En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu’il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu’il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles / professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.

Résumé du poste :
Vous êtes responsable de la gestion efficace des services administratifs y compris la gestion journalière du département des opérations d’appui, les services généraux, la sécurité, le parc automobile, la gestion des immobilisations et équipements. Vous êtes responsable, et par conséquent redevable, à l’adhérence aux politiques et procédures de CRS. Vous assurerez que les services administratifs sont de haute qualité, travaillez en étroite collaboration avec tous les départements et les Chefs d’Unités/Equipes, pour veiller à ce que les services administratifs et logistiques pour tout CRS Senegal, y compris ses sous-bureaux et le bureau régional répondent au mieux aux besoins des bénéficiaires, partenaires et du personnel de CRS, tout en s’alignant avec la mission, les valeurs, et les principes qui guident l’Agence de CRS.

Responsabilités du poste :
Administration et Services Généraux

• Diriger l’élaboration /la mise à jour des politiques et procédures administratives internes, en concertation avec les chefs d’unité/équipes.
• S’assurer que le personnel de CRS reçoit une formation régulière relative aux manuels existants, relatant les politiques et les procédures administratives.
• S ‘assurer que son équipe est bien préparés pour les audits ; assurer que les constats et recommandations d’audits sont clôturés d’une manière précise et dans le délai imparti.
• S’assurer que l’utilisation personnelle des ressources de CRS (téléphones, véhicules, etc..) est entièrement facturée aux usagers, et traitée aux fins de paiement.
• Maintenir un système de classement organisé au niveau de l’Administration pour la gestion et le classement des contrats, et établir un système de suivi des bases de données relatives aux contrats.
• Assurer le respect et l’application du manuel de procédures
• Assurer que CRS-Senegal a un Accord de Siège dûment approuvé et validé par les instances du gouvernement du Senegal.
• Assurer que CRS-Senegal dispose de toutes les autorisations relatives à l’exemption de taxes, fournies par les ministères concernés, y compris les services de douanes.
• Assurer que toutes les demandes de visa sont soumises à temps, dans le respect des délais impartis.
• Donner son appui dans toutes les activités d’importation dans le cadre des projets/programmes de CRS-Senegal, ceci en conformité avec les lois et les procédures au Senegal.
• Superviser l’équipe des services généraux et en faire un suivi régulier dans le cadre des relations extérieures et dans le cadre de la sécurité de CRS-Senegal
• Assurer que des inventaires trimestriels sont effectués et que les rapports y afférents sont soumis à temps au niveau du Représentant Résident et le Chef des Opérations (CRS/HoOp)

Sécurité
• En tant que membre de l’équipe de sécurité de CRS- Senegal, assurer le suivi et le maintien d’un manuel de sécurité mis à jour et de l’arbre de communication opérationnel.
• Assurer la soumission, le suivi et l’archivage des rapports d’incident.
• Veiller, en collaboration étroite avec l’équipe de sécurité, à une bonne diffusion des informations officielles pouvant influer sur le contexte sécuritaire et à une bonne gestion de la communication avec le personnel.
• Veiller en permanence à la sécurisation des biens, des matériels et des infrastructures du Bureau et des résidences affectées au personnel expatrié, ainsi que le suivi des contrats de sécurité.
• Collaborer étroitement avec les différents responsables tant à Dakar qu’aux sous-bureaux pour l’actualisation et le respect des consignes de sécurité et leur apporter assistance chaque fois que de besoin.
• S’assurer de la mise à jour du Manuel de sécurité au moins une fois par an.
• Assurer l’élaboration et l’actualisation des procédures et des consignes de sécurité (mémorandum, procédures, stratégies pour la communication, manuels de sécurité, etc.).
• Effectuer une orientation à l’attention des visiteurs du Bureau et les agents nouvellement recrutés sur le contexte sécuritaire, les consignes de sécurité ainsi que les restrictions pour les déplacements ;

Gestion de Parc Auto

• Assurer l’efficacité de toutes les activités et tâches liées à la gestion du parc véhicules et à la logistique.
• Vérifier que les systèmes de suive du parc soient correctement utilisé par le « Logistics officer » et étudier/ examiner les rapports régulièrement.
• Assurer la gestion technique et les mesures de sécurité de tous les motos et véhiculés de CRS y compris dans les sous-bureau ainsi qu’avec les partenaires.
• Coordonner, en collaboration avec le HoOps, la planification et la mise en œuvre des plans de remplacement/disposition de tous les véhicules et équipements.
• Veiller à la maintenance adéquate et à la bonne réparation des véhicules et motos du parc, conformément aux politiques et aux règles de bonne gestion de l’agence.

Formation, expérience et capacités requises
Études et expérience
? Master en Administration des entreprises ou un domaine pertinent.
? Minimum de 4 ans d’expérience professionnelle dans des postes d’appui administratif, avec de plus en plus de responsabilités. Une expérience en gestion de bureau est un plus. Une expérience dans une ONG est un plus.
? Une expérience d’au moins 3 ans en gestion d’équipe est obligatoire
? Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience ; une expérience supplémentaire peut remplacer une partie des études.
? Une expérience dans les achats est un plus.
? Une expérience et des capacités en gestion du personnel propices à un environnement d’apprentissage sont un plus.
? Bonne maîtrise de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.
Compétences personnelles
? Très bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps
? Capacité à avoir un bon jugement et à prendre de bonnes décisions
? Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
? Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité
? Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
Langue étrangère exigée/souhaitée : Français et Anglais (écrit comme oral)
Voyages nécessaires : 25% de votre temps
Principales relations de travail :
Supervision : Responsable Administratif ; Assistants Administratifs
Interne : Représentant Résident, Directeur des Operations, Directrices des Programmes, Directrice des Finances, Chargée Ressources Humaines Senior, Gestionnaires des Programmes, Chefs de bureaux, Conseiller Technique Régional pour la Sécurité, Les Assistants Administratifs des sous-bureaux et tout le personnel du Programme Pays CRS Sénégal (staff régional inclus)
Externe : Autorités administratives nationales et locales, partenaires de CRS, Fournisseurs de services, visiteurs CRS
Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
• Travaille avec intégrité
• Noue des relations constructives
• Responsabilisation et bonne intendance
• Développe le talent
• Amélioration continue et innovation
• Esprit stratégique

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.