Le Coordinateur administratif et logistique assure le bon fonctionnement de l’administration et la bonne gestion des fonds de la mission et des ressources humaines. Il est le garant du respect des règles et procédures administratives, financières et logistiques.Le Coordinateur administratif et logistique travaille sous la responsabilité de la Directrice nationale et en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier basé au siège. Il supervise directement un administrateur et un logisticien basés à Antananarivo et assure un lien fonctionnel étroit avec les administrateurs basés à Tamatave et Majunga.
Ses activités et responsabilités sont les suivantes :
1. Gestion comptable et administrative
-S’assurer que DSF travaille en conformité avec les lois en vigueur
-Centraliser et vérifier les comptabilités de la mission
-Superviser les dépenses et la tenue de toutes les caisses de la mission
-S’assurer du bon archivage des pièces comptables et administratives
-Gérer l’ensemble de la trésorerie de la mission et préparer les demandes de trésorerie pour le siège
-Former les équipes administratives à la bonne application de l’ensemble des procédures internes
-S’assurer du suivi des dossiers juridiques, en lien avec le conseiller juridique et la Directrice nationale
-Elaborer la clôture annuelle et semestrielle des comptes
2. Gestion financière
-Gérer et suivre l’ensemble des budgets
-Garantir la bonne utilisation des fonds, en conformité avec les contrats de financement et les procédures DSF
-Elaborer les nouveaux budgets liés aux propositions de projets
-Etablir les rapports financiers
-Préparer et accompagner les audits liés aux projets
-Elaborer la programmation annuelle
-Assurer le pilotage des budgets, analyse des écarts et préconisations
3. Gestion logistique
– Mettre en place un circuit d’achats et les documents attenants et former les différentes personnes à son utilisation
-Encadrer l’équipe logistique dans la réalisation des achats du projet et dans la gestion logistique des activités.
-Participer au suivi des travaux des locaux mis à disposition au sein des hôpitaux visant à accueillir les équipes du projet
-Garantir le respect des procédures logistiques des bailleurs de fond et DSF
4. Ressources Humaines
-Améliorer les outils de gestion administratifs en Ressources Humaines
-S’assurer que la politique RH définie par DSF et l’ensemble des procédures liées aux ressources humaines soient connues et respectées par l’équipe nationale et expatriée
– Coordonner l’ensemble des recrutements effectués sur la mission
– Centraliser les données liées à la gestion du personnel et superviser le suivi des contrats de travail et le paiement des salaires
– Capitaliser les besoins en formation et participer à la mise en place de formation pour les employés nationaux
-Actualiser l’organigramme de la mission et contribuer à sa mise en place (définition des profils de postes, etc) en lien avec la directrice nationale.
5. Coordination et représentation
– Participer aux réunions de coordination interne à la mission et proposer des adaptations pertinentes vis-à-vis du fonctionnement général de la mission.
-Entretenir et développer de bonnes relations de travail ainsi qu’une bonne visibilité de l’association auprès des autorités civiles, bailleurs et des autres acteurs humanitaires
-Représenter l’association dans les réunions de coordination admin inter-ONG |