L’AFD recrute 01 Assistant de Département
ASSISTANT.E DE DÉPARTEMENT H/F
Publié le 22 mai 2019
DESCRIPTION DE LA MISSION
Au sein de la direction de la recherche (IRS), le département évaluation et apprentissage (EVA) réalise à des fins d’apprentissage, de capitalisation et de redevabilité, des évaluations approfondies des projets/programmes qu’elle finance et de ses stratégies sectorielles. Ce département regroupe également les fonctions de documentation, d’archivage et de knowledge management.
Dans un contexte de forte demande d’informations sur les évaluations, tant à l’interne qu’à l’externe, le département IRS/EVA recherche un.e assistant.e ayant des compétences en termes de gestion et de communication.
Assistanat des 2 managers d’EVA:
• Gestion des agendas (prise de rdv, organisation de réunions, modifications, réservation des salles…), des visiteurs et des sollicitations téléphoniques
• Mise à jour et suivi des bases de données relatives à l’activité du département, tableaux de bord, notamment sur la programmation des évaluations, coordination avec la cellule de gestion
• Organisation, ordre du jour et compte-rendu des réunions d’équipe, ainsi que des réunions et comités institutionnels divers
• Support logistique et bureautique pour les activités organisées par le département, notamment en termes d’événementiel et de communication (gestion des invitations et des intervenants, mise en ligne de documents, …)
Assistanant de l’ensemble des collaborateurs d’EVA (25 collaboratrices/teurs):
• Gestion des déplacements, notes de frais, visas,…
• Compilation, mise en forme et diffusion des courriers, notes institutionnelles, présentations power point et rapports divers
• Intégration des nouveaux collaborateurs (demande de badge, PC, mobilier…) , mise à jour de l’organigramme du département et de la liste de diffusion EVA
• Gestion des bureaux du département à partir de l’attribution faite par IRS
• Intérim de l’assistante du département IRS/ECO
• Appui à la responsable de la communication à IRS, gestion des listes de diffusion
PROFIL
• Niveau d’étude Bac + 2
• Expérience de 8 à 10 ans
• Maîtrise des outils bureautiques, de l’utilisation de systèmes intégrés de gestion, ainsi que de quelques outils de communication
• Un bon relationnel, une écoute attentive, bonne résistance au stress, proactivité, rigueur
• Une organisation fiable et rigoureuse, une capacité à prioriser les taches à accomplir
• Une capacité d’initiative et une grande autonomie dans les taches à accomplir
Localisation du poste
FRANCE
5 rue Roland Barthes 75012 Paris
Critère candidat
Niveau d’étude min.requis
Bac + 2/3
Diplôme principal 1 / Ecole
Autres
Niveau d’expérience min.requis
5 à 10 ans
Languages
Anglais (Opérationnel tâches courantes)