Profil SN recrute 01 Chargé d’Organisation et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage

Dans le cadre du renforcement de ses effectifs, un important établissement financier à caractère bancaire lance un appel à candidatures en vue du recrutement d’un Chargé d’Organisation et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (H/F)

Missions

Le Chargé d’Organisation et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage a pour missions de :

Encadrer les collaborateurs et les supporter dans la réalisation de leurs tâches ;
Assurer la planification annuelle et le suivi des projets et taches conformément à la stratégie de l’entreprise ;
Améliorer les démarches de réalisation et la qualité des livrables ;
Veiller et participer à la formalisation des procédures ;
Veiller et participer à la réalisation des missions d’assistance à maitrise d’ouvrage ;
S’assurer de la formalisation et du respect des procédures d’exploitation de l’entité.

Activités du poste par mission

Encadrer les collaborateurs et les supporter dans la réalisation de leurs taches :

Clarifier aux collaborateurs leurs tâches et les objectifs à atteindre ;
Motiver les équipes et les mobiliser pour la réalisation des projets et orientations de l’entreprise ;
Soutenir les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches et renforcer leur autonomie ;
Mettre en place des indicateurs de suivi des performances ;
Encourager l’esprit d’initiative et le partage des informations dans le cadre de l’optimisation des processus de travail.
Assurer la planification annuelle et le suivi des projets et tâches conformément à la stratégie de l’entreprise :
Etablir, proposer et faire valider le plan d’action annuel conformément aux orientations stratégiques de l’entreprise ;
Suivre la réalisation des projets et actions du plan d’action ;
Prendre en charge les mises à jour du plan d’action validées lors des comités correspondant.

Améliorer les démarches de réalisation et la qualité des livrables :

Arrêter la démarche projet, respectant les normes, commune pour l’entreprise et veiller à son amélioration continue ;
Veiller à l’adoption de démarches par l’ensemble des intervenants projets ;
Veiller à la mise en place de modèles de livrables correspondants à la démarche projet ;
S’assurer de la qualité de l’ensemble des livrables projets et les valider avant leur diffusion.

Veiller et participer à la formalisation des procédures :

Veiller à la prise en charge des besoins en procédures exprimés par les différentes entités de l’entreprise ;
Etablir et mettre à jour une cartographie des procédures de l’entreprise ;
Veiller à une revue régulière des procédures pour contrôler l’opportunité de leur mise à jour ;
Contrôler les procédures établies avant diffusion pour validation ;
Faire le suivi de déploiement des procédures après formalisation et la validation ;
Veiller à la formalisation des procédures.
Participer à la formalisation des procédures :
Prendre en charge les besoins de formalisation des procédures exprimés par les différentes entités de l’entreprise ;
Conception, optimisation et formalisation des procédures suivant les remontées des utilisateurs ;
Collecter les processus à couvrir par des procédures formalisées ;
Recueillir le fonctionnement proposé par les utilisateurs et concevoir un fonctionnement optimisé ;
Identifier les outils et moyens nécessaires à un traitement efficient du processus arrêté ;
Formaliser les procédures de fonctionnement et les faire valider avec les utilisateurs ;
Diffuser les procédures et communiquer sur le nouveau fonctionnement.
Veiller et participer à la réalisation des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage :
Assurer la coordination et l’assistance à maîtrise d’ouvrage des projets ;
Assister les équipes métiers lors de l’expression des besoins ;
Formaliser les spécifications fonctionnelles précisant les règles de gestion ;
Formaliser le cahier de recette en collaboration avec la maitrise d’ouvrage ;
Réaliser le suivi du planning et de l’avancement du projet ;
Coordonner les actions des différents intervenants dans le projet ;
Analyser les solutions pour assurer la prise en charge de l’activité liée au produit par l’organisation de l’entreprise ;
Réaliser les manuels d’utilisation, d’exploitation et les supports de formation.

Participer à la réalisation des missions d’assistance à maitrise d’ouvrage :

Etude d’opportunité et de faisabilité du projet incluant les estimations de cout et de charge, alloués au projet ;
Réaliser les cahiers des charges incluant les besoins fonctionnels et techniques, les normes et la qualité attendue ;
Pilotage et coordination des activités des différents acteurs du projet ;
Conduite des procédures d’appel d’offres et de la passation de marchés le cas échéant ;
Vérification des livrables en conformité avec le cahier des charges ;
Mise en œuvre du plan de communication, de formation et d’exploitation.

S’assurer de la formalisation et du respect des procédures d’exploitation de l’entité :

Identifier et cartographier les tâches d’exploitation de l’entité ;
Formaliser les procédures et veiller à leur intégration au référentiel des procédures de l’entreprise ;
Veiller à la mise à jour des procédures au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation et des taches ;
Respecter les procédures et veiller à leur respect par l’ensemble des équipes.

Compétences requises

Qualifications

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+5 d’une Ecole d’Ingénieur ou de Commerce ; Expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans dans un poste similaire.

Connaissances théoriques

Encadrement, support et motivation d’équipe ;
Modélisation des processus fonctionnels ;
Normes d’organisation en entreprise ;
Normes et démarches de gestion de projets ;
Excellente maitrise du français et usage professionnel de l’anglais ;
Organisation de travail et bonne maitrise des outils de travail.

Connaissances techniques et méthodologiques

Techniques de management d’équipe, de communication et de collaboration ;
Maitrise des normes de gestion des projets
Connaissance des normes des organisations des entreprises ;
Maitrise de l’outil de formalisation des procédures (par exemple Méga).
Animation des réunions et de capacité à fédérer autour de propositions ;
Capacités d’abstraction, d’analyse et de synthèse.
Connaissance détaillée de la formulation des besoins, de la rédaction des cahiers de
charges, des spécifications fonctionnelles et des manuels de formation
Connaissance du déroulement de la recette des solutions informatiques.

Qualités comportementales

Respect des normes de management de l’entreprise (hiérarchie et reporting) ;
Respecte l’ensemble des collègues au sein de l’entreprise ;
Grande capacité d’écoute et de synthèse ;
Travail d’équipe ;
Ethique et exemplarité du comportement professionnel ;
Intégrité, honnêteté, transparence, respect de la hiérarchie, des collègues et des collaborateurs, politesse, ponctualité et assiduité ;
Esprit d’analyse et d’initiative ;
Attitude autonome et responsable.

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse électronique : candidature@profil.sn ; avec en objet du mail, la mention « Chargé d’Organisation et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage ».