Fonds d’investissements international
recrute
un(e) office manager
missions:
vous serez chargé(e) de l’assistance et de la gestion administrative du bureau de dakar, tout comme du support total à l’équipe et de l’organisation des événements.
activites principales
secrétariat et assistance :
– vous assurerez la gestion des appels téléphoniques et leur suivi, de même que la réception des correspondances et leur diffusion, la préparation du courrier sortant et son expédition.
– vous serez responsable de la rédaction de courriers en collectant les instructions et informations nécessaires auprès des personnes concernées et veillerez à la qualité de leur présentation.
– vous assurerez l’accueil des visiteurs.
– vous assurerez la programmation et la supervision des tâches des chauffeurs.
– vous superviserez les stagiaires dans l’exécution de leurs tâches.
– vous tiendrez l’agenda de la direction générale et assurerez les tâches d’organisation.
– vous organiserez les séances de travail (réservations de salles, convocations, préparation de dossiers….) et éventuellement assisterez aux réunions, rédigerez les comptes rendus et en assurerez le suivi des tâches.
– vous assurerez la coordination des activités des membres de l’équipe dirigeante.
– vous organiserez les départs en déplacements et les arrivées des membres de l’équipe, et le cas échéant des invités de la société, en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achats de billets de transport, mise à disposition de véhicule, confirmation de réservations d’hôtels, avances de frais de mission, etc.).
– vous assisterez l’équipe dans la production des divers rapports.
– vous serez le garant de la préservation de la confidentialité des informations de la société.
gestion administrative :
– vous définirez les procédures et les normes de tenue, de classement et d’archivage des documents, les appliquerez et assurerez leur correcte diffusion aux membres de l’équipe, en vue de leur application par tous.
– vous assurerez la gestion des contrats et veillerez à la préservation des documents juridiques.
– vous serez responsable de la gestion des risques et du suivi des contrats d’assurances en vue de protéger le personnel et les actifs de la société.
– vous assurerez la gestion pratique du bureau et de l’environnement de travail, la supervision du personnel de support (gardiens, équipe d’entretien, etc.), la veille à l’état général des locaux, la supervision de l’exécution des travaux réalisés par des prestataires extérieurs.
– vous travaillerez en étroite collaboration avec le cabinet comptable.
– vous suivrez régulièrement l’évolution de la caisse et établirez l’état hebdomadaire de suivi de la trésorerie.
– vous suivrez et mettrez à jour les demandes de congés et absences des employés.
– vous signalerez dans les plus brefs délais à la direction générale toutes les anomalies constatées dans le cadre des travaux réalisés.
assistance événements :
– vous assurerez la gestion des événements : réunion des investisseurs, retraite annuelle, cocktails ou diners, participation à des évènements et conférences.
– vous élaborerez le budget et la logistique des évènements.
– vous superviserez les prestations des fournisseurs.
assistance équipe :
– vous jouerez le rôle de coordinateur de l’équipe, en assurant la transmission et la fluidité des informations au sein de l’équipe et en garantissant une ambiance sereine de travail.
profil
– vous avez une formation universitaire ou d’une grande école.
– vous justifiez une expérience professionnelle réussie d’au moins 05 ans, idéalement dans un cabinet d’audit (stratégique, juridique ou conseil).
– vous avez une bonne maîtrise de l’assistance de direction et de la gestion de projets.
– vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles et une parfaite expression écrite et orale en français.
– vous avez la maîtrise de l’anglais écrit et oral comme langue de travail.
– vous avez de bonnes bases en comptabilité de caisse et gestion.
– vous maîtrisez les applications word, excel et power point.
– vous avez le sens pratique, la capacité à encadrer des juniors et à répondre à de multiples sollicitations, le goût pour le travail en équipe, l’esprit de synthèse, le sens de l’autonomie et des initiatives, tout comme le sens de l’organisation.
– vous êtes discrète, rigoureuse, motivée et méthodique.
– vous avez une forte capacité de travail (horaires extensibles), d’excellentes qualités relationnelles, une grande flexibilité et vivacité intellectuelle.
email du contact: ecoafrique@ecoafrique.net