Expertise france recrute 01 Coordinateur.rice d’Appui au Montage de Projet (H/F)

Sous la responsabilité du.de la Responsable de la Cellule Pilotage et Suivi des Opérations, le.la Chargé.e d’Appui au Montage de Projet contribue à améliorer la qualité, l’agilité et l’efficacité des projets développés et mis en œuvre par les départements thématiques de l’agence. En coordination étroite avec les Responsables de pôle, les Chargés de projet, les Coordinateurs géographiques et les fonctions transverses de l’agence (Suivi & Évaluation, Genre, Pilotage, Implantations…), il.elle renforce, appuie et supervise l’ensemble des activités liées au développement et au lancement des projets, tout en favorisant le respect des procédures et politiques institutionnelles de l’agence.

Plus spécifiquement, son rôle vise à :

1. Informer, sensibiliser et mobiliser les équipes de l’agence autour d’une approche de la conception et de la gestion de projets axée sur les résultats
2. Harmoniser et mettre à disposition des équipes des outils et méthodologies pour améliorer la qualité des projets développés, tout en garantissant la consultation et la participation des principales parties prenantes
3. Apporter un soutien méthodologique (direct ou indirect) aux équipes projet aux différentes étapes de leurs processus de conception et de lancement de projet
4. Former et accompagner les équipes sièges et terrain pour améliorer leurs capacités à monter des projets de qualité, dans le respect des procédures internes à EF
5. Renforcer le cadre de pilotage des activités liées au montage de projet à travers le développement d’indicateurs et de tableaux de bord permettant d’agréger, de visualiser et de piloter plus facilement les projets en développement
6. Identifier, capitaliser et partager les leçons apprises et les bonnes pratiques de montage et de lancement projets de façon à favoriser l’apprentissage et à la construction d’une organisation apprenante

Développement et diffusion d’outils et méthodologies d’ingénierie de projet (30%) :

• Recueillir, améliorer ou développer des outils et méthodologies (guides, déroulés d’atelier, templates, checklists…) permettant de renforcer la qualité de l’ingénierie de projet, notamment pour :
  • mener des diagnostics rapides ou approfondis d’un contexte ou d’un secteur donné (comprendre le contexte, comprendre le client/bénéficiaire, analyser les besoins et les problèmes, traduire la demande du partenaire/bénéficiaire …)
  • coconstruire et élaborer la stratégie des projets à travers des ateliers participatifs et d’intelligence collective (ateliers de développement d’arbre à problème, théorie du changement, cadre logique, cadre de résultats…)
  • analyser la gouvernance et les principaux acteurs/parties prenantes d’un secteur
  • mener un diagnostic institutionnel et définir des actions de renforcement de capacités ou de transformation organisationnelle
  • aider à la définition du mode opératoire du projet et à la définition de modalités de gestion adaptées aux capacités de portage de la maîtrise d’ouvrage
  • appuyer le dimensionnement et le cadrage des besoins d’assistance technique
  • appuyer la budgétisation et la définition des moyens humains nécessaires à la mise en œuvre des projets
  • accompagner le démarrage et la mise en route des projets (atelier kick-off, outils de planification…)
• Appuyer le développement et la diffusion de documents de référence, guides méthodologiques et boîtes à outils orientant les équipes aux phases de développement et de lancement de projet (guide gestion de projet, guide S&E, guide notation ODD, guide kick-off, paragraphes standard…)
• Développer et piloter un plan d’action annuel pour diffuser et déployer les nouveaux outils et méthodes de montage et conception de projet au sein des équipes à travers différents canaux et supports (webinaires, Magellan, la Ruche, mailing…etc)

Appui aux activités de montage et lancements de projets (40%) :

• Organiser des séances d’information et de briefing des personnes clé (CP, CUP, RP) sur les étapes et bonnes pratiques de montage de projet, en tenant compte des procédures et la comitologie interne à EF (Codev) et des principaux bailleurs (AFD et UE)
• Appuyer les équipes dans le cadrage, la coordination et la planification des processus de montage et de lancement de projet (facilitation de réunions de cadrage, développement de RACI et de rétroplannings…)
• Conseiller et mettre les outils standard de l’agence à disposition des équipes (ou les consultants et experts mobilisés ponctuellement en renfort) aux étapes clé du montage ou du lancement de leur projet (identification, programmation, budgétisation…)
• Appuyer la mobilisation d’expertise externe spécialisée dans le montage et le lancement de projet (experts techniques, proposal writer, méthodologues, facilitateurs…) pour compléter et renforcer les équipes en charge du développement ou du lancement de projet :
• mettre en place et animer un pool d’expertise spécialisé (roster d’experts individuels, accords-cadres multi-attributaires avec des bureaux d’étude…)
• identifier et consolider régulièrement les besoins d’appui externe au sein de l’agence (à travers des tableaux de suivi)
• contribuer au développement des termes de référence des missions d’appui externe (y compris à travers des TdRs standard adaptables)
• appuyer l’identification et le recrutement d’experts ou de bureaux d’étude appropriés pour répondre de façon réactive et ciblée aux besoins d’appui prioritaires (de façon autonome ou en format intégré)
• Appuyer ponctuellement (sur requête) la préparation ou la réalisation d’exercices de diagnostic, d’ateliers de co-construction ou de lancement de projet, notamment sur les projets complexes (nouvelles géographies, projets inter-départements, projets stratégiques ou « majeurs », projets multi-pays ou multithématiques…), si besoin à travers des missions d’appui sur le terrain

Apprentissage et capitalisation (10%) :

• Mener des exercices d’apprentissage (ateliers RETEX ou leçons apprises) réguliers avec les équipes pour améliorer les outils et processus de montage de projet en place au sein de l’agence
• Identifier et capitaliser de façon itérative les outils et processus innovants et « ayant fait leurs preuves » au sein des départements et des pôles afin de diffuser et valoriser les bonnes pratiques au sein de l’agence
• Organiser des temps d’échanges d’expériences entre les équipes en charge du montage et du lancement de projet afin de favoriser les échanges de pratiques et de savoir-faire entre pairs
• Animer un réseau de points-focaux dans les départements et pôles, chargés de catalyser les outils et bonnes pratiques et de contribuer aux chantiers transverses liés au montage et lancement de projet
• Favoriser l’échange d’outils et de pratiques au sein d’EF et de l’AFD afin de favoriser les synergies et l’harmonisation des modes de faire aux différents niveaux de l’agence et du groupe

 Coordination, pilotage et redevabilité (20%)

• Contribuer à l’actualisation et au pilotage du « pipe » de projets en développement à travers une veille et un dialogue régulier avec les interlocuteurs clé au sein des départements thématiques, de la direction des opérations et de la coordination géographique
• Fournir des éclairages permettant d’alimenter les processus d’arbitrages et d’optimiser la gestion du Fonds de Préparation de Projets (FPP) et du Fonds de développement des projets (FDP) au regard des besoins d’appui prioritaires identifiés et des effets de levier escomptés
• Suivre et rendre compte régulièrement des progrès enregistrés en matière de qualité et d’efficacité des phases de montage et de lancement à partir d’indicateurs de performance pertinents permettant à la DO de prendre des décisions opérationnelles appropriées
• Contribuer au développement et au déploiement d’une offre de formation interne adaptée aux besoins des collaborateurs en charge du montage et du lancement des projets, à partir d’une analyse régulière des besoins de formation
• Participer aux réunions de coordination et de pilotage et aux chantiers transverses pertinents aux différents niveaux de la direction des opérations et de l’agence

Expériences / Formation

Essentiel

• Diplôme universitaire pertinent par rapport au poste (par exemple, sciences politiques ou sociales, coopération internationale, gestion de projets, statistiques appliquées, ou tout autre domaine pertinent)
• Expérience préalable de 10 à 15 ans au moins dans des fonctions liées au montage et la gestion de projets ou programmes de coopération technique internationale, de préférence dans les secteurs d’intervention de l’agence

• Expérience préalable dans le montage et la mise en œuvre de projets financés par l’Union Européenne (UE) et l’Agence Française de Développement (AFD)
• Bonnes connaissances des procédures bailleurs de l’UE et de l’AFD
• Excellentes connaissances des outils et méthodes liées au montage (arbre à problème, théorie du changement, cadre logique…) et à la gestion du cycle de projet (planification, S&E…), à la gestion axée sur les résultats, à l’assurance qualité et à la prise en compte du genre
• Aptitude à faire adhérer les équipes aux processus et aux usages des outils
• Capacité à transmettre un savoir-faire et à accompagner les équipes opérationnelles
• Capacité d’adaptation et sens de l’organisation, anticipation, priorisation
• Esprit d’initiative et autonomie
• Forte capacité de coordination et de travail en équipe
• Aptitude à travailler en français et en anglais (oral et écrit)

Atout

• Expérience de processus de conduite du changement ou de développement organisationnel ;
• Bonne connaissance des approches et méthodes participatives ;
• Expérience de formateur et d’animation de sessions de renforcement de capacités
• Maîtrise d’autres langues : espagnol, portugais, arabe

Salaire

Type de contrat : CDD 12 mois

Date de début : janvier 2023

Rémunération : selon profil et expérience

Lieu : Paris 5ème (avec déplacements possibles dans les pays d’action de l’agence)

Avantages divers :

• Accord télétravail
• Mutuelle gratuite
• Prise en charge des frais de transports à hauteur de 50%
• 13ème mois

Pour candidater

Documents à fournir

• CV (faisant apparaître trois références) ;
• Lettre de motivation

Date limite de candidature : 07/11/2022

Comment postuler

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