IDLO recruits 01 Logistics Assistant
International Development Law Organization
Bamako, Mali
Logistics AssistantBAMAKO (MALI)
Organization: IDLO – International Development Law OrganizationLocation: Bamako (Mali)Grade: Level 2 – Transactional Support Role – Administrative supportOccupational Groups:ProcurementLogisticsClosing Date: 2022-01-20
Le Département des services financiers et de soutien (FSSD) assure une prestation efficace en matière de finances, de rapports, d’achats et de technologies de l’information et de la communication pour aider l’OIDD à mener à bien ses activités, contribuant ainsi à la capacité de l’OIDD à remplir stratégiquement sa mission. Cela englobe également l’optimisation des politiques et des processus internes de l’OIDD et s’étend à la planification organisationnelle, à la définition des objectifs et à la mesure des performances.
Sous la supervision directe de l’associé régional chargé des achats, l’assistant logistique travaillera en étroite collaboration avec les équipes chargées des achats, des finances et des programmes. Le titulaire fournira des services liés aux voyages, à la logistique et aux achats au bureau de pays (CO) et au bureau régional (RO) du Mali en veillant à la qualité et à la précision du travail afin d’obtenir des services optimaux en matière de voyages et de logistique.
III. Fonctions principales
1. Gestion des voyages
– Agir en tant que point focal pour les questions de voyage et de logistique et les demandes de renseignements connexes pour le CO et le RO ; rechercher et fournir des réponses, renvoyer les questions plus complexes au superviseur.
– Responsable de la préparation des arrangements logistiques et de voyage et du suivi des employés de l’OIDD, des participants, des consultants et d’autres personnes dans la région du Sahel.
– Prendre toutes les dispositions pour le transport des employés et des visiteurs au CO et au RO.
2. Approvisionnement
– Mettre à jour le plan d’achat mensuel pour le CO et le RO et le soumettre à l’associé régional chargé des achats pour consolidation.
– Remplir les demandes d’achat du bureau régional sur la plateforme d’achat en ligne de l’OIDD (Procurement NAV).
– Maintenir les dossiers d’achat mis à jour sur le lecteur partagé et s’assurer que tous les documents justificatifs des étapes d’achat sont disponibles.
–
3. Coordination des ateliers et des conférences
– Soutenir les équipes du programme en assurant la liaison avec les prestataires de services afin d’identifier les options et les lieux les plus pratiques et rentables pour les ateliers et les conférences.
– Négocier avec les prestataires de services et acheter des services conformément aux politiques de l’OIDD.
– Soutenir le processus de délivrance des visas en préparant la correspondance.
– Organiser les réservations d’hôtel et l’accueil à l’aéroport des participants aux ateliers.
– Apporter un soutien dans la préparation du matériel pour les ateliers/conférences.
4. Administration
– S’assurer, en liaison avec le(s) chauffeur(s), que le(s) véhicule(s) de l’OIDD, y compris les véhicules loués à l’extérieur, sont toujours en état de marche et couverts par une assurance valide.
– Assurer la disponibilité en temps voulu des fournitures de bureau, des articles de papeterie, des consommables et des fournitures de cuisine ; tenir le registre d’inventaire du bureau et préparer des rapports d’inventaire périodiques.
– Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du superviseur.
IV. Impact des résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’exécution de la gestion des achats et des services logistiques du CO et du RO en termes de qualité et de précision du travail accompli. La précision de la saisie des données, la présentation des informations et l’approche orientée client renforcent la capacité de l’OIDD à fournir des services de voyage efficaces.
Connaissances, compétences et aptitudes
– Compétences administratives avérées
– Connaissance de l’industrie locale du voyage et de ses capacités
– Excellentes compétences en matière de communication et d’organisation
– Bon niveau de connaissances en informatique
– Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
VI. Qualifications pour le recrutement
Formation : Diplôme minimum en administration des affaires, en passation de marchés, ou toute autre formation équivalente.
Expérience : Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans les domaines des services de voyage, de l’administration ou des achats.
Exigences linguistiques : La maîtrise du français est requise.
La connaissance de l’anglais est un avantage supplémentaire
CONDITIONS GÉNÉRALES
Pour ce poste ouvert localement, l’IDLO proposera au/à la candidat(e) sélectionné(e) un contrat affilié de 12 mois, avec une possibilité de prolongation qui sera fonction des performances et de la disponibilité des fonds.
Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats ressortissants du lieu d’affectation ou ayant le statut de résident permanent ou toute autre autorisation légale leur permettant de travailler sur le lieu d’affectation. Un employé faisant l’objet d’un recrutement sur le plan local n’a pas droit aux indemnités ou avantages qui s’appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international.
L’OIDD est un employeur qui respecte l’égalité des chances et valorise la diversité dans tous les domaines de ses activités. Nous accueillons volontiers les candidatures de personnes qualifiées et diverses. L’OIDD s’engage à atteindre un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de son personnel. Les femmes sont vivement encouragées à postuler les postes vacants de l’OIDD.
L’OIDD ne tolère pas l’exploitation ou l’abus sexuel, ni tout type de harcèlement, y compris le harcèlement de nature sexuelle, ni la discrimination. À ce titre, l’OIDD vérifiera soigneusement les références et les antécédents de tous les candidats sélectionnés dans le cadre de son processus de sélection
CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ
Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par le contractant affecté à ce travail. Il ne s’agit pas nécessairement d’une liste exhaustive de toutes les fonctions et responsabilités.
Le Directeur général de l’OIDD se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités ou même d’annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l’entreprise et de l’organisation, si nécessaire.
Dans le but d’utiliser les ressources de la manière la plus efficace possible, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization’s page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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