IFRC recruits 01 Finance archives and system assistant

Finance archives and system asiistant

Closing date (Geneva time zone):30-11-2020

Duty station:Goma

Country:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE

Duty station status: Non Family Duty Station

Accompanied status: Non-Accompanied

Duration:6 Months

Category of Staff: National Staff

Grade: Not applicableVacancy No:IFRC04624

Background

The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with 192 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.

Organizational Context

La Fédération Internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou «la Fédération ») est la plus grande organisation humanitaire au monde, composée d’un réseau membre de 192 Sociétés nationales. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer la souffrance humaine et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde. » La Fédération travaille à répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises. La FICR fait partie du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Le Mouvement), avec les Sociétés Nationales membres et le Comité International de la Croix-Rouge (CICR). Le travail de la FICR est guidé par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, service volontaire, unité et universalité. La FICR est dirigée par son secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le Siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés Nationales et Coordination des Opérations ; (ii) Relations globales, Diplomatie Humanitaire et Numérisation ; et (iii) Politique de gestion, Stratégie et Services Généraux. La FICR dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR a également des délégations des groupements des pays et des délégations pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, groupe pays et nationale) forment le Secrétariat de la Fédération internationale.

Job Purpose

Fournir une assistance liée à la gestion de l’archive et le système d’information de l’Unité Finance du Bureau de la Fédération de Goma en RDC.

Job Duties and Responsibilities

D’une manière générale, fournir un support administratif a l’unité et jouer un rôle facilitant une bonne liaison au niveau administratif entre la Finance et les autres départements.

Responsable de collecter/enregistrer, puis gérer l’organisation de tous les documents acheminés à l’unité Finance pour suivi de validation. Selon le type de dossiers, l’ordre chronologique, et les priorités/échéances.

En charge d’enregistrer le workflow des demandes acheminés à la finance en mettant à jour l’évolution des validations dans le fichier de contrôle (on-line), permettant aux demandeurs de toutes les unités dans toutes les bases de voir le progrès des approbations. S’assurer une bonne coordination avec le point focal Logistique pour une bonne synchronisation du Fichier de Contrôle des Réquisitions et dossiers de Paiements Logistiques.

Responsable de gérer l’organisation et le classement de l’archivage des documents physiques de la Finance, selon le système standard de la Fédération et, s’assurer que tous les classeurs appropriés sont acheminés au bureau de Kinshasa tous les mois – suivant les clôtures mensuelles.

Participer et appuyer pleinement l’équipe Finance dans le processus de la clôture mensuel des comptes. Être en mesure de préparer des rapports mensuels sur le progrès accomplis dans le filing et les défis/challenges.

Être le point focal pour assister à la tenue des audits en aidant à la recherche de toute la documentation requise.

En charge d’enregistrer tous les classeurs physiques sous format digital dans le server de l’Archive Finance, tout en s’assurant que l’archivage digital reflète exactement l’archivage physique, selon le système standard de la Fédération (chronologie, type de document, etc.).

Lorsque nécessaire, venir en appui aux autres membres de la Finance en vue d’assurer la bonne marche et la bonne continuité du service.

Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération à Genève.

Respecter et travailler conformément aux principes fondamentaux de la Croix-Rouge et du Croissant Rouge.

Exécuter toutes autres tâches et responsabilités liées au poste de travail qui peuvent être assignées par le supérieur hiérarchique.

Education

Qualification dans la gestion administrative

Experience

Minimum 2 ans d’expérience en gestion administrative.

Expérience de travail dans la Croix-Rouge.

Connaissance des procédures et des standards de la Logistique de la Fédération.

Knowledge, skills and languages

Maitrise verbale et écrite du français.

Maitrise verbale et écrite de l’anglais

Utilisation pratique de logiciels de bureautique (Word, Outlook).

Utilisation avancée de l’utilisation du tableur Excel

Utilisation d’autres logiciels de gestion

Competencies and values

Flexible, autonome, consciencieux et ponctuel

Capable de travailler sous stress, et pendant de longues heures de travail si nécessaire.

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The Federation is an equal opportunity employer.