La BAD recrute 01 Secrétaire du Responsable du Bureau Pays
Secrétaire du Responsable du Bureau Pays
Titre du poste: Secrétaire du Responsable du Bureau Pays
Grade: GS6
Poste N°: 50083079
Référence: ADB/19/124
Date de clôture: 05/07/2019
Pays: Soudan
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque Africaine de Développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.
LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS RECRUTEUR :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux.
Les bureaux pays de la Banque Africaine de Développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.
LE POSTE :
Le/la Secrétaire travaillera en étroite collaboration avec le Responsable pays et l’équipe pour fournir une assistance au plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Chef de bureau pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du Responsable pays Soudan, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :
GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du bureau pays;
Veiller à ce que les documents présentés au Responsable pays pour signature soient complets, exempte d’erreurs, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires;
Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions, sans erreurs, et la finaliser pour la signature du Responsable pays;
Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Responsable pays pour autorisation, approbation ou signature;
Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence;
Assurer le suivi des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés et veiller à ce qu’elles soient respectées, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun;
Acheminer les correspondances pour que le Responsable pays agisse ou les envoyer directement à la section concernée, si nécessaire.
COMMUNICATION ET LIAISON
Développer un réseau de contacts au niveau des secrétariats des ministères et des autres partenaires pour faciliter et accélérer le traitement des dossiers de la Banque ;
Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les bureaux concernés, le cas échéant;
Filtrer les appels/visiteurs du Responsable pays, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Responsable pays;
Fournir des informations de base au Responsable pays pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel;
Relayer l’information entre le Responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays;
Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches auprès du Responsable pays;
Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Responsable pays, selon les horaires et le programme hebdomadaire de celui‑ci;
Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les bureaux pays/divisions concernés ont besoin; rappeler les réunions programmées au Responsable pays et aux autres membres du personnel.
TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau pays;
Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le/la Responsable pays et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes dans les bureaux pays;
Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés;
Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le bureau pays.
ADMINISTRATION DU BUREAU
Organiser les voyages du Responsable pays, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.;
Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions;
Exécuter d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin.
Aider à réviser des documents et des correspondances;
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe;
Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau constituerait un atout;
Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires;
Une expérience du secteur privé constituera un atout ;
Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures;
Bonnes compétences en coordination – être méthodique et auto-organisé;
Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration;
Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles;
Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates;
Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes;
Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.);
Être capable de communiquer efficacement, de résoudre des problèmes, être axé sur le service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe et démontrer une efficacité opérationnelle;
Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et d’apporter une plus-value aux clients et à l’organisation;
Avoir une aptitude à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais de préférence avec une bonne connaissance pratique du Français;
Savoir utiliser les applications standard Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion des documents).
LE PRESENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFERENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTE AU PLAN LOCAL ET NE BENEFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.
SEULS LES RESSORTISSANTS DE SOUDAN OU DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DEJA LE DROIT DE SEJOURNER ET DE TRAVAILLER AU SOUDAN SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PARRAINE PAS NI N’APPUIE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE RELOCALISATION POUR LE POSTE EN QUESTION.
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG.