L’IRC recrute 01 Manager département

L’IRC recrute 01 Manager département

Descriptif du poste

Le/La Manager de département est responsable d’un large éventail de services administratifs et de soutien de bureau pour l’équipe régionale de l’Afrique de l’Ouest. Elle/Il maintiendra d’excellents systèmes de gestion et de communication pour permettre à l’équipe de fonctionner au plus haut niveau possible. Le poste relève du Vice-Président Régional (RVP) et travaille en étroite collaboration avec l’équipe de gestion régionale.

Principales Responsabilités

• Maintenir et coordonner un calendrier et un système de remplissage efficaces, en veillant à ce que les demandes concurrentes du RVP soient gérées efficacement.
• Gérer de manière proactive les appels et la correspondance, y compris la préparation des réponses et des notes d’information au besoin, en tenant le RVP informé.
• Maintenir un niveau élevé de connaissance des questions entrant et sortant du bureau du RVP afin de répondre efficacement aux demandes de renseignements et d’exercer un bon jugement sur la manière de répondre
• Fournir un soutien dans la préparation et la traduction de la communication interne et externe à la demande du vice-président régional et Équipe de direction régionale
• Fournir un soutien de gestion du bureau régional de l’Afrique de l’Ouest, y compris l’organisation générale du bureau, le suivi et la maintenance des fournitures de bureau, la gestion du courrier et des expéditions et le système de classement selon les besoins.
• Organiser et exécuter des conférences et des ateliers régionaux tels qu’assignés, y compris l’établissement des ordres du jour, l’organisation des lieux, les voyages, la restauration, la prise de notes et le suivi des mesures à prendre au besoin
• Assurer le suivi des détails du voyage, des visas, de l’hébergement et coordonner les horaires des visiteurs de la région, au besoin
• Soutenir l’équipe de gestion régionale dans la préparation des demandes de paiement et des remboursements.
• Maintenir et mettre à jour la liste de contacts externes de la région ainsi que les listes de diffusion régionales internes.
• Le bureau de soutien a mis en place la planification et sert de liaison avec les autres départements pour planifier et organiser un espace de bureau efficace.
• Sous la direction du vice-président régional, aider avec d’autres besoins des départements et projets spéciaux.

Relations de travail clés

Poste relève de : Vice-président régional

Autres contacts internes et/ou externes :

Interne:

• Directeurs fonctionnels régionaux et conseillers techniques, coordinateur RH, coordinateur financier
• Équipes des programmes de pays : directeurs de pays et équipes de haute direction
• Contact fréquent avec le siège et le personnel mondial

Externe:

Homologues des ONG Internationales, conseiller juridique, entités gouvernementales et officielles.

Exigences du poste

• Education: Baccalauréat en administration des affaires ou tout domaine connexe.
• Expérience professionnelle: 4 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement OING

Aptitudes et compétences démontrées

• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles : capacité démontrée à travailler efficacement dans et au sein d’une grande organisation à but non lucratif complexe, à la fois latéralement et verticalement, et à communiquer avec diplomatie avec une variété de personnes dans un environnement multiculturel.
• Excellentes compétences organisationnelles : la capacité de travailler de manière indépendante dans un environnement rapide et axé sur les détails et d’organiser efficacement le flux de travail d’une équipe au rythme rapide.
• Orienté.e détail : la capacité de suivre et de traiter plusieurs détails simultanément et avec précision.
• Solides compétences en rédaction et en édition : la capacité de rédiger et d’éditer des documents et de la correspondance professionnels en anglais et en français.
• Solides compétences visuelles : la capacité d’aider à la préparation de tableaux et de graphiques dans Excel et PowerPoint.
• Attitude de travail flexible : la capacité de travailler de manière productive dans un environnement d’équipe et de manière indépendante.
• Digne de confiance avec une capacité à maintenir des informations confidentielles.
• Solides compétences en informatique : capacité à travailler efficacement et avec précision avec MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint et à s’adapter à de nouvelles applications
• Environnement de travail : Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, avec un environnement de travail de bureau standard.

IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (Standards of Professional Conduct). Ce sont l’intégrité, l’égalité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC opère et élabore des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfance, le harcèlement au travail, l’intégrité financière et les représailles.

Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris des congés parentaux, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et indemnités de soutien.

IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans distinction de race, de sexe, de couleur, d’origine nationale, de religion, d’orientation sexuelle, d’âge, d’état matrimonial, de statut d’ancien combattant ou de handicap.

Date limite : 28 Octobre 2021.Postuler