EXPERTISE FRANCE recrute 01 Assistant administratif et logistique

EXPERTISE FRANCE recrute 01 Assistant administratif et logistique

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France recrute pour son siège basé à Paris :

Un.e Assistant.e de projets (administration et logistique)

SITUATION / POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, Stabilité, Sécurité

 Sous la supervision du Directeur du département, de son adjoint.e et du Responsable du pôle en charge du portefeuille concerné, l’assistant.e de projets assure le suivi logistique et administrative du/des projet.s sur lequel/lesquels il/elle sera mobilisé.e Le/la Assistant.e de projets fait partie d’une équipe de chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant au sein du Pôle Menaces Globales et Crime Organisée.

MISSIONS : Les principales missions confiées à l’Assistant.e de projets sont les suivantes, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion logistique :

• Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages ;
• Réservation des billets d’avion/train et location de voitures ;
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements ;
• Avance et solde de per diem ;
• Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation ;
• Réservations en direct des salles de réunion, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international ;
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements ;
• Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement.

Gestion administrative :

• Préparation et envoi des lettres de société, lettres d’invitations, ordre de mission ;
• Mise en signature des documents ;
• Passation de marchés hors prestations liées aux activités ;
• Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées ;
• Gestion des tâches administratives de secrétariat ;
• Saisi et mise en forme des documents de travail (ERF…) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents…) ;
• Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants.

Gestion budgétaire :

• Aide à la suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;

• Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion, événementiel, logistique ou expérience professionnelle équivalente dans les domaines demandés pour le poste
• Expérience souhaitée d’environ 2 ans dans l’assistance logistique
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
• Etre méthodique & organisé.e
• Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
• Réactivité face à aux urgences
• Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
• Disponibilité et sens du service
• Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) ;
• Maîtrise de l’anglais

Rémunération : 2400€ brut/ mois