RTIA recrute 01 Assistant Administration & Finances

Présentation du projet:

L’Initiative Régionale pour les Enseignants en Afrique (RTIA), un programme financé par l’UE/CE via la section Éducation (G3) de la DG INTPA, vise à améliorer les résultats d’apprentissage et le développement socio-émotionnel des enfants en Afrique, en développant un corps enseignant plus compétent, motivé et inclusif dans l’enseignement de base.

La RTIA vise en particulier à atteindre les résultats suivants au cours des 6 prochaines années :

• Améliorer la gouvernance, la gestion, l’attractivité et l’équilibre de genre de la profession enseignante, avec un fort accent sur la numérisation accrue et l’innovation.
• Renforcer la qualité, la pertinence et l’efficacité de la formation initiale et continue des enseignants, notamment par le biais de l’éducation numérique, des approches d’apprentissage entre pairs et de la collaboration régionale.

Au sein de la RTIA, la Facilité (RTIA-Facility) soutient les politiques éducatives et améliore les systèmes de formation et de développement professionnel des enseignants par : i)le renforcement des capacités au niveau national via une assistance technique à la demande ; ii) la promotion de l’innovation et la mise à l’échelle de solutions d’enseignement efficaces ; iii) l’augmentation de la production et de l’utilisation de données probantes ; iv) la promotion de l’utilisation de cadres régionaux, de pratiques fondées sur des données probantes et de l’apprentissage conjoint au niveau régional.

La Facilité met en œuvre ces objectifs à travers trois types d’instruments ou « fenêtres » :

1. Une fenêtre d’assistance technique « à la demande » sur la gouvernance de la profession enseignante et la formation des enseignants, en réponse aux demandes des pays partenaires éligibles.
2. Une fenêtre d’expérimentation et de mise à l’échelle de programmes de formation des enseignants dans les domaines des compétences numériques, de l’égalité des genres, des compétences vertes et des compétences pédagogiques, y compris dans le contexte d’assistance aux réfugiés et aux populations déplacées.
3. Une fenêtre de recherche destinée à produire de nouvelles données probantes et à soutenir leur intégration dans les politiques publiques et dans la conception des programmes de formation des enseignants.

En complément, les activités de gestion des connaissances et de communication de la Facilité contribuent au partage des connaissances, des données et des bonnes pratiques en lien avec les résultats globaux de l’Initiative.

La Facilité est financée par l’Union européenne et mise en œuvre par un consortium formé de 3 agences d’États membres : Expertise France pour la France, Enabel pour la Belgique, et EDUFI pour la Finlande. Expertise France a été désignée agence de coordination de ce partenariat. Le schéma de gouvernance de la Facilité sert également de cadre de gouvernance de l’Initiative, en étroite collaboration avec l’UNESCO et la Commission de l’Union africaine, responsables des deux autres composantes de l’Initiative de l’UE.

Le projet est mis en oeuvre du 01.02.2024 au 31.01.2027 (36 mois) et dispose d’ un budget de 46 000 000 EUR. Une extension pour 3 années supplémentaires est en cours de préparation.

Présentation du poste:

Basé(e) au bureau de coordination d’Expertise France à Paris, l’Assistant(e) Administration et Finances joue un rôle essentiel en apportant un soutien complet dans les domaines financiers, administratifs, des ressources humaines, ainsi qu’en matière de logistique pour la Facilité. Ses responsabilités couvrent un large éventail de fonctions visant à assurer le bon fonctionnement et l’efficacité des processus administratifs et financiers de la Facilité.

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur des Services Support, et sous la double supervision du Chargé Administration et Finances et du Chargé des Achats et Contrats (tous deux basés à Paris), l’Assistant(e) Administration et Finances entretiendra également un lien fonctionnel étroit avec le Chargé d’Administration et Finances basé à Addis-Abeba.

Principales responsabilités

1. Finances et comptabilité

• Préparer les bons de commande et collecter les devis.
• Enregistrer et mettre à jour les fournisseurs dans le système comptable, en veillant à la diligence requise et à la complétude des pièces justificatives.
• Contrôler et valider les factures (1er niveau de vérification) conformément aux procédures d’EF et des bailleurs.
• Traiter et enregistrer les paiements (espèces, banque, carte bancaire) avec les justificatifs requis.
• Enregistrer les opérations quotidiennes dans le journal de caisse et assurer leur saisie en temps voulu dans le système comptable.
• Gérer les avances, soumettre les demandes de réapprovisionnement et suivre la trésorerie.
• Effectuer les comptages de caisse hebdomadaires et mensuels.
• Participer aux rapprochements bancaires mensuels et veiller à la conformité et à la documentation des transactions par carte bancaire.
• Maintenir et mettre à jour les outils de suivi Excel (contrats, achats, déplacements du personnel).
• Contribuer au suivi budgétaire, aux prévisions financières et aux analyses d’écarts.
• Garantir le respect des règles de sécurité financière d’EF et des procédures internes.
• Contribuer aux contrôles internes et préparer la documentation pour les audits.
• Assurer l’archivage systématique des documents financiers, factures et contrats (format papier et numérique).

2. Administration et Ressources Humaines

• Appuyer les processus précontractuels en collectant la documentation et en réalisant la diligence requise pour les experts et les fournisseurs.
• Contribuer à la tenue des dossiers RH, y compris le suivi des congés et déplacements (expatriés et personnel de la Facilité).
• Gérer les services généraux du bureau (approvisionnement, coordination de la maintenance et des réparations, appui aux opérations quotidiennes du bureau de Paris).
• Participer à la préparation des rapports administratifs obligatoires (internes, bailleurs et administrations publiques).
• Assurer l’archivage systématique des documents RH et administratifs (papier et numérique).

3. Logistique et appui aux événements

• Contribuer à la préparation des exigences de sécurité avant chaque mission (MSC, ordres de mission, inscriptions aux briefings de sécurité, etc.).
• Préparer et assurer le suivi des demandes de visas, assurances voyage et autres documents requis.
• Coordonner les réservations de transports, vols et hébergements pour le personnel, les experts et les participants aux événements organisés par la Facilité.
• Préparer, suivre et régulariser les avances de per diem et indemnités pour les participants aux missions.
• Appuyer l’organisation d’ateliers, séminaires, comités de pilotage et autres événements (listes de vérification, réservation des lieux, restauration, équipements techniques).
• Préparer les listes de participants, envoyer les invitations, confirmer la présence et gérer les remboursements si nécessaire.
• Assurer l’impression et la distribution des supports et fournitures (badges, dossiers, papeterie, articles de visibilité, etc.).
• Servir de point focal pour les questions logistiques des participants et assurer une communication claire des modalités pratiques (déplacements, accès au site, agenda, etc.).
• Collecter les feuilles de présence, traiter les formulaires d’évaluation et fournir un retour logistique pour les rapports post-événement.

4. Achats et contrats

• Appuyer le Chargé des Achats et Contrats (PCO) dans la préparation des appels d’offres publics, y compris la dématérialisation des procédures (création des consultations, réception des offres, communication électronique avec les candidats).
• Contribuer à la préparation des documents nécessaires pour les sessions d’évaluation et l’analyse des propositions de projets, en collaboration avec l’équipe de la Facilité (grilles d’analyse, procès-verbaux d’attribution, documents de procédure).
• Compiler les contrats de services et vérifier la conformité des soumissionnaires.
• Appuyer le suivi de l’exécution des contrats conformément à leurs dispositions, notamment en ce qui concerne les modifications (avenants et autres actes d’exécution) et les paiements.
• Assurer l’archivage de tous les documents liés aux marchés et contrats, conformément aux procédures internes.
• Fournir les documents requis et justifier les procédures mises en œuvre en cas d’audit.

Ces responsabilités impliquent des échanges réguliers avec les unités administratives et financières des agences des États membres en Europe, ainsi qu’avec les équipes d’EF basées au bureau d’Addis-Abeba, en Éthiopie.

Expériences / Formation

Compétences requises :

• Diplôme universitaire pertinent dans le domaine de la comptabilité, de la gestion administrative et financière (ou dans un domaine connexe : marchés publics, logistique, droit, ressources humaines, etc.).
• Bonne connaissance générale des tâches liées à la finance, à l’administration, à la logistique et aux ressources humaines.
• Une connaissance préalable des outils et processus de gestion financière et administrative de l’UE et d’Expertise France constitue un atout.
• Connaissances techniques des règles de classement et d’archivage.
• Capacité à assurer la liaison et la coordination avec divers acteurs, y compris les services financiers et les fournisseurs.
• Bonnes compétences en matière de planification, d’organisation, de relations interpersonnelles et de communication. Esprit d’équipe.
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler sous pression/répondre à des demandes urgentes.
• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision.
• Maîtrise des applications informatiques standards (Microsoft Office).
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, indispensable. La connaissance d’autres langues (espagnol, portugais, arabe) constitue un atout.

Expérience requise :

• Expérience d’au moins 2 ans dans un poste de comptable, assistant comptable, assistant financier, assistant administratif ou assistant logistique.
• Une expérience préalable dans le secteur de la coopération internationale ou de l’aide au développement auprès d’agences publiques, d’ONG internationales ou d’autres agences internationales constitue un atout.
• Expérience de collaboration et de coordination avec des partenaires internationaux et nationaux, des gouvernements et des bailleurs de fonds est un atout.
• Expérience en planification et coordination logistique pour des événements ou missions de terrain (voyages, hébergement, gestion des per diem).
• Expérience préalable en liaison avec les fournisseurs et en appui à l’organisation de réunions ou ateliers avec des parties prenantes internationales/nationales.
• Expérience d’appui aux tâches liées aux marchés publics (par ex. soutien aux procédures d’appel d’offres, comparaison de devis, ou contrôle de conformité avec les procédures).

Salaire

La durée du contrat est de 12 mois, à pourvoir dès que possible (renouvelable annuellement jusqu’à 4 ans, couvrant les 2 phases de l’Initiative). Nous proposons un contrat EF avec un salaire compétitif et un ensemble d’avantages comprenant une couverture d’assurance complète, une sécurité sociale, une contribution retraite, etc.

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