Assistant (e) de protocole – RDGN

Titre du poste: Assistant (e) de protocole – RDGN

Grade: GS7

Poste N°: 50001405

Référence: ADB/18/208

Date de clôture: 21/11/2018

Pays: Tunisie

Objectifs

Créée en 1964, la Banque africaine de développement  est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision pour l’Afrique.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG) de la Banque a pour rôle de faciliter l’atteinte des objectifs énoncés dans la Stratégie décennale de la Banque, le Top 5 et le Modèle de développement et de prestation de services, en rationalisant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays d’accueil de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général comprend : (i) le Bureau du Secrétaire général, qui a aussi la responsabilité de gérer la Section de la gestion des archives, la Section de la politique de gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires et la Section des conférences et réunions; (ii) la Division des affaires et des travaux du Conseil ; et (iii) la Division du protocole, des privilèges et immunités.

Les principales fonctions de la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2) consistent à offrir des services de protocole et à gérer les relations avec le pays du Siège ou les pays hôtes des bureaux pays du Groupe de la Banque et les missions diplomatiques.

Le poste :

La mission de l’Assistant (e) du protocole est la :

Réception, traitement et vérification rigoureuse des documents en vue de maintenir et de  renforcer la confiance des partenaires de la Banque africaine de développement

Préparation des projets de notes verbales adressées au pays hôte et aux Missions diplomatiques avec une attention particulière en vue de préserver la bonne image de la Banque

Préparation des correspondances administratives adressées aux Organes du Pays hôte en tenant compte des spécificités locales

Gestion quotidienne des relations avec le Pays hôte et les Missions diplomatiques, dans le respect des normes protocolaires et des instruments pertinents

Mise en œuvre scrupuleuse des Accords de partenariats

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision et la direction du/de la Chargé(e) Principal du protocole, l’Assistant (e) du protocole assure les fonctions suivantes :

1.  Réceptionner et traiter les demandes de visas formulées par les membres du personnel de la Banque africaine de développement et les membres de leurs familles

2.  Préparer des notes verbales des demandes de visas

3.  Introduire auprès des Missions diplomatiques des demandes de visas au titre des missions, vacances, voyage d’études des enfants, évacuation sanitaire et transits.

4.  Organiser le classement des dossiers de visas

5.  Assurer la liaison entre PSEG, les différents Ministères et autres Administrations du Pays hôte ainsi qu’entre PSEG et les diverses Missions diplomatiques

6.  Accueillir et assister à l’aéroport le Président, le personnel Elu, les délégations officielles et les invités de la Banque africaine de développement

7.  Tenir des statistiques mensuelles sur les activités en matière de visas

8.  Traiter et suivre auprès des services compétents les demandes de visas d’entrée et de séjour

9.  Assurer une couverture protocolaire lors des cérémonies et événements organisés par la Banque ou co-organisés par elle

10.  Contribuer à la couverture protocolaire lors des Assemblées annuelles du Groupe de la Banque africaine de développement et autres réunions statutaires.

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.  Être titulaire d’au moins un diplôme d’enseignement supérieur en diplomatie, droit et administration, niveau BAC +4 ou Maîtrise.

2.  Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans le domaine du Protocole, des Relations Publiques ou de l’Administration Publique.

3.   Le/la titulaire du poste devrait également avoir une expérience de travail dans un contexte multiculturel

4.  Connaissances générales du Protocole et expérience similaire dans une organisation intergouvernementale

5.  Une expérience du secteur privé serait un atout supplémentaire.

6.  Avoir une bonne connaissance des normes et pratiques diplomatiques.

7.  Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

8.  Savoir utiliser les applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et Power Point) ; la connaissance de SAP (ou de tout autre système intégré de gestion de documents ou de progiciels d’analyse de données quantitatives et qualitatives) est un atout supplémentaire.

CE POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

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