OFFICIER D’ADMINISTRATION
Administration Officer /Chargé(e) de l’Administration
Type de contrat Durée du projet
Date limite de dépôt 10/01/2019
CONTEXTE
Counterpart International aide les personnes à améliorer leur vie, leur avenir et leur avenir, communauté par communauté. Nous équipons les individus, les organisations et les communautés – nos homologues – pour devenir des créateurs de solutions dans leurs propres familles, communautés, régions et pays, afin de s’attaquer aux problèmes sociaux, économiques, environnementaux, de santé et de gouvernance. Au Sénégal, Counterpart met en œuvre depuis 2001, entre autres, un projet intégré d’alimentation scolaire et de nutrition intitulé « Aliments internationaux pour l’éducation et la nutrition des enfants McGovern-Dole », financé par le Département de l’agriculture des États-Unis (USDA), nommé Sukaabe Janngo (Enfants de demain) (2018 – 2022) et un projet complémentaire d’appui aux achats locaux de produits alimentaires intitulé Transition des cantines scolaires au Sénégal (TACSS). Les deux projets seront mis en œuvre dans la région de Saint-Louis
LA DESCRIPTION
Counterpart International recherche un agent d’administration pour ses programmes d’alimentation pour l’éducation pour l’éducation et d’achats dans les régions locales financés par le gouvernement américain McGovern-Dole au Sénégal. Avec le soutien et sous la supervision du responsable des ressources humaines et de l’administration, l’agent d’administration agira comme point de contact pour tous les employés, en fournissant un soutien administratif et en gérant leurs requêtes. En fin de compte, il / elle devrait être en mesure de s’assurer que nos activités administratives se déroulent bien, au quotidien et à long terme. L’agent d’administration sera responsable des tâches de soutien administratif du bureau de CPI Dakar et devra superviser les chauffeurs du bureau. Avec une grande expérience dans l’administration de bureau, il / elle assistera le directeur principal des finances et de l’administration pour s’assurer que le bureau est géré efficacement et conformément aux procédures de contrepartie, ainsi qu’aux règles et réglementations de l’USDA et / ou de l’USAID. Ce poste est basé à Dakar et ouvert aux candidats locaux uniquement.
ACTIVITÉS PRINCIPALE DU POSTE
• Coordonner avec tout le personnel de contrepartie, y compris le personnel de Dakar et le personnel de terrain, les tâches de soutien administratif et logistique;
• Coordonner les arrangements de transport du bureau et les chauffeurs / véhicules du bureau de répartition quotidiennement afin de garantir l’utilisation appropriée des ressources de transport afin de répondre au mieux aux besoins du bureau.
• Aider au déménagement du personnel expatrié en fournissant un soutien logistique dans le processus de recherche de logement, d’expédition et de dédouanement, d’immatriculation de véhicule, d’assurance et d’obtention du permis de conduire.
• Accueillez les invités, répondez au téléphone et fournissez des conseils pour la communication externe et interne.
• Développer et surveiller un système de correspondance avec une structure de référence;
• Effectue des tâches liées à la saisie de données et fournit une assistance pour le classement, l’archivage et la disposition des documents en cas de besoin
• Responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions et de la collecte des rapports du bureau
• Gérer le stock de fournitures de bureau et passer des commandes
• Fournit des fournitures en identifiant les besoins en matière de réception, de standard téléphonique, de salle du courrier et de cuisine; établir des politiques, des procédures et des horaires de travail
• Acheter des documents imprimés et des formulaires en répondant aux exigences; négocier le prix, la qualité et la livraison; approuver les factures.
• Écrire des lettres et des documents selon les exigences de la direction et gérer les fichiers électroniques courants sur le réseau
• Maintenir et mettre à jour les bases de données de l’organisation
• Organiser un système de classement des documents organisationnels importants et confidentiels
• Répondre aux questions des employés et des partenaires
• Mettre à jour les politiques du bureau au besoin
• Maintenir un calendrier d’organisation et des rendez-vous
• Réserver des salles de réunion au besoin
• Distribuer et stocker la correspondance (p. Ex. Lettres, courriels et colis)
• Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques, comme prévu
• Organiser le voyage et l’hébergement
• Programmer des événements internes et externes
• Préparer et organiser des réunions, des ateliers et des programmes de formation en relation avec les différents responsables et responsables de composantes
• Autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique
PROFIL RECHERCHE
Le profil recherché pour occuper le poste de fonctionnaire d’administration
• Formation: Licence en gestion, en administration des affaires, en communication et relations publiques ou dans tout autre domaine connexe; à défaut, il doit être en mesure de justifier d’au moins 10 années d’expérience professionnelle.
• Expérience requise: Au moins cinq années d’expérience de la gestion de bureaux, de préférence dans le secteur des ONG;
COMPÉTENCES REQUISES
• Maîtrise du traitement de texte, des tableurs, des bases de données, des présentations et d’Internet
• applications suite bureautique Microsoft hautement souhaitable
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision, à exercer son jugement, à respecter les délais et à travailler sous pression
• Capacité de traduire et d’interpréter de l’anglais vers le français et vice versa
• Honnête, méticuleux, transparent, responsable
• Avoir une façon de penser éthique et critique
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale
• Solides compétences en organisation et attitude résolue à résoudre les problèmes
• Capable d’organiser et de gérer de grandes quantités de fichiers, tâches, calendriers et informations
• Maîtrise de l’anglais et du français
Les personnes intéressées- à travailler avec Counterpart International sur ce projet doivent poser leur candidature par adresse mail en soumettant leur curriculum vitae et leur lettre de motivation ou au plus-tard le 10 janvier 2019. Veuillez indiquer «Le poste » dans l’objet du courrier électronique.
NB : Seules les candidatures retenues seront contactées.