Taleez recrute 01 Assistant administratif – F/H
Basé(e) au siège de l’Association, vous êtes rattaché(e) directement à la direction du premier accueil et de l’hébergement accompagné, et vous intervenez sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de ces directions. Vous apportez un appui administratif, un soutien technique et expert pour l’organisation de journées de travail, la conception et la diffusion de documents.
En appui des adjoints de direction et directeurs présents au siège, vous vous attachez plus particulièrement à :
– Organiser des voyages professionnels (rédaction des ordres de mission, recherche moyen de transport, hébergement, réservation, règlement…) – Organiser des réunions de travail (gestion de plannings, réservation de salles, constitution des dossiers de présentation, diffusion des invitations et ordres du jour…) – Participer aux réunions d’équipe et/ou thématiques (réunion équipe hebdomadaire, réunion mensuelle chefs de service…) pour en assurer le suivi : ordre du jour, prise de note et compte-rendu systématiques. – Enregistrer le suivi de la planification des congés des Chefs de services et des salariés rattachés au deux Directions.
Dans le cadre de la gestion administrative de deux directions, vous avez plus particulièrement en charge de :
– Gérer les appels téléphoniques, la correspondance courante et le courrier. – Mettre à jour l’ensemble des tableaux de suivi de l’activité – Assurer le classement et l’archivage de l’ensemble des dossiers suivis – Organiser et coordonner selon les instructions, la transmission et la rédaction des informations en interne, comme en externe. – Compiler, retraiter et diffuser les éléments statistiques de suivi des activités. – Suivi des devis et factures, engagements des dépenses – Création et suivi des fiches SI – La rédaction des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites – La tenue de l’échéancier des documents à transmettre aux partenaires concernant le suivi de l’activité – L’élaboration et la mise à jour des procédures et outils liées au poste de travail
Expériences / Formation
– Bac exigé, Bac + 2 souhaité, domaine administratif /secrétariat ; – Confidentialité et discrétion ; – Bonne capacité d’adaptation, bon relationnel, esprit d’équipe ; – Rigueur, réactivité, sens de l’organisation, appétence pour le travail administratif, le traitement de données statistiques et attrait pour l’écrit en général ; – Excellente maitrise des outils informatiques ; – Connaissance du secteur asile appréciée
Comment postuler
Merci de candidater sur notre site internet : Taleez Recrutement