La Fondation Mérieux recrute 01 Assistant du pole initiatives de santé publique
La Fondation Mérieux
Lyon, France
Santé, Industrie pharmaceutique, Action sociale
ASSISTANT(E) DU PÔLE INITIATIVES DE SANTÉ PUBLIQUE
DATE DE DÉBUT Dès que possible
SOCIÉTÉ Fondation Mérieux
TYPE DE CONTRAT CDI
LIEU DE TRAVAIL Lyon (France)
DATE DE CLÔTURE 19 / 03 / 2021
Objectif général de la fonctionRattachée à la division « Médicale et Scientifique » de la Fondation Mérieux et sous la supervision de la Responsable du Pôle Initiatives de Santé Publique, le/la Assistant (e) du Pôle Initiatives de Sante Publique apporte un soutien essentiel pour les activités menés par ce pôle de la Fondation Mérieux.
Sa bonne connaissance des outils informatiques, ses capacités de planification et d’organisation, sa rigueur et sa capacité d’anticipation lui permettent de participer à l’excellence opérationnelle de activités menés par l’équipe de ce pôle – qui comprend, entre autres, l’appui à l’organisation des évènements au respect des timings, à la communication (plateformes de formation à distance et des réseaux sociaux, etc) et en général au suivi administratif et logistique.
Doté(e) de très bonnes qualités relationnelles et du sens de la diplomatie, il/elle peut être amené(e) à être en lien direct avec les intervenants et les participants pour garantir le bon déroulement de leur participation au cours et participer à la gestion administrative et logistique, en coordination avec les équipes en interne.
Il/elle contribue à la communication et la promotion des évènements en interne et en externe.
Contexte de la fonctionCréée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.
Présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie et au Moyen-Orient, la Fondation Mérieux articule son action autour de quatre objectifs :
Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic par le renforcement des laboratoires de biologie clinique dans les systèmes nationaux de santé ;Renforcer les capacités locales de recherche appliquée par la formation des chercheurs, le développement de programmes collaboratifs et la création de Laboratoires Rodolphe Mérieux, transférés aux acteurs locaux ;Développer l’échange de connaissances et les initiatives en santé publique et en lien avec le Centre des Pensières;Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.
Principales activitésLe/La Assistant (e) du Pôle Initiatives de Santé Publique sera amené(e) à participer aux missions suivantes :
Soutien à l’organisation et à la préparation des évènements (conférences / courses / autres), en étroite collaboration avec les équipes désignées :
Collaborer à la préparation, l’organisation et la promotion des évènements en amontSuivre les inscriptions des intervenants et participants aux évènementsAssurer l’organisation logistique des intervenants et participants, et de l’organisation globale de l’évènement.Organiser l’inscription, le voyage et l’accueil des participantsCommuniquer avec les intervenants et les participants selon les modalités établiesContribuer aux activités de communication et de rayonnement des évènements, développer des outils de communication et assurer la promotion sur les réseaux sociauxMettre à jour les bases de données des contacts,
Contribuer à la Préparation des documents nécessaires aux évènements, en étroite collaboration avec les équipes désignées (voici quelques exemples mais n’est pas une liste exhaustive) :
Collecter les biographies des intervenants et des participants et créer un document finalCollecter les articles et ressources électroniques de préparation aux cours pour les mettre à disposition pendant les coursParticiper à la mise en forme des programmesPréparer les certificats de participation aux cours et autres documents pertinentsParticiper à la mise en ligne des présentations et photos des cours ainsi qu’à l’archivage des cours
Contribution au bon déroulement des évènements pendant les évènements, en étroite collaboration avec les équipes désignées (voici quelques exemples mais n’est pas une liste exhaustive) :
Accueillir et interagir sur place ou à distance avec les intervenants et les participants et mettre à disposition tous les documents nécessaires pour les coursAssurer le suivi des fiches de présence des participants à distanceSuivre le bon déroulement du programme des cours en lien avec les équipes et les agences de e-learning et autres.
Soutien pour la bonne gestion financière et contractuelle en collaboration avec le Service Comptabilité / Service Juridique et autres services de la Fondation Mérieux :
Emettre des factures et suivre leur règlementGérer le remboursement de frais associés au CoursContribuer au suivi financier du Cours en lien avec les équipes comptabilité et contrôle de gestionSuivi à la mise en forme et à la validation / signature des contrats avec l’équipe juridique
Soutien transversal, en étroite collaboration avec la responsable du pôle (voici quelques exemples mais n’est pas une liste exhaustive) :
Collaborer à la préparation, l’organisation des meetings en interne / externeRédiger des CR et des supports de communication interneAider l’organisation logistique et administrative en généralTraiter les informations (collecter, classer et mettre à jour) et assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.)Aider aux systèmes d’informations (Synapse, BC, etc)
ProfilPréparation d’un Master 1 ou 2 dans l’événementiel ou équivalentExcellente maîtrise de l’anglais, écrit et parléBonnes connaissances en informatiqueUne connaissance du milieu des organisations internationales et une sensibilité aux enjeux de développement et de la santé publique seraient appréciées
Qualités requises :Excellentes capacités d’organisation et d’anticipationRigueur, précision, autonomieQualité relationnelle et sens de la diplomatie, capacité à travailler en équipeCréativitéAutonomieCapacité à respecter des délais
Pour postulerEnvoyer un CV et une lettre de motivation à :corinne.basset@fondation-merieux.org