Universal Recruitment recrute 01 Assistante Administrative

Titre du poste : Assistante Administrative

Lieu de travail : Dakar

Résumé du poste 

L’assistante administrative soutient les opérations administratives de l’ONG en fournissant un soutien administratif et logistique aux membres de l’équipe. Elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation en veillant à ce que les tâches administratives soient effectuées de manière efficace et professionnelle.

Responsabilités principales 

• Gestion de la correspondance : Réception, tri, et distribution du courrier électronique et postal. Rédaction et mise en forme de documents administratifs.
• Gestion des appels téléphoniques : Réception et transmission d’appels téléphoniques, filtrage des appels et réacheminement vers les personnes appropriées.
• Organisation des réunions : Planification, réservation de salles de réunion, préparation des agendas, prise de notes et rédaction des comptes-rendus.
• Gestion de l’agenda : Gestion de l’agenda du directeur administratif et suivi des échéances importantes.
• Gestion des voyages : Organisation des voyages d’affaires, réservation de billets, hôtels, etc.
• Gestion de la documentation : Archivage et classement des documents administratifs, gestion des bases de données.
• Achat et gestion des fournitures de bureau : Commande et suivi des fournitures de bureau, gestion des stocks.
• Assistance logistique : Aider à l’organisation d’événements, de formations, de conférences, et de missions sur le terrain.
• Rapports et suivi financier : Contribuer à la préparation de rapports financiers, effectuer un suivi des dépenses administratives, et gérer les notes de frais.
• Collaboration avec d’autres départements : Travailler en étroite collaboration avec d’autres départements de l’ONG pour fournir un soutien administratif selon les besoins.

Compétences et qualifications requises 

• Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
• Expérience préalable en tant qu’assistante administrative, de préférence au sein d’une ONG.
• Excellentes compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise des outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Sens de l’organisation, souci du détail et respect des échéances.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité.

Envoyez votre CV avec en objet la mention « Assistant administratif » à l’adresse mail suivant : universalrecruitement@gmail.com