Contexte
La région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre est confrontée à d’importants défis politiques, sociaux et économiques directement liés au mandat du PNUD. Son niveau de développement humain est le plus faible au monde, avec des indices de développement humain de 0,461 et 0,507 pour l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale.
Le PNUD, par le biais de sa plate-forme régionale, aide les organisations sous-régionales et les gouvernements de la région à relever ces défis. La plate-forme régionale du PNUD pour l’Afrique de l’Ouest et centrale couvre vingt-quatre (24) pays et collabore avec toutes les communautés économiques régionales (CER).
En tant que telles, les initiatives du Bureau s’articulent autour des axes / piliers de la stratégie intégrée des Nations Unies pour le Sahel (SINUS), du soutien au pilotage des politiques publiques et de la mobilisation de ressources pour la réalisation des objectifs de développement durable (ODD), du soutien et du partenariat avec les institutions régionales.
Toutes ces initiatives sont mises en œuvre en collaboration avec les bureaux de pays du PNUD, les gouvernements et les institutions régionales et sous-régionales.
Pour renforcer l’analyse des politiques et la capacité de recherche dans le domaine des sciences politiques, de la gouvernance et de la sécurité, le PNUD a besoin d’un spécialiste des programmes et des opérations au niveau de l’unité de coordination.
Le / La titulaire travaillera directement sous la supervision directe du Directeur de pays adjoint, Opérations.
Le spécialiste de la gestion des ressources est responsable de la gestion stratégique des ressources financières et des ressources et de la cohérence avec les règles et règlements du PNUD. Le / la titulaire établit des politiques et des méthodes permettant d’optimiser les performances du CO en matière de gestion des ressources, démontrant ainsi sa capacité d’innovation et sa créativité et conseillant la haute direction sur le réajustement des ressources du projet afin de prendre en compte, le cas échéant, les modifications apportées à l’environnement opérationnel.
Il / elle analyse et interprète les règles et règlements administratifs et financiers et fournit des solutions à un large éventail de problèmes administratifs et financiers. Le spécialiste des programmes et de la gestion préconise une approche collaborative axée sur le client et conforme aux règles et règlements du PNUD.
Il / elle apportera un soutien organisationnel, de coordination et de gestion au bureau de liaison de Dakar. Il / elle assurera la direction stratégique des opérations DLO et coordonnera les activités de l’équipe DLO, évaluera les plans de travail et surveillera les résultats.
Le spécialiste de la gestion de programme travaille en étroite collaboration en tant que superviseur de deuxième niveau avec le personnel financier des composants pour fournir des services opérationnels avec succès.
Devoirs et responsabilités
Résumé des fonctions clés:
Assurer l’orientation stratégique de la gestion des finances du programme
Gestion et surveillance efficaces et précises des ressources financières
Système de gestion des budgets DLO
Contrôle des comptes DLO
Préparation des rapports financiers des programmes et du projet aux donateurs et aux autres parties prenantes
Gestion financière des fonds DLO et reporting financier
1. Assure l’orientation stratégique de la direction des finances du programme en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
Conformité des opérations avec les règles, règlements et politiques de l’ONU / PNUD, mise en œuvre des stratégies opérationnelles internes et suivi de la réalisation des résultats du programme de gouvernance.
Conseils sur les stratégies, les politiques et les plans affectant la gestion des finances du programme de liaison de Dakar, prestation de services de conseil sur les pratiques, de connaissances et d’apprentissage.
Établissement d’accords de collaboration avec des partenaires potentiels, une relation client;
Système de gestion à des fins de mobilisation des ressources et accords de partenariat opérationnel appropriés;
Mappage des processus opérationnels DLO et mise en place d’un fonctionnement interne standard;
Procédures en finance. Gestion des résultats, performance du programme. Surveillance et analyse constantes de l’environnement d’exploitation, réajustement rapide des opérations, conseils sur des considérations juridiques et évaluation des risques.
Création et partage de connaissances en matière de gestion au sein de l’Unité d’appui à l’exécution des programmes, organisation de la formation du personnel chargé du programme, synthèse des enseignements tirés / des pratiques optimales et contributions utiles aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratiques du PNUD.
2. S’assurer de la mise en œuvre efficace et précise de la gestion des ressources financières et de la performance du personnel financier des projets recruté pour chaque élément de gouvernance, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
Une bonne planification, un suivi des dépenses et un audit des ressources financières conformément aux règles et règlements du PNUD, remplissant la fonction de responsable de niveau 1 dans Atlas pour l’approbation des bons. Approbation des décaissements en attente en tant que «troisième autorité» (chèques, virements bancaires, télévirements).
Gestion appropriée du processus opérationnel de gestion des contributions et comptabilité des contributions afin de s’assurer que les fonds dus au PNUD sont correctement identifiés, classés de manière cohérente et uniforme, enregistrés en temps voulu et reçus avec suffisamment de pièces justificatives.
Analyses régulières et rapports sur les approbations budgétaires et la situation d’exécution des projets de gestion
Produire des rapports périodiques sur la situation financière du programme de liaison de Dakar.
Soumission des rapports financiers aux donateurs de manière ponctuelle et de qualité.
3. Assurer une gestion et une surveillance efficaces et précises des ressources financières, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:
Analyse financière et supervision de toutes les ressources gérées par Liaison Dakar et fourniture de conseils professionnels de haute qualité à la Direction de Liaison Dakar;
Planification appropriée, suivi des dépenses des projets conformément aux règles et règlements du PNUD
Surveillance des rapports d’exception financière pour des activités et transactions inhabituelles et enquête sur des anomalies ou des transactions inhabituelles. Fourniture d’informations aux superviseurs et aux autres membres du personnel du PNUD au siège sur les résultats de l’enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
4. Veiller à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:
Conformité totale des activités administratives et financières, du système d’enregistrement et des rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD, mise en œuvre d’un contrôle interne efficace, conception et fonctionnement appropriés du système de gestion des ressources administratives et financières. .
financer des projets d’affaires processus de cartographie et d’élaboration / mise en place de procédures d’exploitation standard interne
Analyse et suivi continus de la situation financière, présentation des prévisions pour les projets de développement et de gestion.
Surveille régulièrement les rapports d’exception financière pour les activités et transactions inhabituelles et examine les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informe les superviseurs et les autres membres du personnel du PNUD au siège des résultats de l’enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
S’assurer que les paiements anticipés et les paiements directs pour les projets DIM sont correctement examinés et effectués en temps voulu, ainsi que que les informations de paiement sont correctement enregistrées dans le système Atlas en temps voulu.
Administrer les activités de ressources humaines pour le personnel DLO conformément aux règles et règlements du PNUD.
Conseiller le personnel concerné pour une coordination adéquate avec l’Unité des ressources humaines du PNUD au cours des différentes étapes du recrutement du personnel du projet. Coordonner l’assurance, le renouvellement et la résiliation des contrats de DLO
En étroite collaboration avec le DCD / O, assurer une supervision et une gestion appropriées des performances du personnel d’appui.
Participer activement aux discussions relatives à la mise en œuvre efficiente et efficace des projets et à la gestion générale du bureau.
Assurer la préparation de factures pro forma pour les agences des Nations Unies et le suivi via le système de suivi Atlas.
5. Facilite l’acquisition de connaissances et le partage des connaissances, ainsi que des conseils à l’intention de toutes les parties prenantes sur les questions financières, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:
Conseils au personnel de projet sur les rapports administratifs du PNUD et les rapports DIM / NIM, en particulier sur les questions budgétaires;
Organisation / animation de la formation du personnel des opérations / projets / programmes sur la gestion financière et la gestion axée sur les résultats;
Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière de financement de programmes et de programmes;
Contributions valables aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Les compétences
Les compétences de base :
Innovation: faire en sorte que les idées nouvelles et utiles fonctionnent avec les concepts complexes et les défis complexes
Leadership: persuader les autres de suivre et de générer engagement, enthousiasme et excellence chez les autres
Gestion du personnel: améliorer les performances et la satisfaction et modéliser la pensée et l’action indépendantes
Communication: écouter, adapter, convaincre, transformer et synthétiser des informations pour communiquer une analyse indépendante
Livraison: faire les choses avec discernement et respecter les objectifs et les critères de qualité pour la livraison des produits ou services
Compétences techniques / fonctionnelles:
Planification financière et budgétisation: Créer et gérer des processus pour atteindre les objectifs financiers à long et à court terme du PNUD;
Gestion des connaissances: saisir, développer, partager et utiliser efficacement les informations et les connaissances;
Innovation: gérer les ressources et le déploiement organisationnels dans le cadre d’approches et d’initiatives novatrices;
Gestion des fonds d’affectation spéciale: connaissance de la gestion des fonds d’affectation spéciale, y compris les contributions, les allocations, l’analyse des prestations, les projections et les avis de la direction sur les nouveaux mécanismes financiers;
Gestion financière: créer un processus pour atteindre les objectifs financiers;
Rapports et analyses financiers: évaluer les données financières, en tirer des conclusions pertinentes et les présenter de manière significative
Efficacité opérationnelle: Identifier et exploiter les opportunités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle;
Apprentissage et développement: connaissance des problèmes, concepts et principes relatifs à l’apprentissage et au développement dans l’entreprise, et capacité à les appliquer pour améliorer l’épanouissement et les performances des employés.
Compétences requises et expérience
Formation: Master ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finances, économie ou dans un domaine apparenté.
Expérience: 5 années d’expérience pertinente aux niveaux national et international dans la fourniture de services consultatifs de gestion et / ou la gestion de personnel et de systèmes opérationnels, ainsi que dans l’établissement de relations réciproques entre organisations internationales et gouvernements nationaux.
Expérience de l’utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureautique, expérience de la manipulation de systèmes de gestion Web. La connaissance du système financier et opérationnel du PNUD est hautement souhaitée.
Exigences linguistiques: Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais.