African Union recrute 01 Réceptionniste/Secrétaire/Caissier ZLECAf
African Union
Accra, Ghana
Réceptionniste/Secrétaire/Caissier ZLECAf
Lieu: Ghana, Ghana
Organisation: African Union Commission – AUC
Valeurs de l’UA
• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances
Informations sur l’organisationRend compte à: Directeur, Gestion des ressources humainesDirection/Département : Administration et Gestion des ressources humainesDivision : Administration et Gestion des ressources humainesNombre de rapports directs: 0Nombre de rapports indirects: 0Grade du poste: GSA4Nombre de postes : 01Type de contract: PermanentLieu: Accra (Ghana)
Objectif du posteFournir des services de secrétariat et de soutien administratif au superviseur ou au département désigné pour assurer son bon fonctionnement. Principales fonctions• Fournir un soutien pour la mise en place des dispositions logistiques, la mise en œuvre des activités et la fourniture de mises à jour ;• Apporter un soutien à la gestion des flux de trésorerie, principalement en ce qui concerne la tenue de la petite caisse ;• Assurer la réception des invités, des délégués et des officiels ;• Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;• Assurer le suivi des décisions issues des réunions et des résultats issus des échanges et veiller à leur mise en œuvre ;• Préparer des projets de communication quotidienne et aider à la compilation des données et des informations à des fins de production de rapports ;• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de recherche ;• Rédiger les demandes de fourniture et d’entretien des installations et du matériel de bureau ;• Préparer des documents destinés aux réunions ; • Tenir l’agenda du Directeur et l’informer en conséquence et en temps voulu ; • Recevoir les courriers envoyés à la Direction et les gérer correctement ;• Prendre des mesures pour répondre aux courriers et aux autres questions courantes ; • Appliquer de bonnes procédures relatives à la nomenclature des fichiers informatiques. Responsabilités spécifiques• Recevoir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;• Recevoir tous les courriers officiels, journaux et autres et en assurer la distribution ;• Gérer le flux de trésorerie et la petite caisse et faire rapport à la Direction des finances ;• Taper et corriger les documents, les rapports, les correspondances, les messages, les demandes de renseignements, qui pourraient être requis par ses supérieurs hiérarchiques ; • Recevoir la correspondance courante et préparer les réponses pour signature par les superviseurs ; • Recevoir les invités/visiteurs/membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;• Maintenir un système de gestion des dossiers approprié pour tous les courriers et documents entrants et sortants ; • Répondre et filtrer les appels téléphoniques/les messages électroniques et assurer le suivi avec les superviseurs et les partenaires ; • Maintenir un calendrier actualisé des rendez-vous des superviseurs et d’autres cadres de la Division ; • Assurer un bon entretien du matériel et signaler toute défaillance à des fins d’entretien et autres actions requises ;• Fournir des services administratifs de routine quotidiens aux différents services de la Division ; • Assurer des services d’accueil, le cas échéant ;• S’acquitter de tout autre tâche/responsabilité qui pourrait lui être confiée. Formations universitaires et expériences requises• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en services administratifs, comptabilité, gestion de bureau, secrétariat et études administratives, avec une expérience pertinente de 3 ans dans le secteur public ou au sein d’une organisation internationale.• Le candidat doit être titulaire d’une Licence en services administratifs, gestion de bureau, secrétariat et études administratives, avec une expérience pertinente de 2 ans dans le secteur public ou au sein d’une organisation internationale.• Vitesse de frappe : 50 mots par minutes
Compétences requises• Compétences en informatique, y compris les outils de traitement de texte, les applications de messagerie électronique et Internet ; une expérience dans l’utilisation des applications telles que MS Word et MS Excel ;• Aptitudes en matière de planification et d’organisation ; • Excellentes aptitudes en relation interpersonnelle ;• Aptitudes en communication verbale et écrite ;• Maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’Union africaine (anglais, arabe, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire. Compétences en leadershipValorisation des autres:..Flexibilité..Sensibilisation aux risques et respect des règlesCompétences de baseEsprit d’équipe et collaborationSensibilisation à la responsabilité et respect des règlesPerception de l’apprentissage.Communication claireCompétences fonctionnellesDépannageConnaissances du métier.Axé sur les tâchesSensibilisation au perfectionnement continu
ÉGALITÉ DE CHANCES :
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.
DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.
DES LANGUES:
Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.
RÉMUNÉRATION :
À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 12,834.00 $ EU (GSA4 Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (57 % du salaire de base), l’indemnité de logement (16,813.44 $ EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux et de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.
Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 23 mai 2022.
Requisition ID: 1161
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