L’ONG ALIMA recrute 01 Stagiaire Assistant administratif
Liens fonctionnels et hiérarchiques
Sous la responsabilité du référent ressources humaines vous collaborez avec l’ensemble des membre du service urgences ainsi qu’avec les services administratifs d’ALIMA.
Vos missions en qualité de Stagiaire à ALIMA
Le stagiaire aura pour principales responsabilités de :
RH:
- Préparer les propositions de postes et calcul de salaire
- Faire les fiches navettes et les transmettre au BAP (Bureau administratif et personnels)
- Assurer le suivi des visas et des billets d’avions
- Mettre à jour le tableau de suivi des mouvements pour la partie siège
- Organiser les briefings et débriefings
- Appuyer à la consolidation des données (indicateurs et statistiques)
- Assurer le suivi administratif des expats ( Signature des contrat, prolongation et détachement, bilans)
Bailleurs :
- Appuyer à la rédaction/relecture/traduction de rapports narratifs à l’attention des bailleurs et partenaires
Appui à l’équipe urgence:
- apporte de manière général son aide pour les différentes tâches administratives
- s’assure que les données des staffs dans Hero son à jour
- s’assure du suivi des dossiers administratifs des employés (signature contrats, avenant, bilan)
- Assure la prise de note des CR des différentes réunions du service
- Participe à la rédaction veille pays d’intervention potentiels
Dans le cadre de la riposte COVID
En plus des tâches nommées précédemment, le stagiaire a pour responsabilité de:
- apporter son soutien à la rédaction d’une sitrep hebdomadaire
- apporter son soutien dans les tâches administratives
- suivre les restrictions de mouvements et disposition spécifiques liées au COVID pour la préparation des départs.
A noter que les attributions et les responsabilités attribuées pourront évoluer en fonction de l’évolution de l’activité de la mission
Profil recherché
- Etudiant en master : domaine Humanitaire, science politique, école de commerce, IAE ou équivalent
- Maîtrise du pack Microsoft Office ;
- Une spécialisation en GRH est un plus.
- Une 1ère expérience en matière de gestion administrative serait appréciée
Langues
- La maîtrise du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé) est indispensable.
- La maîtrise d’une autre langue est appréciée
Qualités requises
- Autonomie et prise d’initiative
- Capacités rédactionnelles en français et anglais
- Capacités d’analyse, de réflexion et de synthèse
- Faire preuve d’organisation dans son travail, de flexibilité et de réactivité
- Avoir un intérêt pour la gestion des RHs
- Aptitude à communiquer avec un grand nombre d’interlocuteurs
- Etre à l’aise avec les chiffres
- Bonne résistance à la pression
Conditions du stage
- Type de contrat : Stage
- Durée du contrat : 6 mois
- Prise de poste : ASAP
ALIMA prend en charge :
- les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
- les frais d’hébergement
- la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits
- l’évacuation pour l’employé et ses ayants droits
Candidature
Envoyez votre CV + lettre de motivation + Réponses aux questions sur notre site en ligne avant le 01/06/2020.
Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons la possibilité de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV PDF + LM + RÉPONSES AUX QUESTIONS) seront étudiées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
- Question n°1 : Why are you applying for ALIMA in light of ALIMA’s operational approach and CHARTER? https://www.alima-ngo.org/en/our-charter (Answer in English)
- Question n°2 : Quels sont vos atouts pour répondre aux challenges du poste ?