National Democratic Institute recrute 01 Chargé des Finances et Administration
Dans le cadre de la mise en œuvre de son programme d’appui au processus électoral au Sénégal, l’Institut National Démocratique (NDI), recherche un(e) Chargé(e) des Finances et Administration. Le programme est mis en oeuvre en collaboration avec les partenaires du consortium pour le renforcement des processus politiques et électoraux (CEPPS).
Le/la Chargé(e) des Finances et Administration apportera un appui dans la gestion financière et administrative des activités et du Programme. Il/Elle fournira un soutien à tous les aspects des Ressources Humaines (RH) liés au personnel, la gestion des avantages du personnel, la tenue des dossiers à jour et veiller à ce que l’organisation reste en conformité avec le droit du travail Sénégalais et des règlements du NDI et des bailleurs de fonds.
Il/elle apportera aussi un appui dans le domaine financier aux bénéficiaires des subventions retenus pour l’exécution du programme NDI au Sénégal. Il/elle va apporter son expertise pour assurer une bonne gestion et rapportage des subventions. Il/elle veillera à ce que tous les bénéficiaires des sous-subventions comprennent et respectent pleinement les règles et procédures du NDI, ainsi que ceux de ses bailleurs de fonds.
Responsabilités principales
Administration
- Assister le Directeur Résident et le/la Responsable du Programme dans la coordination des programmes et des opérations internes quotidiens du bureau NDI-Senegal;
- Assurer la liaison avec l’équipe Afrique de l’Ouest et Centrale du NDI basée à Washington, DC et des départements administratifs pour s’assurer que toutes les questions administratives importantes sont abordées et résolues et que tout suivi est effectué en cas de besoin;
- Planifier et gérer les marchés et achats locaux et s’assurer de l’implication en temps opportun des consultants et la livraison des services demandés localement, des fournitures de bureau et autres matériaux;
- Mettre en place et/ou superviser l’entretien d’archives bien organisées électroniquement et sur papier des documents administratifs, financiers, et programmatiques du NDI ;
- Assurer le respect de la législation nationale, des prescriptions de l’USAID et du NDI en matière administrative et de compte-rendu, ainsi que la mise en œuvre appropriée du règlement intérieur et du manuel du bureau local;
- Assurer la liaison avec le siège du NDI et les responsables du département des informations technologiques basés sur le terrain ou les consultants pour s’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique et des systèmes de communication et de technologies de l’information
Finances
- Gérer tous les aspects de la comptabilité du bureau local au Sénégal, y compris la formation et la directe supervision de l’assistant administratif;
- Approuver et suivre les dépenses du programme et les frais mensuels encourus sur le terrain, y compris le budget des dépenses courantes, faire des rapports sur les résultats financiers et les prévisions de coûts, et envoyer les demandes de fonds mensuelles aux responsables de la gestion au Sénégal et à Washington, DC;
- Suivre le compte bancaire du NDI au Sénégal et effectuer les réconciliations mensuelles;
- Approuver et superviser les principaux marchés d’attribution de matériaux et de fournitures de bureau, les contrats de prestation de service et les contrats des consultants locaux;
- Assurer régulièrement une liaison de communication avec les équipes de travail basées à Dakar et Washington DC sur l’état des rapprochements financiers et veiller à ce que les dépenses encourues dans le cadre des activités du programme s’alignent avec le budget prévu pour le programme NDI.
- Informer les consultants locaux et internationaux à Dakar sur les procédures de contrôle financier et les exigences en matière de rapprochement financier avant leur départ en mission dans d’autres régions du Sénégal
- Suivre au niveau financier et administratif la mise en place des activités NDI dans les régions ;
- Poursuivre l’amélioration de la comptabilité et des systèmes financiers du programme en concertation avec les équipes de gestion basées au Sénégal et à Washington, DC;
- Veiller à ce que les financements du programme NDI soient conformes aux règles et procédures du NDI, aux exigences des bailleurs de fonds, et aux contrôles comptables et internes;
- Veiller au respect des normes lors des contrôles internes et des procédures comptables;
- Veiller à ce que tous les rapports financiers et comptables soient établis et soumis en temps opportun;
- Superviser l’assistant administratif
Qualifications
- Licence en comptabilité, gestion de ressources, ou d’autre sujet pertinent
- Connaissance approfondie de la budgétisation, le contrôle budgétaire, les appels d’offres compétitifs, les principes comptables généralement reconnus, et l’application pratique des systèmes financiers;
- La capacité de conception et de mise en œuvre de systèmes de comptabilité adaptés à un environnement difficile et instable avec des infrastructures non-fiables et parfois inexistantes;
- Un minimum d’expérience de quatre (4) ans d’expérience en matière de gestion financière et d’administration des opérations et programmes de développement international de grande envergure menés dans plusieurs locations géographiques; l’exécution et le suivi des versements financiers, des achats et des marchés;
- Une expérience en administration des subventions internationales est préférée;
- Une grande attention au moindre détail concernant tous les aspects de responsabilités du travail;
- Excellente compétences en communication écrite et verbale combinée avec la capacité de travailler en collaboration avec le personnel des finances basé à Washington ainsi que le personnel du programme au Sénégal;
- Expérience avec le traitement de texte et tableur (Microsoft Word et Excel préféré) et les Applications Gmail, Google Calendar, et Google Drive;
- Expérience en gestion de base de données;
- Une expérience avec Quicken ou tout autre logiciel de comptabilité standard est requise, et une expérience avec les règles et procédures financières et administratives des bailleurs de fonds internationaux;
- Expérience dans la supervision et la direction du personnel subalterne;
- Expérience dans l’interprétation et l’application des règles relatives au code du travail senegalais;
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite ;
- Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit est préférée.
Exigences requises
- Le/la chargé (e) de finances et administration doit être de nationalité sénégalaise ou être titulaire d’un titre de séjour lui donnant droit à occuper un emploi salarié au Sénégal.
- Il/elle doit être disponible à travailler au-delà des heures ordinaires de bureau (au-delà) des heures ordinaires de bureau (au-delà de 17h) et même les weekends et jours fériés en cas de besoin.
Candidature
Les candidats intéressés par la présente offre sont priés d’envoyer un mail à recrutementNDISenegal@gmail.com comprenant les pièces suivantes, au plus tard le 19 janvier 2022 à 16H00. :
- Une lettre de motivation ;
- Un CV détaillé ;
- Copies des diplômes et attestations ;
- Tout autre document jugé pertinent.