Helen Keller International recruits 01 Office Manager
Helen Keller International Europe
Helen Keller International Europe (HKIE), affiliée à Helen Keller International (HKI) s’engage à sauver et à améliorer la vue et la vie des personnes vulnérables en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, la santé précaire et la malnutrition.
Le Poste : Office Manager
Rattachement : Directeur général de HKIE
L’Office Manager est en charge de la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l’association et est l’interlocuteur principal des prestataires externes (expert-comptable, paie et gestion du personnel, support informatique, banque, fournisseurs, etc.).
Descriptif de la mission :
Les responsabilités du poste sont variées et couvrent les champs suivants :
1. Administratif – 50%
- Administration de la vie associative
- Gestion des réunions du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale et des Comités du Conseil
- Suivi et mise en conformité des obligations juridiques de l’association
- Accueil d’appels téléphoniques du standard
- Suivi et mise à jour des calendriers de l’association
- Gestion des services généraux
- Achats, aménagement du bureau
- Gestion du loyer et autres charges
- Participation à l’actualisation des différents logiciels en place et à la bonne gestion du parc informatique en coordination avec les prestataires concernés
- Gestion des documents internes
- Pilotage du chantier de sécurisation du réseau local et mise en place d’un intranet opérationnel (en lien avec le service informatique et l’administratrice des opérations HKI)
- Organisation et archivage de documents papiers et électroniques
- Administration de la levée de fonds
- Soutien aux événements
- Mise à jour des supports de communication
- Appui à l’entretien et mise à jour de la base de données
- Gestion des démarches administratives liées aux levées de fonds (déclarations auprès de la préfecture, etc.)
2. Finance – 30%
- Encadrement de la comptabilité de l’association (en lien avec le cabinet comptable)
- Envoi régulier des pièces comptables à la comptabilité : factures, relevés bancaires, remises et talons de chèques, extractions de reçus fiscaux, etc.
- Rapprochements bancaires mensuels
- Suivi des dépenses et revenus de l’association
- Appui à l’élaboration des Etats Financiers
- Appui à l’élaboration et au suivi du budget annuel
- Gestion des dons
- Réception et encaissement des dons
- Création et envoi des reçus fiscaux
- Transmission régulière des listes de dons reçus à l’équipe développement
- Suivi des dossiers de dons dédiés
- Suivi administratif et financier des projets soutenus par l’association
- Coordination avec le terrain des contrats, des calendriers, des versements et du reporting bailleurs
3. Ressources Humaines – 20%
- Appui au recrutement :
- Appui à l’élaboration des fiches de poste,
- Suivi du recrutement de nouveaux salariés
- Gestion administrative du personnel :
- Déclaration des nouvelles entrées/suivi des contrats et avenants
- Organisation des briefings d’arrivée des nouveaux salariés
- Suivi de la paie et des tickets restaurant
- Gestion des absences et leur administration
- Stratégie RH et capitalisation :
- Participation à la définition de la stratégie des Ressources Humaines
- Participation à l’élaboration et à l’adaptation des outils et politiques RH
- Animation du réseau bénévole
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