L’ambassade de France recrute 01 Assistant administratif
APPEL A CANDIDATURES
L’ambassade de France recherche un assistant administratif.
Emploi à pourvoir à compter du 1er août 2019
Définition
Réaliser les tâches de secrétariat, de suivi de certains dossiers et des rendez-vous de l’équipe de direction : conseiller/ère de coopération et d’action culturelle (COCAC) et directeur/trice de l’Institut Français du Togo (IFT). Organiser pour l’équipe de direction le traitement et la circulation de l’information.
Positionnement du poste
– Liaisons hiérarchiques : COCAC, directeur/trice de l’IFT
– Liaisons fonctionnelles : attaché/e de coopération, secrétaire général/e de l’IFT
Activités principales
– Accueil physique et téléphonique (traitement et orientation des appels et messages téléphoniques) ;
– Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et
– archivage) ;
– Prise de rendez-vous, tenue des agendas de l’équipe de direction ;
– Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion ;
– Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
– Prises de notes et rédaction de comptes rendus ;
– Préparation et suivi de dossiers ;
– Reproduction des documents ;
– Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes rendus, décisions ;
– Gestion des fournitures du service et matériels de bureau ;
– Préparation de la valise au départ (établissement du bordereau et confection des enveloppes et colis) ;
– Répartition du courrier de la Valise Arrivée dans les casiers des destinataires ;
– Organisation des événements et missions (ordre de mission, réservation véhicules, communication …) ;
– Mise à jour des bases de données (annuaires, listes…) ;
– Assurer l’intérim du poste de gestionnaire/comptable du SCAC.
Savoir-faire requis
– Maitriser les outils bureautiques ;
– Aptitude rédactionnelle (synthèse, prise de notes) ;
– Disponibilité, autonomie, discrétion ;
– Qualités relationnelles ;
– Qualités organisationnelles ;
– Respecter le secret professionnel ;
– Expérience dans une structure diplomatique souhaitée.
Les dossiers de candidature sont à transmettre avant le vendredi 30 juin 2019 à 16h au secrétariat général de l’ambassade de France au Togo :
– Par courrier : 13, avenue Mama Fousséni, Lomé, Togo ;
– Ou par courriel : contact.lome-amba@diplomatie.gouv.fr.
Ces dossiers doivent obligatoirement comporter :
– Lettre de motivation ;
– C.V. avec photo ;
– Attestation du dernier employeur ;
– Certificat médical de moins de 3 mois ;
– Extrait de casier judiciaire ;
– 2 photographies d’identité.