La CRF recrute 01 Adjoint à la Responsable administrative et financière
Contexte
La Croix-Rouge française développe depuis 2000 un programme régional de Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) à partir de la « Plate-forme d’Intervention Régionale de l’Océan Indien » (PIROI: http://piroi.croix-rouge.fr ) basée à l’île de la Réunion. En étroite coordination avec les composantes internationales de la Croix-Rouge et les Sociétés Nationales membres de la PIROI (Comores, Madagascar, Seychelles, Maurice, France – Réunion/Mayotte, Mozambique, Tanzanie), elle vise à réduire l’impact des catastrophes naturelles et sanitaires et les effets du changement climatique sur les populations de la zone sud-ouest de l’océan indien.
Pour y parvenir, le plan d’action 2017-2020 inclut les trois objectifs stratégiques suivant :
« Promouvoir l’intégration de la gestion des risques de catastrophes naturelles et sanitaires au sein des politiques nationales des pays du sud-ouest de l’océan indien, dans un contexte de changement climatique. » Il s’agit de mobiliser les acteurs de la gestion des risques de catastrophes, afin de favoriser une coordination des stratégies et des actions. Cela passe par des actions de plaidoyer, le développement de partenariats et la mise en réseau.
« Renforcer la résilience des populations du sud-ouest de l’océan indien face aux risques de catastrophes naturelles et sanitaires et aux conséquences du changement climatique. » Il est primordial de travailler au niveau communautaire afin de préparer la population, première actrice de la réponse aux catastrophes. La mise en œuvre de cet objectif se traduit par des programmes de réduction des risques de catastrophes au niveau communautaire, qui incluent notamment des actions de sensibilisation et d’éducation. A La Réunion, cet objectif se traduit par la mise en œuvre du projet de sensibilisation aux risques de catastrophes naturelles Paré pas Paré.
« Répondre efficacement aux catastrophes naturelles et sanitaires en s’appuyant sur des moyens humains et matériels adaptés. » Il s’agit de poursuivre et d’amplifier les activités de préparation aux catastrophes en partenariat avec les sociétés nationales membres de la plateforme. Ces actions vont de l’élaboration de plans de contingence à la formation de ressources humaines et au pré positionnement de matériel de secours.
A ces trois objectifs s’ajoute un objectif transversal : « Renforcer les capacités des acteurs de la zone sud-ouest de l’océan indien par l’implantation d’un centre régional d’expertise, de formation et d’innovation dédié à la gestion des risques et au changement climatique, le PIROI Center. »
Descriptif des tâches / Responsabilités
OBJECTIF 1 : Assurer la mise en œuvre du processus de comptabilité
- Réaliser les saisies et les clôtures comptables mensuelles (rapprochements bancaires et de caisse, s’assurer de la bonne imputation analytique des écritures et de la cohérence des pièces avec la saisie…)
- Intégrer les journaux comptables mensuels dans le logiciel SAGA
- Renseigner les imputations des écritures siège de la PIROI et les transmettre au siège CRF
- Assurer l’archivage à la PIROI et la transmission au siège de la CRF de tous les documents comptables
- Assurer le paramétrage du logiciel SAGA afin qu’il soit conforme aux budgets et financements accordés
- Intégrer les comptabilités et les écritures siège des délégations CRF OI dans le logiciel SAGA
OBJECTIF 2 : Assurer la gestion administrative du personnel
- Assurer le suivi administratif et contractuel du personnel (environ 15 personnes) : embauches/fins de contrats, santé, assurances, éléments de variables de paye, congés, archivage des dossiers et évaluations annuelles du personnel…
- Participer aux procédures de recrutement et s’assurer de leur bonne mise en œuvre (fiches de postes, diffusion, sélection…)
- Participer au respect des textes légaux et règlementaires en vigueur, conformément au droit du travail et à la convention collective de la Croix-Rouge française
- Gérer les aspects administratifs des déplacements du personnel en mission: commande des BAV et hôtels, assurance internationale, archivage des ordres et rapports de mission, déclarations obligatoires, sécurité, archivage des dossiers…
- Contribuer à l’encadrement administratif des activités des bénévoles au sein de la délégation : inscription, suivi et capitalisation du temps de bénévolat dont a bénéficié la délégation
OBJECTIF 3 : Assurer la gestion de la trésorerie
- Assurer la tenue de la caisse (avances opérationnelles, inventaire de caisse)
- Préparer les paiements aux fournisseurs
- Préparer les notes de débit et autres demandes de remboursements
- Entretenir de bonnes relations avec les établissements bancaires
OBJECTIF 4 : Participer à la gestion financière des programmes CRF dans l’Océan Indien
- Participer à la mise à jour de l’ensemble des budgets de la PIROI
- Participer à la préparation des rapports financiers à remettre aux bailleurs
- Participer au Contrôle des rapports financiers des Sociétés Nationales OI et les intégrer dans le logiciel comptable
- Echanger et entretenir de bonnes relations avec les correspondants administratifs des sociétés nationales dans le cadre de la validation de ces rapports
OBJECTIF 5 : Participer à l’encadrement juridique des activités
- S’assurer du bon déroulement et respect des conventions (respect des termes, contentieux…)
- Participer à la rédaction des accords de partenariat à établir avec les Sociétés Nationales OI
OBJECTIF 6 : Exécuter les actes administratifs courants
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Classer et archiver des documents administratifs, comptables
- Rédiger des notes ponctuelles et des rapports d’activités
- Participer à l’élaboration du rapport mensuel du service
- Mettre en place les outils nécessaires pour l’évaluation permanente des objectifs liés à son poste et veiller à leur faisabilité
Autre :
- L’adjoint(e) RAF régional participe aux réunions de coordination de la PIROI
- Il rend compte régulièrement au RAF régional de toute difficulté, alerte qu’il pourrait rencontrer. Il participera aux points réguliers formels avec son supérieur hiérarchique.
- Dans le cadre de ses activités, l’adjoint(e) RAF pourra être amené(e) à se déplacer dans la zone Océan Indien
Liens hiérarchiques :
- Responsable Administrative et financière (N+1)
- Chef de délégation (N+2)
Liens fonctionnels :
- Etroite coordination avec les services internes de la PIROI
- Etroite collaboration avec la délégation territoriale de la CRf de La Réunion
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| Expériences / Formation du candidat |
Expériences et formation
- Formation type Bac+4 en école de commerce, gestion financière, audit, comptabilité, administration des entreprises/associations.
- Expérience avérée (1-2 ans) en gestion administrative et financière au sein du Mouvement International de la Croix-Rouge ou d’une Organisation de Solidarité Internationale
Compétences et connaissances requises
- Grand autonomie, rigueur et faculté d’adaptation
- Capacité d’analyse et de synthèse, aptitude à présenter les problématiques et à proposer des solutions pour aider à la prise de décision
- Aptitude avérée à gérer un volume de travail important, dans un contexte d’urgence et à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Très bonne facilité pour le travail en équipe
- Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels, de leurs procédures et de leurs exigences
- Maîtrise du logiciel de comptabilité SAGA,
- Bonne connaissance du pack office en général et maîtrise d’Excel
- Langues : Bon niveau d’anglais requis (à l’écrit et à l’oral)
- Connaissance du Mouvement de la Croix-Rouge
Exigences du poste
- Mobilité géographique (déplacements dans la zone de compétence du programme)
- Permis B indispensable
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