L’UICN recrute 01 Assistant administratif
Contexte
Sous la responsabilité de la Responsable de l’Administration et des Finance du Bureau d’Appui Régional du Projet d’Investissement pour la Résilience des Zones Côtières en Afrique de l’Ouest (WACA – BAR), l’Assistant Administratif est chargé d’appuyer le Programme Sénégal et les projets qui lui sont rattachés dans la gestion des opérations courantes et la mise en œuvre des activités du bureau et des projets;
Descriptif de poste
- Tenir la petite caisse selon les procédures en vigueur et veiller à son renouvellement régulier
- Assurer la réception du courrier, son enregistrement et son dispatching au niveau des services concernés
- Appuyer le personnel dans la préparation des ateliers, et notamment dans le processus de sélection des hôtels et agences de voyage
- En cas de besoin, assurer la logistique des ateliers, notamment le paiement des DSA des participants et la bonne exécution des prestations retenues avec les hôtels
- Appuyer la préparation des rapports financiers à l’issue des activités et s’assurer que l’ensemble des documents de voyage ainsi que les pièces originales de dépense sont disponibles et soumis à la comptabilité ;
- Appuyer la Spécialiste en Passation de marchés de WACA BAR dans la préparation des dossiers d’appel d’offres/ de demandes de cotation et de propositions diverses ;
- Assurer la préparation des bons de commande et assister les comités de réception du bien ou service commandé,
- Assurer les tâches administratives comme la préparation de correspondances, la prise de notes lors des réunions et la préparation des procès-verbaux desdites réunions ;
- Appuyer la bonne gestion du fichier des immobilisations et notamment sa mise à jour régulière, son suivi et son actualisation, y compris l’étiquetage du matériel et l’organisation de l’inventaire annuel des biens du programme.
- Appuyer le service administratif et financier dans la gestion du stock de fournitures de bureau, de produits d’entretien et la gestion du véhicule
- En collaboration avec les services administratifs du programme du Sénégal, veiller à la bonne exécution des travaux de maintenance/entretien/réparation du matériel et des locaux du Programme du Sénégal
- Assurer toutes autres tâches ponctuelles à la demande du supérieur hiérarchique.
Qualifications et compétences exigées
- Avoir un diplôme de l’enseignement supérieur reconnu (Bac + 2) en finance et comptabilité ;
- Avoir la maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais ;
- Avoir une excellente maitrise des logiciels de bureautique et de communication courants (Word, Excel, Powerpoint, E-mail.) et de l’utilisation de l’internet ;
- Être d’une grande disponibilité et savoir travailler en équipe ;
- Savoir gérer le stress et faire preuve d’un haut degré d’initiative, de probité et de motivation personnelle.
Candidatures
Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du « Système de gestion des ressources humaines », en ouvrant l’annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton « Postuler ».
Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu’à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d’heure d’été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.
Date limite : 18 Juillet 2021.
Pour postuler à ce poste veuillez visiter hrms.iucn.org.