Offre d’emploi _ Exécutive Assistant _ Cellule Opérationnelle
Les dossiers de candidature (CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – français ou anglais – max 5MB) sont à adresser par mail jusqu’au 28 juin 2019 en mentionnant la référence « Cell3- Excecutive Assistant 2019.067 ».
Publiée le 21 juin 2019
Mission
Sous la responsabilité du Responsable de Programme, l’Assistant-e de la cellule opérationnelle sera amenée à appuyer l’équipe de la cellule dans les différentes activités et en fonction des priorités.
La cellule opérationnelle basée à Dakar intervient au Niger, Nigeria, Cameroun et Burkina-Faso.
Vos tâches et responsabilités
Opérations
– Participe à la rédaction et relecture de rapports/propositions d’interventions/présentations power point/ mapping en français et anglais.
– Amène un support sur l’analyse de contexte et rédige des notes de briefing.
– Effectue des recherches sur des thématiques spécifiques aux missions (données, rapports, etc).
– Contribue au monitoring du contexte des pays de la cellule à travers les réseaux sociaux (Tweetdeck)
– Fournit un support ad hoc aux équipes sur le terrain sur demande.
Gestion de projet
– Centralise les outils de gestion de projets et appuie les responsables de projets dans leur utilisation.
Administration et Ressources humaines
– Participe à la gestion du personnel international sur le plan administratif en étroite collaboration avec le siège basé à Genève.
– Organise le planning des briefings et débriefings du personnel international et l’accueil de celui-ci lors de son passage sur la cellule à Dakar.
– Assure le briefing du personnel international sur les documents stratégiques/contexte /RH dans la limite de ses compétences.
Tâches organisationnelles liées au fonctionnement de la cellule
– Contribue à la fluidité de la communication et échange d’informations entre la cellule basée à Dakar, le siège et les différentes missions.
– Assure la consolidation des informations sur la plateforme du Knowledge Management ainsi que le suivi et la mise à jour des documents de mission :
– Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques et des cartes
– Assure le briefing du personnel international sur la gestion de l’information
– Rédige les comptes rendus de diverses réunions.
– Peut être amené/e à traduire divers documents en fonction des besoins et des demandes
– Assure la préparation et le suivi des équipements destinés aux missions
(gestion du casier départ)
Votre profil
– Diplôme dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des Ressources Humaines ou équivalent.
– Expériences avérées et solides dans l’organisation d’un bureau en tant qu’assistant/e ou secrétaire bilingue.
– Très organisé/e et rigoureux / se
– Sait comment gérer
– Parfaite maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et excellentes capacités rédactionnelles dans ces deux langues
– Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles
– Intérêt avéré pour l’aide humanitaire d’urgence
– Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie et à respecter la confidentialité des informations
– Gestion des priorités, proactivité
– Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint) et de cartographie (GIS), ouvert à des outils collaboratifs en ligne
Conditions proposées
– Contrat jusque fin 2020 à 100%
– Basé/e à Dakar : contrat de droit sénégalais
– Date d’entrée en fonction : le plus rapidement possible
Pour postuler
Les dossiers de candidature (CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – français ou anglais – max 5MB) sont à adresser par mail uniquement jusqu’au 28 juin 2019 en mentionnant la référence « Cell3- Excecutive Assistant 2019.067 ».
Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
SEULS LES CANDIDAT(E)S PRE-SÉLECTIONNÉ(E)S SERONT CONTACTE(E)S