Mercy Corps recrute 01 Director of Operations – Directeur/trice des Opérations

A Propos de Mercy Corps

Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes font leur meilleur travail lorsqu’elles sont diverses et que chaque membre de l’équipe a un sentiment d’appartenance. Nous accueillons des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être plus forts et d’avoir un impact à long terme.

Mercy Corps Au Mali

Mercy Corps travaille au Mali depuis 2012 en aidant les femmes et les hommes maliens y compris les jeunes femmes et hommes à faire face à l’insécurité alimentaire, aux chocs et aux stress créés par les conflits, à rétablir la paix et la stabilité et à relever les défis structurels humanitaires et de développement.

Tout au long de notre travail, Mercy Corps cherche à soutenir l’émergence de communautés fortes, inclusives et résilientes en i.) fournissant une aide humanitaire sensible aux conflits, ii.) s’attaquant aux causes profondes des conflits grâce à des mécanismes améliorés et holistiques de prévention et de gestion des conflits et iii.) en promouvant le développement économique durable grâce au renforcement des systèmes de marché et aux opportunités d’emploi pour les femmes et les jeunes femmes et hommes. Le travail de Mercy Corps aborde les questions liées à la gestion des ressources naturelles et à l’adaptation au changement climatique au Mali et au-delà des frontières avec les pays voisins du Sahel (le Niger et le Burkina Faso). Avec un portefeuille actuel d’environ 30 millions de dollars américains financés par le FCDO, l’USAID/BHA, l’agence de développement international suédoise, l’Union européenne et des fondations privées, Mercy Corps a touché au cours des 18 derniers mois plus de 100 000 personnes dans les régions de Mopti, Ségou, Koulikoro, Kayes, Sikasso, et Koutiala.

Le Poste

Mercy Corps est à la recherche d’un.e directeur/trice des opérations expérimenté.e, dynamique, innovant.e et diligent.e pour diriger notre département des opérations et de fournir un soutien efficace et opportun aux programmes alors que nous nous efforçons de créer un impact durable dans la vie des maliens. Le département des opérations fournit un soutien clé à l’ensemble de la mission en matière d’approvisionnement, de gestion des équipements, gestion des entrepôts, de la flotte, des installations et des bureaux pour une mise en œuvre réussie de nos activités.

Le/la directeur.trice des opérations est l’un des membres clés de l’équipe de direction du pays. Il/elle joue un rôle essentiel dans la mise en place d’une équipe opérationnelle solide et dans la promotion de la collaboration et de la cohésion avec les autres départements, afin de promouvoir une vision novatrice du département des opérations et du programme national. Le/la titulaire du poste instaurera une culture de l’excellence du service par le renforcement des capacités du personnel, l’amélioration des systèmes et le développement de stratégies et de politiques adaptées au contexte (approvisionnement, logistique, gestion de la flotte et des actifs, informatique, conformément aux politiques mondiales de Mercy Corps). Il/elle développe des procédures opérationnelles standard spécifiques au contexte et s’assure que des systèmes efficaces sont en place pour soutenir une mise en œuvre efficace et opportune du programme et la mission globale du pays.

Le/La Directeur/trice des Opérations s’assure que les ressources de l’organisation sont planifiées et utilisées rationnellement pour un soutien efficace du programme. Il/elle développe le plan stratégique des opérations du pays qui s’aligne sur la vision stratégique du pays et s’efforce d’atteindre les objectifs.

En tant que membre de l’équipe de direction au niveau du pays, le/la directeur/trice des opérations partage la responsabilité globale de la direction et de la coordination des activités des opérations nationales de Mercy Corps, sous la supervision directe du/de la directeur/trice du pays.

Responsabilités Essentielles

Gérer des opérations de la mission de façon fiable et efficiente, ainsi que la mise en œuvre efficace des stratégies de Mercy Corps, y compris dans la gestion des installations et des bureaux, des technologies de l’information, la gestion des achats, des équipements, du parc automobile et des entrepôts.
Soutenir l’équipe du programme en anticipant et en répondant en temps opportun à leurs besoins en matière d’achats, de logistique, etc.
Assurer la conformité aux exigences de Mercy Corps, aux règles et règlements spécifiés par les bailleurs de fonds et des gouvernements hôtes.
Fournir des informations et des données facilitant la prise de décision basée sur les évidences.
Participer activement à l’élaboration de propositions de projets et à la budgétisation notamment à travers la prise en compte des besoins opérationnels de la mission et des programmes.
Représenter Mercy Corps selon les besoins, en coordination avec la direction du pays. Le niveau de représentation peut varier en fonction du contexte du pays (c’est-à-dire le Cluster logistique local, les groupes de travail des ONG, etc.)
S’assurer qu’un système d’archivage robuste de la logistique et des achats est en place et que le personnel est bien formé et que tous les documents clés sont archivés en ligne.
Promouvoir une culture de tolérance zéro la fraude et d’intégrité dans l’utilisation des ressources de Mercy Corps.

STRATEGIE ET PLANNIFICATION

Apporter une vision, orientation et des conseils d’ordre stratégiques sur tous les aspects de la gestion des opérations de Mercy Corps, visant à l’atteinte des résultats suivants :

La mise en œuvre réussie de la stratégie des opérations (logistique, achats, gestions des équipements, parcs automobiles, informatique, etc.) de la mission pays et l’établissement de directives de gestion.
L’appui-conseil dans le développement, la compréhension et la mise en œuvre de la stratégie des opérations, les politiques et les plans affectant les opérations, les livrables des programmes et le personnel.
Le maintien d’un contrôle régulier du le budget des opérations et l’identification de toute exception ou les implications possibles d’un sous-dépassement / dépassement en temps opportun.
La promotion d’une culture d’apprentissage organisationnel continu avec l’autonomisation des individus et des équipes.
Encourager les actions et les solutions innovantes et créer un environnement de travail où les points de vue alternatifs sont les bienvenus.

MISE EN PLACE DES POLITIQUES ET PROCEDURES ORGANISATIONNELLES

Mettre en œuvre les politiques et de procédures opérationnelles appropriées, conformes aux politiques et procédures de Mercy Corps global et aux règles et réglementations des donateurs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

Conformité totale des opérations aux politiques, procédures et processus d’approvisionnement et de logistique de Mercy Corps.
Fournir un leadership stratégique, technique et opérationnelle dans la mise en œuvre des processus d’achat, approvisionnement et logistique.
Assurer la conformité totale et permanente des politiques et procédures financières de Mercy Corps et autres (c’est-à-dire le manuel de gestion des programmes, le manuel du personnel national, etc.)
Agir en tant que point focal des opérations pour toutes les questions d’audit interne et externe en coordination avec la direction du pays.
Fournir des conseils d’expert sur les politiques de Mercy Corps concernant la gestion des ressources, des outils, etc.
En collaboration avec l’équipe de direction du pays, élaborer des politiques et des procédures locales et spécifiques au contexte et les mettre en œuvre.
Assurer le déploiement des politiques opérationnelles globales nouvelles ou révisées, des politiques opérationnelles standard et des directives.

GESTION DES RESSOURCES

Une gestion efficace et efficiente des ressources dans les domaines de l’administration, des achats, de la logistique et de l’informatique pour la réalisation des résultats suivants :

La gestion efficace des ressources administratives / logistiques et rendre compte de manière systématique, transparente et efficace à la direction du pays.
S’assurer de la mise en œuvre de ressources, systèmes et outils pouvant garantir des approvisionnements de haute qualité et autres appuis de qualité aux programmes et en temps opportun.
Exercer une surveillance sur les processus d’approvisionnement et logistiques en veillant au respect des politiques et procédures d’approvisionnement de Mercy Corps ainsi que des règles et réglementations des donateurs.
Superviser la fourniture d’un soutien en matière de transport et de voyage (international et national).
Superviser la bonne gestion des équipements de Mercy Corps, de l’inventaire des entrepôts et de l’inventaire général.
S’assurer que l’utilisation des ressources du programme pays est optimisée.

GESTION DES ACHATS

Assurer le traitement et la documentation des achats en temps voulu et avec précision, ainsi que l’utilisation du système électronique d’approvisionnement de Mercy Corps que l’on trouve dans l’Office in a Box.
Présider les ouvertures d’appels d’offres, le cas échéant.
Fournir un soutien direct à tous les bureaux de MC Mali et veiller à ce qu’ils appliquent des normes élevées en matière d’approvisionnement.
S’assurer que les équipes d’approvisionnement et tous les employés concernés ont correctement assimilé et appliqué les nouvelles politiques et la procédure d’approvisionnement sur le terrain (FP3).
Organiser un classement approprié de la documentation selon les normes de Mercy Corps.
Tenir à jour un tableau de bord complet pour l’approvisionnement afin d’en assurer le suivi.
S’engager avec les responsables de programmes pour le développement et la mise à jour régulière des plans d’approvisionnement pour chaque projet.
Produire régulièrement des rapports sur l’état des achats et les achats terminés en utilisant la liste complète des demandes d’achats en cours.
Assurer une communication permanente avec les différents départements pour garantir une bonne planification de tous les achats.
Établir des accords-cadres pour les articles couramment achetés et veiller à l’utilisation maximale et au renouvellement annuel de ces accords.
S’assurer que les activités d’approvisionnement de Mercy Corps sont légales et morales.
S’engager efficacement auprès des fournisseurs pour s’assurer que les procédures d’achat de Mercy Corps et les politiques connexes sont comprises par les fournisseurs.

GESTION LOGISTIQUE

Veiller à ce que les procédures de gestion des entrepôts soient respectées, comme prescrits dans la politique et les procédures de l’entrepôt.
Superviser l’équipe de gestion du parc automobile et s’assurer que des systèmes de suivi de l’entretien, de l’utilisation du carburant et de la programmation des véhicules sont en place.
Établir le budget tenant compte des coûts supports principaux, y compris le suivi et l’analyse des coûts et l’allocation des besoins en ressources.
Assurer la liaison avec le département des finances pour garantir le respect de la conformité et des calendriers de paiement.
Tenir des registres d’inventaire des équipements et des flux d’équipements ;
Établir des stratégies d’efficacité et d’efficience logistiques pour soutenir les programmes et leur mise en œuvre.
S’assurer que les inventaires des équipements sont effectués régulièrement, qu’ils font l’objet d’un suivi et qu’ils sont maintenus conformément aux politiques et procédures de gestion des équipements sur le terrain de Mercy Corps.
Veiller à la sécurité des équipements et à leur élimination appropriée lorsque cela est nécessaire, conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs.
Analyser les rapports mensuels des opérations sur le terrain, les commenter et envoyer un retour d’information à tous les bureaux de terrain avant la consolidation du rapport de mission mensuel.
Effectuer des visites régulières dans les bureaux de terrain, les sous-bureaux et les sites de projet de Mercy Corps Mali pour soutenir le personnel et assurer des procédures et des conditions de logistique et de sécurité appropriées.

APPUI AUX PROGRAMMES

Travailler en étroite collaboration avec le/la directeur/trice pays, et les autres chefs de service pour assurer une mise en œuvre harmonieuse, efficiente et efficace des programmes.
Créer et maintenir des systèmes garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières.
Diriger ou codiriger les réunions de coordination entre les programmes et les opérations et s’assurer que tous les points d’action convenus sont bien suivis.
S’assurer que tous les bureaux disposent des capacités (humaines et techniques) nécessaires au bon fonctionnement des programmes.
Établir et maintenir un pipeline de fournitures, en supervisant les aspects logistiques de l’opération ; superviser le stockage et les mouvements des NFI, des produits de base, selon les besoins.
Assurer une gestion unifiée et rentable du parc automobile, y compris le suivi de la maintenance, de l’utilisation du carburant et de la programmation des véhicules.
Soutenir la mise en place sur les nouveaux bureaux de terrain, y compris les TIC et la logistique.
Apporter un soutien aux programmes dans l’élaboration et la révision périodique des plans d’approvisionnement.
Superviser la gestion des bases de données et des fichiers pour les documents relatifs aux achats, aux TIC et à la logistique.
Normaliser les procédures et les outils dans l’ensemble de la mission et veiller à ce qu’ils soient respectés.
Veiller à ce que les archives de la documentation des opérations soient bien organisées avec un format papier et électronique et à jour pour faciliter l’audit et la recherche d’informations.
Travailler en étroite collaboration avec l’équipe RH/Admin pour assurer la qualité de l’orientation des nouveaux employés en ce qui concerne les politiques et procédures du MC.

APPUI AUX BUREAUX TERRAIN

Fournir un soutien aux bureaux de terrain pour s’assurer que les systèmes et structures de soutien sont en place et conformes aux politiques et procédures internes et externes pertinentes.
Veiller à ce que les opérations des bureaux de terrain créent un environnement propice à une mise en œuvre harmonieuse des programmes.
Effectuer de fréquentes visites de terrain sur les sites des projets/programmes à des fins de supervision et de soutien, et maintenir une collaboration étroite avec les chefs de bureau de chaque site de terrain pour assurer une coopération opérationnelle et programmatique.
Aider les bureaux extérieurs à évaluer les risques opérationnels et à élaborer un plan d’atténuation des risques opérationnels.

GESTION DES EQUIPES

Développer la capacité de l’équipe du département des opérations, approfondir la compréhension de leurs rôles et aider au développement de leur carrière.
Aider les membres de l’équipe en leur fournissant des informations, des outils et des ressources pour améliorer leurs performances et atteindre leurs objectifs.
Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir un retour constructif de manière informelle et formelle via des entretiens individuels réguliers et des évaluations de performance.
Créer et maintenir un environnement de travail empreint de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
Embaucher, orienter et diriger les membres de l’équipe si nécessaire.
Travailler avec l’ensemble du personnel de Mercy Corps pour assurer une introduction et une adoption sans heurts des systèmes opérationnels.
Examiner, adapter et proposer des changements sur la structure opérationnelle/l’organigramme.
Promouvoir un environnement de travail sain et un esprit d’équipe positif.

GESTION DE LA SÉCURITÉ

Assurer le respect des procédures et des politiques de sécurité telles que déterminées par la direction du pays.
Veillez de manière proactive à ce que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et soient au courant des politiques.

Responsabilité de supervision

L’ensemble du personnel du département des opérations

Supervision directe : l’Adjoint aux opérations, les chargés séniors des opérations, l’assistante logistique, le chargé IT

Supervision indirecte : Chargés (séniors), coordinateurs des opérations sur le terrain, etc.

Redevabilité :

Rend Compte Directement à : Le/La Directeur/trice pays

Travail Directement avec : Directeur de la mise en œuvre des programmes, directeur du développement et de la qualité des programmes, directeurs/responsables des programmes, responsable financier, Spécialiste des RH/Admin

Redevabilité envers les Participants et les Parties Prenantes

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier aux participants à nos programmes, aux partenaires communautaires, aux autres parties prenantes, et aux normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Qualification minimale et connaissances transférables

Un diplôme de niveau Bac +3/Bac+5 en logistique, supply chain, gestion administrative ou autre domaine pertinent.
Au moins 5 ans d’expérience en tant que cadre supérieur dans une ONGI, y compris une expérience dans le soutien opérationnel, notamment dans l’élaboration de stratégies.
Une solide connaissance des procédures administratives et logistiques des ONGI humanitaire et de développement est indispensable.
Une compréhension avérée des situations d’urgence complexes, des problèmes de sécurité connexes et des réponses appropriées, avec une expérience en Afrique et dans des environnements peu sûrs, de préférence.
Attention portée sur les détails, au respect des procédures et des délais, ainsi qu’au travail et à la résolution de problèmes de manière indépendante et coopérative.
La connaissance des systèmes et procédures de Mercy Corps (en particulier les systèmes d’approvisionnement) est un plus ;
Une qualification internationalement reconnue en gestion de projet ou de programme ou un engagement à obtenir cette qualification dans les premiers mois de travail.
Une capacité de supervision avérée et/ou des compétences techniques combinées à du leadership.
De solides compétences interpersonnelles et la capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec des collègues dans un environnement de travail multiculturel et multiethnique diversifié.
Compétences en matière de gestion, d’organisation, de planification et de mise en œuvre des tâches assignées sous la pression de calendriers fréquents et serrés.
Forte capacité à appliquer un bon jugement et des compétences décisionnelles dans des environnements de travail difficiles et complexes.
Compétences démontrées en matière d’analyse et de résolution de problèmes dans le traitement des questions de gestion et de coordination au niveau des programmes nationaux.
Excellentes compétences orales et écrites en français requises ; la maîtrise de l’anglais est un atout.
Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diverse dans un environnement sensible.

Facteurs Clés de Succès

Le/la directeur/trice des opérations retenu.e est une personne capable de résoudre des défis opérationnels et pourra élaborer des méthodes permettant d’assurer le succès des programmes tout en faisant preuve d’une excellente capacité à gérer les ressources financières et en respectant les réglementations de Mercy Corps et des donateurs. Il/elle entretiendra de solides relations de coopération avec les autres départements et interagira efficacement avec le personnel international et national, tant au niveau de la gestion que de la formation, tout en démontrant sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à respecter les délais et à traiter les informations à l’appui des activités changeantes du programme. Il/Elle sera capable de vivre et de travailler en étroite collaboration avec une équipe diversifiée d’individus dans un environnement de travail et de sécurité très intense et fluide et seront disposés à voyager régulièrement vers les bureaux de terrain et les sites de projet de Mercy Corps. Les membres du personnel de Mercy Corps qui réussissent le mieux ont un fort engagement envers le travail d’équipe et la responsabilité, s’épanouissent dans des environnements changeants et évolutifs et font de la communication écrite et verbale efficace une priorité dans toutes les situations.

Conditions de Vie / Conditions Environnementales

Le poste est basé à Bamako au Mali et nécessite au moins 35% du temps passé dans les bureaux de terrain hors de Bamako. Il s’agit d’un poste accompagné (le statut familial des postes à Bamako est en cours de révision et pourrait changer). Le poste donne droit à un logement et est éligible pour le R&R mais pas pour la pénibilité. Il y a un bon accès à l’électricité et à l’eau, bien qu’il y ait des coupures de courant occasionnelles. L’accès à des soins de santé de qualité est limité. Il y a plusieurs cliniques en ville, mais les maladies graves nécessitent une évacuation. L’Internet est de bonne qualité à Bamako, peut-être parfois limité mais surtout disponible dans tous les bureaux de Mercy Corps. Il y a un accès raisonnable à la plupart des biens de consommation à Bamako.

Apprentissage Continu

Conformément à notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l’équipe la possibilité de consacrer 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

Diversité, Equité et Inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d’origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu’individu et en tant qu’équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

Égalité des Chances en Matière d’Emploi

Mercy Corps est un employeur qui respecte l’égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu’elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l’état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et Ethiques

Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions. Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou envers les membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux Politiques du Code de Conduite de Mercy Corps et aux valeurs à tout moment. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours en ligne obligatoires sur le Code de Conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.

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English Version

About Mercy Corps

Mercy Corps is powered by the belief that a better world is possible. To do this, we know our teams do their best work when they are diverse, and every team member feels that they belong. We welcome diverse backgrounds, perspectives, and skills so that we can be stronger and have long term impact.

The Mali Mission

Mercy Corps has been present in Mali since 2012, focusing its interventions on Humanitarian Assistance (Cash & Voucher, WaSH, Shelter & NFI) Economic Resilience, Social Cohesion, Peacebuilding & Governance, Food Security & Livelihood Opportunities. With funding from USAID/BHA, FCDO, SIDA, the European Commission, the PATRIP Foundation and UNPBF. Mercy Corps has been able to work together with communities in Mali to respond to these conflict and climate change related shocks, bringing benefit to more than 200 000 of beneficiaries in Mopti, Segou, Koulikouro, Kayes, Sikasso, Koutiala regions.

The Position

Mercy Corps is looking for an experienced, dynamic, innovative, and diligent Operations Director to lead our vibrant operations department to provide effective and timely support to the country programme as we strive to create long-lasting impact in the life of Malians. The Operations Department provides key support to the entire country program in procurement, asset management, warehouse management, fleet management and facilities & office management for successful program implementation.

The Operations Director is one of the key members of the country senior management team. He/she plays a key role in building strong operational team and fostering collaboration and cohesion with other

departments to drive a game changing vision for the operations department and the country program. The position holder will build a culture of service excellence through staff capacity building, systems’ improvement and develop context informed strategies and policies (procurement, logistics, fleet & asset management, IT in line with Mercy Corps’ global policies. She/he develops context specific standard operating procedures and ensures effective systems are in place to support effective and timely program implementation and the overall country mission.

The Operations Director ensures the organizational resources are planned and rationally utilized towards effective program support. He/she develops the country operations’ strategic plan that aligns with the country strategic vision and strives to meet the targets. As a member of the senior management team at the country level, the Operations Director shares the overall responsibility for the direction and coordination of the Mercy Corps country operation activities under the direct supervision of the Country Director.

Essential Responsibilities

Manage reliable and cost-effective operations and effective implementation of the strategies of Mercy Corps towards the right direction, including supervision of facilities & office management, information technology, procurement, asset management, fleet management and warehouse management.
Supports the program team on timely provision of operations support at a higher level of standards.
Ensures compliance requirements of Mercy Corps and rules and regulations specified by the donors and sometimes host governments.
Provides management information for decision making as required.
Support developing budgets for operations activities of country programs as an integral part of program proposal development and country level budgeting.
Represents Mercy Corps as required in coordination with country management. As a senior management team member, the operations director will have certain representation at the discretion of the country director. The level of representation may vary depend on the country context (i.e. Local Logistics Cluster, NGO Working Groups, etc.)
Ensures strong logistics and procurement archiving system is in place and staff well trained and all key documents are scanned and archived in MC on online folders
Promotes a culture of zero tolerance and integrity in the use of Mercy Corps resources

STRATEGIC OVERSIGHT

Strategic oversight, direction, and advice on all aspects of Mercy Corps operations management, aiming at the achievement of the following results:

Successful contribution for implementation of country operations strategies and establishment of management guidelines.
Advice on operations strategies, policies and plans affecting operations, program deliverables and staffing.
Analyzing Mercy Corps’ operating environment in the country and adjusting operations and providing advice on contextual changes.
Guide Mercy Corps operational strategies and activities.
Successful implementation of operational strategies and direct establishment of management achievements with operations.
Maintain regular control on operations budget and identify any exceptions or possible implications of under / overspending in a timely manner.
Promote continuous organizational learning culture with the empowerment of individuals and teams with the identification of learning needs. Create learning opportunities and ensure access to available learning resources.
Contribute in the country program strategic planning and or review process
Foster innovative action and solution and create a work environment where alternative viewpoints are welcomed

IMPLEMENTATION OF POLICIES AND PROCEDURES

Implementation of appropriate operations policies and procedures that comply with Mercy Corps policies and procedures and with donor rules and regulations focusing on the achievement of the following results:

Full compliance of operations with Mercy Corps Global Procurement and Logistics policies, procedures, and processes.
Provide strategic, technical, and managerial leadership in implementation of Global Procurement and Logistics in the country program.
Ensure ongoing full compliance of Mercy Corps finance policies and procedure and others (i.e., Program Management Manual, National Staff Handbook, etc.)
Act as focal point from operations for all internal and external audit matters in coordination with country management.
Provide expert advice on Mercy Corps policies regarding resource management, tools, etc.
In collaboration with the country senior management team, develop local and context specific policies and procedures and implement them.
Ensures the roll-out of new and or revised global operational policies, standard operational policies and guidelines

RESOURCE MANAGEMENT

Effective and efficient resources management in administration, procurement, logistics and IT on the achievement of the following results:

Ensure effective management of administrative / logistics resources and reporting in a systematic, transparent, and efficient manner to country management.
Responsible for provision of high quality and timely procurement and other program support.
Exercising oversight over procurement processes and logistics ensuring compliance with Mercy Corps procurement policies and procedures as well donor rules and regulations.
Oversee provision of transport and travel support (international and domestic).
Oversight on maintenance of proper custody of Mercy Corps assets, warehouse inventory and general inventory.
Ensure the use of the country program resources is optimized

PROCUREMENT MANAGEMENT

Ensure timely, accurate processing and documentation of procurements and use of Mercy Corps’ Electronic Procurement System found in the Office in a Box.
Chair tender openings as required.
Provide direct support to and ensure that all MC Mali offices have high standards in procurement
Ensure that procurement teams and all relevant employees have correctly assimilated and applied the new field Procurement Policies and procedure FP3
Work closely with program managers to develop context informed policies, procedures and set up
Organize proper filing of documentation according to mercy corps standards
Maintain an updated comprehensive dashboard for procurement to ensure follow-up.
Engage with program managers for the development and regular updating of procurement plans for each project
Regularly produce purchase status and completed purchases reports using the Ongoing PR Master List
Ensure ongoing communication with the different departments to ensure good planning of all purchases
Establish Master Agreements for commonly procured items and ensure maximum use and yearly renewal of these agreements
Ensure that Mercy Corps’ procurement activities are legal and moral.
Establish preferred supplier agreements for commonly procured items
Effectively engage with vendors to ensure Mercy Corps’ procurement procedures and related policies are understood by vendors

LOGISTICS MANAGEMENT

Ensure warehouse procedures are followed as described in the Warehouse Policy and Procedures Guidelines.
Supervise the fleet management team and ensure systems to track maintenance, fuel usage and vehicle scheduling are in place.
Establish Master Support Budget, including cost monitoring and analysis and resource needs allocation.
Liaise with finance to ensure compliance and payment schedules are respected.
Maintain inventory records of materials and materials flow; oversee tracking of all assets.
Establish strategies for logistical effectiveness and efficiency in supporting programs and implementation
Ensure Assets inventories are conducted on a regular basis, tracked and maintained in accordance with the Mercy Corps Field Assets management policies and procedures.
Ensure the safety of assets and proper disposals when needed according to Mercy Corps and donors’ policies and procedures.
Analyze field operations reports, comments and send feedback to all field offices before consolidation of the monthly mission report.
Conduct regular visits to Mercy Corps Mali’s field offices, sub-offices, and project sites to support staff and ensure proper logistics and security procedures and conditions.

PROGRAM SUPPORT

Work closely with the Country Director, and other head of departments to ensure smooth, efficient and effective implementation of programs
Create and maintain systems ensuring effective and transparent use of financial resources
Lead or co-lead coordination meetings between programs and operations and ensure all the agreed points of action are well followed
Ensure all offices have capacities (human and technical) for smooth program operations.
Ensure internal and donor procedures, policies and guidelines are followed
Establish and maintain pipeline of supplies, overseeing the logistical aspects of the operation; overseeing NFI, commodity storage and movements as needed.
Ensure unified and cost-effective fleet management, including tracking of maintenance, fuel usage and vehicle scheduling.
Support the set-up on new field offices including ICT and logistics
Provide support to programs in developing and periodically reviewing procurement plans
Oversee database and file management for procurement, ICT and logistics documents.
Standardize procedures and tools across the mission and ensure they are followed
Ensure archive of operations documentation is well organized with hard and soft format and up to date to facilitate audit and information research.
Work closely with the HR/Admin team to ensure the quality of orientation for new staff regarding MC policies and procedures

FIELD OFFICES OPERATIONS

Provide support to field offices to ensure support systems and structures are in place and compliant with relevant internal and external policies and procedures.
Ensure that field office operations create an enabling environment for smooth program implementation.
Conduct frequent field visits to projects/programs’ sites for supervision and support and maintain close collaboration with the Heads of Office in each field site to ensure operational and programmatic cooperation.

TEAM MANAGEMENT

Develop the capacity of the team, deepen understanding of their roles and assist with career development.
Assist team members with information, tools, and resources to improve performance & reach objectives.
Promote accountability, communicate expectations, and provide constructive feedback informally and formally via regular one on ones and performance reviews.
Create and sustain a work environment of mutual respect where team members strive to achieve excellence.
Hire, orient and lead team members as necessary.
Work with all Mercy Corps staff to ensure smooth introduction and adoption of operational systems.
Review, adapt and propose changes on the operational structure/organogram
Promote healthy working environment and positive team spirit
Support field offices in assessing operational risks and in developing an operational risk mitigation plan

SECURITY

Ensure compliance with security procedures and policies as determined by country leadership.
Proactively ensure that team members operate in a secure environment and are aware of policies.

Supervisory Responsibility

All Mali Operations (Procurement, Logistics) staff.

Direct supervision of: Deputy Operations Manager, Senior Operations Officers, Logistics assistant and IT Officer in Bamako.

Indirect Supervision of: Field based operations coordinators, senior operations officers, etc.

Works Directly With: Director of Program Implementation, Director of Program Development & Quality, Program Managers/Directors, Finance Manager, HR Manager.

Accountability

Reports Directly To: Country Director

Accountability to Participants and Stakeholders

Mercy Corps team members are expected to support all efforts toward accountability, specifically to our program participants, community partners, other stakeholders, and to international standards guiding international relief and development work. We are committed to actively engaging communities as equal partners in the design, monitoring and evaluation of our field projects.

Success Factors

The successful Operations Manager will be good at problem solving and can work out methods to deliver successful programs while demonstrating excellent stewardship of donor funds and compliance with Mercy Corps and donor regulations. They will maintain strong cooperative relationships with other departments and interact effectively with international and national personnel both in a managerial as well as training capacity, while demonstrating the ability to multi-task, meet deadlines and process information in support of changing program activities. They will be able to live and work closely with a diverse team of individuals in a highly intense and fluid work and security environment and be willing to travel regularly to Mercy Corps field offices and project sites. The most successful Mercy Corps staff members have a strong commitment to teamwork and accountability, thrive in evolving and changing environments and make effective written and verbal communication a priority in all situations.

Living Conditions / Environmental Conditions

The position is based in Bamako, Mali and requires least 35% of time spent in the field offices. This is an accompanied position (Family status of Bamako postings is under review and might change). The position is entitled to housing and is eligible for R&R but not eligible for hardship. There is good access to electricity and water, though there are occasional electrical outages. Access to quality health care is limited. There are several clinics in town, but serious illnesses will require evacuation. The Internet is of good quality in Bamako, maybe sometimes limited but mostly available in all Mercy Corps offices. There is reasonable access to most consumer goods in Bamako.

Ongoing Learning

In support of our belief that learning organizations are more effective, efficient and relevant to the communities we serve, we empower all team members to dedicate 5% of their time to learning activities that further their personal and/or professional growth and development

Diversity, Equity & Inclusion

Achieving our mission begins with how we build our team and work together. Through our commitment to enriching our organization with people of different origins, beliefs, backgrounds, and ways of thinking, we are better able to leverage the collective power of our teams and solve the world’s most complex challenges. We strive for a culture of trust and respect, where everyone contributes their perspectives and authentic selves, reaches their potential as individuals and teams, and collaborates to do the best work of their lives. We recognize that diversity and inclusion is a journey, and we are committed to learning, listening and evolving to become more diverse, equitable and inclusive than we are today.

Equal Employment Opportunity

Mercy Corps is an equal opportunity employer that does not tolerate discrimination on any basis. We actively seek out diverse backgrounds, perspectives, and skills so that we can be collectively stronger and have sustained global impact. We are committed to providing an environment of respect and psychological safety where equal employment opportunities are available to all. We do not engage in or tolerate discrimination on the basis of race, color, gender identity, gender expression, religion, age, sexual orientation, national or ethnic origin, disability (including HIV/AIDS status), marital status, military veteran status or any other protected group in the locations where we work.

Safeguarding & Ethics

Mercy Corps is committed to ensuring that all individuals we come into contact with through our work, whether team members, community members, program participants or others, are treated with respect and dignity. We are committed to the core principles regarding prevention of sexual exploitation and abuse laid out by the UN Secretary General and IASC and have signed on to the Interagency Misconduct Disclosure Scheme. We will not tolerate child abuse, sexual exploitation, abuse, or harassment by or of our team members. As part of our commitment to a safe and inclusive work environment, team members are expected to conduct themselves in a professional manner, respect local laws and customs, and to adhere to Mercy Corps Code of Conduct Policies and values at all times. Team members are required to complete mandatory Code of Conduct elearning courses upon hire and on an annual basis.

Expériences / Formation

Minimum Qualification & Transferable Skills

BA/BS degree in a relevant field.
Minimum of 5 years senior management experience in a corporate or an INGO sector, including experience in operational support including developing strategies.
Sound knowledge of administrative and logistics procedures is highly desired.
Proven understanding of complex emergencies, related security concerns and appropriate responses with experience in Africa and in insecure environments preferred.
Demonstrated attention to detail, following procedures, meeting deadlines, and working and problem-solving independently and cooperatively.
Knowledge of Mercy Corps’ systems and procedures (esp. procurement systems) desirable; M&E experience preferred and knowledge of USAID, EC, and UN regulations helpful.
An internationally recognized qualification in project or program management or a commitment to obtain the qualification in the early months of work.
Proven supervisory ability and/or technical skills combined with leadership.
Strong interpersonal skills and ability to establish and maintain effective working relationships with colleagues in a diversified multi-cultural and multi-ethnic working environment.
Skills in managing, organizing, planning, and implementing assigned tasks under pressure of frequent and tight schedules.
Strong ability to apply good judgment and decision-making skills in difficult and complex working environments.
Demonstrated analytical and problem-solving skills in handling management and coordination issues at country program level.
Effective verbal and written communication, organizational, prioritization and Microsoft Office applications.
Excellent oral and written French skills required; proficiency in English is a plus.
Ability to work effectively with an ethnically diverse team in a sensitive environment.

Salaire

12 months with possibility of a renewal

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