La BAD recrute 01 Secrétaire / Bureau Pays

Secrétaire– Bureau Pays

Titre du poste: Secrétaire– Bureau Pays

Grade: GS6

Poste N°: 50097485

Référence: ADB/19/061

Date de clôture: 11/05/2019

Pays: Niger

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (Top 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Dans le Complexe de développement régional, d’intégration et de prestation de services, la Banque compte cinq (5) Directions chargées du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDIBD), dont une dans chaque région, à savoir : l’Afrique du Nord, l’Afrique australe, l’Afrique de l’Est, l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale. Chaque Direction régionale est dirigée par un directeur général (DG) et est dotée de fonctions sectorielles et de capacités administratives pertinentes pour pouvoir assurer une prestation rapide de services aux pays clients. Les Directions régionales fournissent aux bureaux pays dans leurs régions l’orientation stratégique et sont chargées des opérations, du développement des activités, de la gestion des projets et de la réalisation effective globale des Cinq grandes priorités (High 5) de la Banque, à savoir : « Éclairer l’Afrique et l’Alimenter en énergie », « Nourrir l’Afrique », « Industrialiser l’Afrique », « Intégrer l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ».

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.

LE POSTE :

Le/la Secrétaire travaillera en étroite collaboration avec le Responsable pays et l’équipe pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Responsable pays et l’équipe à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du Responsable pays, le/la Secrétaire effectuera les tâches suivantes :

Prendre des rendez-vous pour les experts et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour.

Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion.

Préparer le matériel de présentation que les experts utilisent lors de leurs missions officielles et de réunions spéciales.

S’occuper des questions de protocole en matière d’accueil des visiteurs venant rencontrer les experts et des visiteurs du Bureau.

Organiser les réunions d’experts; assister le/la Secrétaire du Responsable pays dans la coordination des réceptions officielles que donne le/la Représentant(e) résident(e).

Prendre part aux réunions du personnel, prendre des notes et produire des rapports en l’absence du/de la Secrétaire du Responsable pays.

Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi.

Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du Bureau.

Maintenir un système de classement; traiter les rapports de retour de mission des experts, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature des experts et autres membres du personnel.

Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des experts, préparer les comptes rendus des réunions des experts.

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat bureautique, en administration ou en gestion de bureau serait un atout.

Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.

Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d’un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.

Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes;

Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.

Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.);

Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif.

Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails.

Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d’équipe et l’établissement de relations.

Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.

Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.

Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.

Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.

Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.

CE POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS LE STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Seuls les ressortissants dU NIGER Ou DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE ayant déjà le droit de séjourner et de travailler AU NIGER seront pris en compte pour ce poste. La Banque ne parraine pas ni n’appuie les demandes de permis de travail et de relocalisation pour le poste en question

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG