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Le PNUD recrute (01) Assistant(e) aux Services Communs

PNUD recrute (01) Assistant(e) aux Services Communs

Entreprise/Structure: PNUD (UNDP)
Ville, Pays: Dakar, Sénégal
Niveau d’études minimum réquis: Bac
Expériences professionnelles demandées: 5 ans
Date limite de dépôt de dossier: 04-07-2016
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails :

Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline : 04-Jul-16 (Midnight New York, USA)
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-5
Languages Required :
French
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Sep-2016
Duration of Initial Contract : 1 An
Background
Sous la direction générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et sous la supervision directe du chargé des opérations, et en étroite collaboration avec tous les membres du Comité chargé des Opérations, l’Assistant aux Services Communs, aidera la prise de décisions par le Comité de Gestion (CG) en s’assurant que celles-ci reflètent une perspective intégrée des Agences du Système des Nations Unies au Sénégal.

L’Assistant aux Services Communs est le gestionnaire de l’Immeuble Wolle Ndiaye et sera responsable de la coordination et de la gestion des questions administratives du bâtiment commun des Nations Unies à Dakar. Il doit fournir des services fiables assurant un travail de qualité. Il doit préparer des projets et propositions pour le fonctionnement, l’entretien et les améliorations du bâtiment commun, faire des recommandations pertinentes pour améliorer les services, être en contact permanent avec toutes les agences résidant dans le bâtiment commun et leur donner les conseils relatifs à leurs demandes.

L’Assistant aux Services Communs est le point focal et le secrétaire ex-officio des réunions du Comité de Gestion. Son travail est un processus continuel de management des services et charges communs. Ainsi, il sera présent à toutes les réunions du Comité de Gestion.

Duties and Responsibilities
Assurer le suivi des recommandations du Comité de Gestion (CG) dans les questions majeures relatives aux priorités des Services Communs dans le cadre de l’utilisation et de l’allocation des ressources alimentant le compte des Services Communs, visant les résultats suivants :

  • La mise en œuvre pour que soit assurée une gestion rationnelle et efficace des ressources et du patrimoine des agences du Système des Nations Unies logées dans l’immeuble ;
  • Evaluer les performances globales ou générales des fournisseurs et autres prestataires de services.

Faciliter la coordination inter fonctionnelle et le partage de l’information au niveau des agences en vue de faciliter l’application et le respect des procédures en vigueur d’une part et d’accroitre la participation et promouvoir une plus grande transparence d’autre part.

Développer des capacités d’anticipation et de gestion cohérente lors des périodes de crise, en assurant l’approvisionnement des staffs et le fonctionnement normal de l’immeuble en relation avec les agences spécialisées SNU et les structures nationales et internationales présentes à Dakar.

Administration et Logistique

  • Assurer la réception, l’enregistrement et le dispatch des courriers arrivés des services communs ;
  • Gérer le groupe électrogène et sa maintenance (gestion du carburant, entretien usuel) ;
  • Vérifier le sur-presseur et assurer le contact avec la Société sénégalaise des Eaux (SDE);
  • S’assurer les services de la SENELEC ;
  • Assurer une exécution satisfaisante du nettoyage des bureaux et autres espaces de l’immeuble ;
  • Gérer les clés des bureaux ;
  • Gérer les travaux de Plomberie, d’électricité et de Menuiserie du bâtiment dans les meilleurs délais;
  • Prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le travail des sociétés de services dans les domaines de la plomberie, l’électricité, etc. S’assurer de telle sorte que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante, effectuées dans les délais raisonnables et certifier l’exactitude des factures y afférentes ;
  • Assurer l’entretien quotidien de la climatisation des locaux techniques et salles de conférence, de l’électricité, de l’eau et de l’ascenseur du bâtiment, les réparations plus importantes devant être réglées dans les délais en concertation avec le promoteur ;
  • Assurer le bon fonctionnement des équipements dans les espaces communs, tels que les équipements des salles de conférence,     le système de vidéo surveillance (caméras CCTVs), le restaurant, le système de sécurité incendie (extincteurs d’incendie), le contrôle d’accès ;
  • (portes magnétiques, l’entrée principale, le parking )etc.;
  • Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importantes devant être faites en concertation avec le Comité de gestion ;
  • Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et pendant les jours fériés et cela à travers des contrats de maintenance appropriés;
  • Envisager toutes les mesures permettant une réduction des charges et des coûts d’entretien.

Fournitures et inventaires 

  • Garder et mettre à jour les dossiers des biens consommables des espaces communs ;
  • Garder et mettre à jour les dossiers relatifs aux équipements des espaces communs ;
  • Gérer de façon équitable et garder les demandes de réservation pour les salles de réunions communes ;
  • Le gestionnaire de bâtiment devra joindre au rapport journalier de sécurité les demandes de réservation de la salle de conférence commune de toutes les Agences des NU résidant dans le bâtiment commun ;
  • Suivre, présenter toutes les dépenses nécessaires pour paiement.

Rapport financier, pièces justificatives et planification

  • Rapport des dépenses : garder un classement précis et à jour des dépenses relatives au bâtiment commun sur une base bimestrielle et transmettre le rapport des dépenses avec les pièces justificatives concernées au comité de gestion avant le 10 de chaque du bimestre en cours. Fournir un bilan annuel sur la base des dépenses effectivement engagées et envoyer avant la fin du mois de janvier ;
  • S’assurer que les éventuels reliquats de fonds seront reportés sur le prochain budget prévisionnel ;
  • Budget annuel : préparer et planifier le budget annuel de chaque année sur la base des dépenses précédentes et faire approuver par le Comité de gestion le plan des activités pour l’année suivante ;
  • Suivre les dépenses exécutées dans le Query (ATLAS) ;
  • Faire le tableau de remboursement des dépenses suivant l’occupation des surfaces pour présentation aux agences et procéder au recouvrement des coûts.

Acquisition pour les espaces communs

  • Basé sur un plan d’achat des biens et services approuvé par le Comité de gestion, le GB coordonne l’opérationnalisation des programmes approuvés. En concertation avec les différentes unités du PNUD chargées des achats.

Sécurité

  • Le gestionnaire de bâtiment est le point focal sécurité. Il sert d’interface entre le poste de garde et le bureau de l’UNDSS ;
  • Il diligente l’exécution des toutes les recommandations relatives au renforcement de la sécurité de l’immeuble ;
  • Il fournit un rapport journalier de sécurité sur la base des informations fournies par le poste de garde ;
  • Il assure un bon traçage des mouvements des véhicules dans le parking et veille à une utilisation équitable des places du parking ;
  • Il apporte ou propose des solutions aux incidents survenus.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur la réussite des stratégies opérationnelles des agences du Système des Nations Unies. L’analyse et la présentation de l’information sur les services communs assurent la satisfaction aux clients.

La contribution de l’Assistant est décisive pour le bon fonctionnement des services communs La maîtrise de la préparation et de l’analyse des états financiers renforcera l’efficacité et la crédibilité des agences du Système des Nations Unies.

La diligence dans le traitement des dossiers de paiement et autres contribuera à l’amélioration de la fluidité dans le fonctionnement des services communs.

Competencies
Compétences institutionnelles

  • Engagement démontré envers la mission, la vision et les valeurs des Nations Unies;
  • Sensibilité et faculté d’adaptation à la culture, genre, religion, race, nationalité et âge.

Compétences fonctionnelles

  • Gestion des connaissances et Apprentissage;
  • Partage des connaissances et l’expérience;
  • Travaille activement et de façon continue au développement et à l’apprentissage personnel;
  • Développement et Efficacité Opérationnelle;
  • Proactivité;
  • Capacité d’entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines de contrats, gestion des achats, y compris l’organisation des processus d’achats, exécution des contrats, rapportage et contrôle d’inventaire ;
  • Bonne connaissance des règles financières.

Leadership et Autogestion

  • Focalise sur les résultats pour le client;
  • Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive;
  • Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
  • Démontre une ouverture au changement;
  • Répond positivement aux opinions divergentes.
Required Skills and Experience
Formation/Éducation:

  • Diplôme de Baccalauréat;
  • Diplôme Bac+2 en administration, finances, gestion ou dans un domaine similaire serait un avantage.

Expérience:

  • Cinq (5) années d’expérience dans le domaine des approvisionnements, de la logistique et de la gestion complexe des structures ou entreprises groupées, dans les procédures des Nations Unies en matière d’Appels d’offres ;
  • Très bonne connaissance de l’outil informatique, des logiciels de types MS Word, Excel, Powerpoint ;
  • Une expérience de l’utilisation d’Atlas est un atout.

Langues:

  • Maîtrise du Français, écrit et parlé
  • Bonne connaissance de l’Anglais serait un atout.
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

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