il dispense régulièrement des formations techniques et des conseils techniques sur sa gestion au quotidien afin d’augmenter les capacités des équipes.
• Il / Elle contribue à évaluer et mettre en place le processus de renforcement des capacités avec l’équipe de base, et participe à l’organisation des recrutements (publicité, candidatures, entretiens) pour tous les départements.

Expériences / Formation

Formation :

• Gestion comptable et financière
• Gestion des ressources humaines
• Logistique et sécurité

Expérience Professionnelle :

• Minimum 2 ans sur une fonction support pertinente : Logistique ; Finance; Administration; RH
• Expérience réussie en gestion d’équipe et gestion de programme multisectoriels
• Familiarité avec les procédures des ONG Internationales; outils et reporting.

Aptitudes transversales :

• Familiarité aux procédures des bailleurs de fonds (UE, BHA/OFDA, ECHO, CDCS, agences de Nations Unies, etc)
• Langues: Français obligatoire

Caractéristiques personnelles :

• Leadership et capacité à prendre des décisions et capacité à s’affirmer, si nécessaire
• Capacité à analyser (jugement, praticité) et à synthétiser
• Capacité d’adaptation
• Organisation, discipline et respect des délais
• Sens aigu des responsabilités
• Capacité d’écoute et de négociation exceptionnelle
• Bonnes compétences interpersonnelles et de communication
• Calme et capacité à travailler sous stress en général, et dans les situations d’urgence en particulier
• Capacité à garantir des résultats efficaces et opportuns
• Capacité générale à résister au stress
• Compétences importantes en organisation et rigueur
• Capacité à s’adapter, à gérer les priorités et à être pragmatique
• Capacité à déléguer et à superviser le travail d’une équipe multidisciplinaire
• Capacité à travailler de sa propre initiative et en collaboration au sein d’une équipe diversifiée et à gérer une charge de travail variée
• Un engagement fort envers les principes humanitaires et la volonté de veiller à ce que les besoins des bénéficiaires soient couverts au mieux dans la mesure où les ressources disponibles le permettent
• Fort engagement à soutenir / développer les capacités du personnel national et à développer le deuxième niveau de leadership
• Capacité analytique
• Honnêteté et rigueur

Salaire

• Salarié en Contrat à Durée Déterminée
• Salaire brut mensuel: entre 1980 et 2310 Euros brut selon experience en solidarité internationale + 50 Euros par semestre d’ancienneté avec PUI
• Frais pris en charge notamment transport AR Domicile / Mission , visas, vaccins…
• Assurance comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistante 24/24, rapatriement et prévoyance
• Hébergement en maison collective
• Frais de vie (« Per diem »)
• Régime de break : 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break
• Régime de conges payes : 5 semaines de CP/an + billet A/R au domicile tous les 6 mois

Comment postuler

Pour candidater, merci de suivre ce lien et de remplir le formulaire.