BSF recrute 01 Assistant.e du Président et de la Direction – H/F

BIBLIOTHÈQUES SANS FRONTIÈRES

Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une ONG internationale qui s’emploie depuis sa création en 2007 à porter la connaissance à ceux qui en sont privés. Nous croyons que l’information, l’éducation et la culture sont des leviers d’autonomie pour tou.te.s, donnant la possibilité de faire des choix éclairés pour un avenir meilleur.

Pour atteindre cet objectif, nous construisons des stratégies de diffusion de l’information en nous appuyant sur les expertises de l’association : la création et le déploiement d’outils innovants ; la sélection, l’adaptation et la création de contenus ; la formation. Nous travaillons aux côtés d’acteurs de terrain internationaux et locaux pour rendre accessibles aux populations vulnérables des ressources correspondant à leurs besoins.

Notre action nous amène à travailler sur des thématiques et dans des contextes variés, BSF mettant en œuvre des projets dans une vingtaine de pays et à l’international et à travers un réseau d’organisations aux Etats-Unis, en Belgique, en Italie et au Canada.

Pour en savoir plus : www.bibliosansfrontieres.org.

CONTEXTE DU POSTE

Dans le cadre d’une évolution interne, le poste d’assistant.e de direction auprès du Président, du Directeur Général et de la Secrétaire Générale se libère. Depuis plusieurs années, ce poste est devenu stratégique pour l’organisation aussi bien en matière de coordination de l’ensemble des structures du réseau, de relation avec les instances de gouvernance que d’organisation de la vie de l’association (communication interne, circulation de l’information, pilotage de chantiers stratégiques et transverses, etc.).

Ce rouage essentiel de l’organisation va gagner encore en importance dans les prochains mois avec le démarrage du nouveau plan stratégique de BSF, Horizons 2030, à travers lequel l’ONG se fixe pour objectif de tripler son volume opérationnel d’ici 2030, pour transformer la vie de 3 millions de personnes. Ce faisant, Bibliothèques Sans Frontières a pour ambition de devenir un acteur de référence dans l’invention et la diffusion à l’échelle mondiale d’instruments de politiques éducatives et sociales efficaces, à un moment où ces dernières n’ont jamais été aussi nécessaires.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME

Sous l’autorité du Directeur Général et de la Secrétaire Général, l’assistant.e de direction joue un rôle transversal de support à la direction et à l’ensemble de l’organisation.

MISSIONS

Il.Elle aura pour missions principales :

1. Soutien au Président, au Conseil d’administration et à la vie associative

• Secrétariat du Président et des membres du CA :
  • Gestion de la boite e-mail du Président (transmission, classement et archivage, …) ;
  • Suivi du courrier du Président (réception, tri, redirection, réponses et remerciements,…) et rédaction de courriers en français et en anglais ;
  • Gestion du parapheur de signatures physique et électronique ;
  • Gestion des agendas (prise de rendez-vous, préparation des rendez-vous, …) ;
  • Préparation des rendez-vous, réunions, prises de paroles publiques et autres événements extérieurs du Président ;
  • Rédaction de notes et constitution de dossiers de synthèse ;
  • Support au Président dans l’ensemble de ses mandats dans les associations du réseau BSF ;
  • Support au Président dans l’administration de la Fondation pour le Partage de la Connaissance ;
  • Appui au Président pour le suivi personnalisé des membres du CA, des personnes importantes, des grands partenaires et grands donateurs de l’association.
• Secrétariat du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale et des comités et commissions :
  • Convocation, organisation et secrétariat des CA, des Assemblées Générales et des comités de BSF France et appui au Président dans l’organisation des organes de gouvernance de l’ensemble du réseau BSF ;
  • Suivi des mandats des membres des différents organes du réseau BSF International ;
  • Relation avec les membres des associations du réseau BSF International.

2. Assistance de Direction

• Auprès du DG et de la SG :
  • Assistance dans l’ensemble de leurs missions ;
  • Gestion des agendas (prise de rendez-vous, préparation des rendez-vous, …) ;
  • Suivi du courrier de la Direction générale (réception, tri, redirection, réponses et remerciements,…). Rédaction de courriers en français et en anglais ;
  • Gestion du parapheur de signatures physique et électronique ;
  • Organisation d’événements internes et soutien à l’organisation d’événements externes de l’association.
• Assistance auprès de l’équipe de Direction :
  • Préparation des missions : réservation du transport, de l’hôtel, préparation du budget de mission, demande de visa, préparation de note pays reflétant la situation géopolitique, préparation des documents de communication, prise de rendez-vous, coordination avec l’équipe locale ;
  • Établissement des notes de frais et des justificatifs comptables ;
  • Rédaction des comptes rendus des instances de gouvernance opérationnelle de BSF (dont comité exécutif, comité de pilotage, international management committee) et suivi des programmations annuelles des directions ;
  • Support aux organisations de l’écosystème BSF (notamment les associations du réseau BSF) et au DG dans l’exercice de ses fonctions et mandats au sein de ces organisations (Kajou, Label Emmaüs, Consortium Internet Offline, …).
• Assistance auprès de l’équipe de l’administration et des finances :
  • Appui aux relations avec les banques (gestion courante, soutien à l’ouverture et clôture de compte, résolution des problèmes rencontrés) ;
  • Gestion de liquidités pour les missions (retrait des fonds en agence, gestion des envois par Western Union).

3. Sécurité Juridique :

• Gouvernance interne :
  • Veille au respect des statuts et différentes normes internes ;
  • Préparation, animation et écriture des comptes rendu des Conseils d’Administrations et des Assemblées Générales ;
  • Garant du suivi de l’exécution des décisions prises par les organes de l’association ;
  • Appui du comité d’audit interne dans leurs vérifications ;
  • Suivi juridique de la mise en place du système BSF International et soutien à la création des associations locales ;
  • Soutien juridique et administratif à la création des représentations locales de BSF (en particulier la réalisation des modalités d’enregistrement) ;
  • Veille à l’archivage et au classement structuré des documents de BSF.
• Veille à la diffusion et à l’application de la législation :
  • en matière de marques (soutien à la communication) ;
  • en matière d’informatique et libertés (RGPD, CNIL, …) ;
  • en matière contractuelle (soutien à la direction de la logistique et des services généraux).
• Soutien aux Opérations :
  • Garant de la cohérence et de la compréhensibilité juridique des relations juridiques de l’association avec ses partenaires (rédaction des conventions types, validation des conventions, archivage et assurer le suivi et la prise en compte des obligations contractées) ;
  • Soutien à la rédaction des dossiers administratifs en particulier pour les demandes de financement ;
  • Gestion des relations avec les départements juridiques des partenaires de BSF.
• Suivi des conseils juridiques de l’association :
  • Gestion des relations avec les conseils juridiques actuels, externes et bénévoles (membres du conseil d’administration et du comité consultatif) ;
  • Gestion du dépôt, de l’enregistrement et du suivi des marques de l’association en lien avec les cabinets d’avocats du réseau international.

4. Communication interne et coordination :

• Participe à la mise en place et au suivi d’outils de communication et d’échange au sein du réseau :
  • Organise la mise en œuvre des outils ;
  • Accompagne et facilite leur déploiement et leur appropriation par les équipes.
• Participe à la communication interne et appui à la coordination entre directions et au sein du réseau BSF :
  • Informe les salariés sur l’actualité de la structure par la rédaction et la diffusion d’un journal interne de l’association ;
  • Organise et suit les réunions de coordination entre directions, les réunions des différents organes de gouvernance de BSF et les réunions hebdomadaires d’équipe.
• Organise et supervise la réalisation d’événements fédérateurs et stratégiques de l’association :
  • Anime la communauté BSF par l’organisation de séminaires et journées permettant de favoriser la cohésion des équipes, en particulier les deux séminaires annuels ;
  • Accompagne et conseille la direction des ressources humaines dans ses projets d’événements internes ;
  • Participe à l’intégration des salariés et autres nouveaux entrants (VSC, mécénat, stagiaires, consultants) au cours de leur parcours d’onboarding.

Expériences / Formation

PROFIL RECHERCHE : 

Formation et expérience : 

• Formation universitaire BAC+5 (notamment en Management des organisations, ou Droit et Administration des Associations et des Entreprises de l’Économie Sociale et Solidaire, …) ;
• Minimum 3 années d’expérience dans un poste similaire ;
• Bonnes compétences juridiques et en administration d’organisation ;
• Expérience en milieu associatif et/ou à l’international est un plus.

Compétences et qualités requises :

• Excellentes capacités de rédaction et d’esprit de synthèse ;
• Gestion/suivi administratif et financier ;
• Bonne maîtrise de la suite office / sharepoint et des outils de communication en entreprise (Slack notamment) ;
• Excellente capacité d’organisation, flexibilité, fort esprit d’initiative et d’autonomie ;
• Résistance au stress, capacité à travailler sous pression et dans des délais imposés ;
• Excellentes aptitudes au travail d’équipe et à l’atteinte d’objectifs ;
• Excellentes aptitudes à l’écoute, à la négociation et à la communication ;
• Respect des valeurs et principes de BSF.

Langues :

• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais.

Salaire

CONDITIONS DU POSTE :

• Date de démarrage : dès que possible
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
• Statut et modalité de gestion du temps de travail : Statut Cadre au Forfait Jours (208 jours), Rattachement à la convention collective Eclat, dont BSF dépend.
• Rémunération :  Selon grille salariale et expérience
• Autres avantages : Tickets restaurants d’une valeur faciale de 8,00 €, Pass Navigo, Mutuelle, Prévoyance.
• Lieu de travail : siège de BSF à Montreuil

Comment postuler

Merci de bien vouloir remplir le formulaire (incluant l’envoi CV+LM) en suivant le lien : https://www.bibliosansfrontieres.org/nous-aider/travailler-chez-bsf/