le Gret recrute 01 assistant(e) de département (H/F) au siège – CDI

Contexte

Fondé en 1976, le Gret est une ONG française de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités. Dans plus de 30 pays, ses professionnels interviennent sur une palette de thématiques afin d’apporter des réponses durables et innovantes pour le développement solidaire. Il combine actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux politiques publiques et de capitalisation/diffusion de références.

Le Gret comprend trois départements sectoriels (Alimentation et Economie Rurale, Politiques sociales et Citoyennetés, Services essentiels et ressources naturelles) regroupant des professionnels de développement qui interviennent en maitrise d’œuvre sur le terrain, en expertise (identification, faisabilité, évaluation), en animation de réseaux d’information, en recherche et publications.

Descriptif général du poste

Point de convergence de l’information au niveau du département Politiques Sociales et Citoyennetés sur l’activité, les contrats, les agendas, les missions, les procédures, etc., l’assistant.e appuie les intervenants et le responsable de département, autour des principales missions suivantes :

• Assurer la gestion administrative des activités et contrats de l’équipe ;
• Prendre en charge la gestion administrative des dossiers bailleurs ;
• Assurer la logistique interne à l’équipe ;
• Organiser l’information interne au département (procédures, outils, etc.), en assurer le suivi et l’orientation des membres de l’équipe.

Tâches et responsabilités

Sous la responsabilité du responsable de département Politiques Sociales et Citoyennetés, et en lien avec les intervenants de l’équipe, au siège et sur les terrains d’action du Gret, la personne recrutée assurera en étroite collaboration avec les autres assistantes de département et les chargées de gestion du département, les tâches et responsabilités suivantes :

• Assurer le suivi administratif des réponses aux appels d’offre et demandes de subvention auprès des bailleurs (Union européenne, Agence française de développement, etc.) :
• Planifier avec les intervenants les réponses aux appels d’offre ;
• Assurer le montage administratif et le contrôle de conformité du dossier de réponse ;
• Assurer la logistique complète des réponses et un suivi des dossiers ;
• Appuyer la collecte des références pertinentes et leur mise en forme ;
• Assurer un suivi des contrats (contrats de projets, consultants, conventions stages, fournisseurs) : suivi signatures, suivi des engagements (rapports) et de facturation, commandes de matériels, relance commandes, etc. ;
• Vérifier, informer, rappeler et garantir la bonne application des procédures bailleurs et internes, de façon coordonnée avec les chargées de gestion du département ;
• Actualiser les outils de suivi de l’activité et de gestion des références du département, et des systèmes d’information s’y référant : Agiléo, CV, références projets, publications, etc. ;
• Apporter un appui dans l’élaboration et/ou l’amélioration de procédures et/ou d’outils internes, les relayer au sein des équipes, veiller à leur bonne application en interne ; informer les nouveaux arrivants sur les règles de fonctionnement interne ;
• Appuyer les processus de recrutement et l’intégration des nouveaux collaborateurs .
• Assurer le secrétariat courant du département : téléphone, courrier, diffusion des rapports et documents, commande de matériel, classement et archivage ;
• Prendre en charge l’organisation logistique dans le département : suivi des missions des intervenants, appui à l’organisation de réunions, de séminaires et évènements, etc.

Expériences / Formation

De formation Bac+3 dans le domaine de l’assistance, du secrétariat ou du droit. Disposant d’une expérience minimale de 5 ans sur un poste semblable, en bureau d’études ou dans une organisation de solidarité internationale de préférence.

Compétences et qualités requises :

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word – Excel – Alimentation et utilisation de bases de données, Internet et du pack office 365 ;
• Maitrise des procédures de réponse aux appels d’offres (principalement UE et AFD) ;
• Capacité à travailler dans l’urgence et à suivre plusieurs dossiers en même temps (suivi des appels d’offre et dossiers bailleurs) ;
• Bon niveau de communication orale et écrite ;
• Grand sens de l’organisation et rigueur de gestion administrative ;
• Autonomie et sens de l’initiative ;
• Capacités relationnelles et de travail en équipe ; Adaptabilité et réactivité – Sens du service ;
• Anglais indispensable : très bonne compréhension écrite nécessaire pour le suivi des contrats et capacité à répondre au téléphone.

Le GRET s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte activement contre toutes les formes de discrimination. Cette offre est ouverte à toutes les personnes présentant le profil recherché.

Salaire

Il s’agit d’un poste à temps plein en CDI à compter du 1er mars 2022. Un mois de passation est prévu (recrutement dans le cadre d’un départ à la retraite).

Rémunération annuelle brute : à partir de 32K€ selon le profil de la personne et la grille de salaire du Gret.

Organisation du travail : 39h hebdomadaire avec 27 jours de RTT et 30 jours ouvrés de CP.

Le poste est basé à Nogent-sur-Marne (94), dans les locaux du Gret.

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Comment postuler

Merci d’adresser CV et lettre de motivation d’ici le 10 février 2022 à l’adresse suivante : accueil@gret.org en indiquant la référence suivante « Poste Assist. Département »

Merci de ne pas téléphoner.

Pour en savoir plus sur le Gret : www.gret.org