ONG OMS recrute 01 Assistant administratif

Contexte et justification

Le Centre régional des urgences de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) joue un rôle essentiel dans le soutien à la préparation et à la réponse aux urgences de santé publique dans toute la région. Des systèmes administratifs efficaces et un appui opérationnel adapté sont indispensables pour garantir la bonne mise en œuvre des activités des programmes, le respect des politiques de l’OMS et la réalisation des résultats dans les délais impartis.

Compte tenu de la complexité des activités de coordination, de logistique et de gestion opérationnelle au sein des programmes d’urgence, il est nécessaire de disposer d’un appui administratif dédié afin d’améliorer l’efficacité des processus de travail, de renforcer la coordination et de garantir le respect des procédures administratives, financières et opérationnelles de l’OMS.

Objet du poste

Le Centre régional des urgences de l’OMS soutient les activités de préparation et de réponse aux urgences de santé publique.

Afin de garantir le bon fonctionnement des opérations et le respect des procédures administratives, financières et opérationnelles de l’OMS, un appui administratif est nécessaire pour faciliter les activités de coordination, de logistique et de gestion du bureau.

Objectifs du programme et de l’unité concernée

La mission du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire (WHE – WHO Health Emergencies Programme), notamment de son volet Préparation et réponse aux urgences (EPR), consiste à renforcer les capacités des États membres à gérer les risques liés aux urgences sanitaires.

Lorsque les capacités nationales sont dépassées, le Programme a pour mission de diriger et de coordonner la réponse sanitaire internationale afin de contenir les flambées épidémiques et d’apporter une assistance efficace aux populations touchées, notamment en matière de secours et de relèvement.

L’Unité de gestion et d’administration du Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire est chargée d’assurer une gestion efficace et un soutien administratif adapté aux activités du Programme. Elle veille également à ce que les opérations d’urgence de l’OMS bénéficient rapidement et durablement des financements et des ressources humaines nécessaires.

Cela comprend la fourniture de services administratifs de qualité, prévisibles et fiables au Programme d’urgence, notamment dans les domaines suivants :

• Ressources humaines ;
• Finances ;
• Planification du travail ;
• Gestion des subventions.

Ces services doivent être assurés y compris pendant les interventions d’urgence. L’Unité veille également au suivi efficace des procédures opérationnelles standard (SOP) et à leur respect, dans une démarche d’amélioration continue et d’excellence des processus opérationnels.

Contexte organisationnel

L’Organisation mondiale de la Santé (OMS) dirige les efforts mondiaux visant à promouvoir la santé, à protéger les populations et à répondre aux urgences de santé publique.

Le Groupe de préparation et de réponse aux urgences (EPR – Emergency Preparedness & Response) s’attache à renforcer la capacité des pays à faire face aux urgences sanitaires, notamment à travers la planification de la préparation, les systèmes de surveillance et les mécanismes de coordination des interventions.

Dans ce cadre, le Centre régional des urgences de l’OMS constitue une plateforme de coordination chargée de soutenir les opérations de préparation et de réponse aux urgences.

L’Assistant(e) administratif(ve) intervient en tant que membre de l’équipe et fournit un appui administratif et opérationnel. Il/Elle veille au bon déroulement des processus logistiques, d’approvisionnement et de coordination.

Le/La titulaire du poste travaille dans le respect des règles, règlements, politiques et procédures opérationnelles standard de l’OMS. Il/Elle dispose d’une autonomie modérée dans la hiérarchisation de ses tâches, tout en veillant au respect des procédures en vigueur.

Le poste nécessite des échanges réguliers avec les services internes, notamment les opérations, les finances, les ressources humaines et les achats, ainsi qu’avec des parties prenantes externes telles que les administrations publiques, les partenaires, les fournisseurs et les prestataires de services, afin de soutenir la mise en œuvre des activités du Programme.

Résumé des principales responsabilités

Sous la supervision du/de la Responsable des opérations (Operations Officer), le/la titulaire du poste fournit un appui administratif et opérationnel afin de garantir le bon fonctionnement du Centre régional des urgences de l’OMS.

Les responsabilités suivantes lui sont confiées et sont exercées selon les besoins :

Coordination des réunions et des événements

• Organiser et coordonner les réunions, ateliers et sessions de formation du Centre.
• Préparer les ordres du jour, les documents de référence et les dossiers de réunion.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et actions convenues.
• Gérer l’inscription des participants et les aspects logistiques à l’aide de systèmes tels que CVENT.
• Réserver les salles et organiser la restauration, les équipements et le matériel nécessaires, conformément aux procédures de l’OMS.

Gestion des voyages et de la logistique

• Traiter les demandes de voyage (Travel Requests – TRs) et les demandes de remboursement des frais dans SAP Concur.
• Coordonner les dispositions relatives aux déplacements, notamment les billets d’avion, l’hébergement, les visas et le transport.
• Fournir un appui logistique au personnel, aux consultants et aux participants aux réunions.
• Veiller au respect des politiques et des délais de l’OMS en matière de voyages.

Appui aux achats et respect des procédures

• Initier et traiter les demandes d’achat conformément aux règles et règlements de l’OMS.
• Assurer l’acquisition des fournitures de bureau, des équipements et des services nécessaires au fonctionnement du Centre.
• Établir et suivre les bons de commande, y compris les bons de commande liés aux fonds de caisse (imprest POs) et ceux concernant le bureau et le personnel.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs et veiller à la livraison des biens et services dans les délais.

Gestion du bureau et des installations

• Superviser les opérations quotidiennes du bureau, notamment la maintenance, le nettoyage et les réparations.
• Coordonner les activités avec les entités chargées de la gestion des installations, telles que KUTRRH, pour les services partagés.
• Veiller à la disponibilité et à la bonne gestion des équipements et fournitures de bureau.
• Participer à la gestion de l’inventaire du bureau.

Protocole et assistance administrative

• Rédiger les correspondances courantes, les comptes rendus et les documents administratifs.
• Préparer les notes verbales et apporter un appui aux procédures liées au protocole.
• Faciliter les démarches d’obtention de visas et les autorisations officielles pour le personnel et les visiteurs.

Coordination et reporting

Fournir chaque semaine à son/sa supérieur(e) hiérarchique des mises à jour sur les activités administratives.
Assurer la liaison avec les unités opérationnelles de l’OMS sur les questions liées aux finances, aux achats et aux ressources humaines.
Coordonner les échanges avec les parties prenantes externes, notamment les partenaires, les fournisseurs et les administrations publiques.
Contribuer à la documentation et à l’archivage conformément aux normes de l’OMS.
Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son/sa supérieur(e) hiérarchique.

Profil recherché

Compétences

Les compétences suivantes sont requises, par ordre de priorité :

• Communiquer de manière crédible et efficace.
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles.
• Utiliser efficacement les ressources.
• Favoriser l’intégration et le travail d’équipe.

Compétences techniques et connaissances

• Solides compétences organisationnelles et administratives, avec une grande attention aux détails.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités de manière efficace, même sous pression.
• Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir avec des interlocuteurs variés.
• Connaissance des procédures administratives, des processus d’approvisionnement et des systèmes de gestion des voyages.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les politiques et procédures de l’organisation.

Formation

Exigences essentielles

\Avoir terminé le cycle de l’enseignement secondaire ou posséder un diplôme équivalent.

Atouts souhaités 

• Être titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle en finance, gestion, administration des affaires ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement reconnu et accrédité.
• Une formation en secrétariat et/ou dans un domaine administratif serait un atout.

Expérience professionnelle

Exigences essentielles 

• Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif.
• Avoir une expérience dans l’appui aux opérations, à la logistique ou à la mise en œuvre de programmes.
• Avoir une expérience dans la coordination de réunions, de déplacements professionnels et de processus d’approvisionnement.
• Posséder de solides compétences en organisation et en gestion du temps.
• Être capable de travailler efficacement sous pression et de respecter les délais.

Atouts souhaités 

Une expérience antérieure au sein des Nations Unies, du Fonds contre les pandémies (Pandemic Fund), de la Banque mondiale ou dans le cadre de mécanismes similaires constitue un avantage.

Langues

• Excellente maîtrise du français.
• Une connaissance pratique de l’anglais ou du portugais serait un atout.

Autres compétences informatiques

Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment PowerPoint et Excel.
Bonne connaissance générale des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).